Книга: Аналитика как интеллектуальное оружие

3.15. Создание аналитической продукции и требования к ней

3.15. Создание аналитической продукции и требования к ней

К «аналитической продукции» относится довольно широкий круг материалов, полученных «на выходе», в результате аналитической работы. Фактически любой интеллектуальный продукт – от статьи, аналитической справки до диссертации, концепции, книги – является таковым. Степень аналитичности работы во многом определяет её качество. Требования к аналитическим материалам сформулировать довольно сложно. Чаще всего их не осознают и сами заказчики, поэтому определение информационных интересов конкретного круга потребителей представляет собой одну из наиболее сложных задач для аналитиков [Доронин б/г].

В среде аналитиков широко известно правило пяти страниц, гласящее, что при представлении выводов на высший уровень управленческой иерархии некоторой организации объём аналитической справки должен составлять не более 5 стр., что примерно соответствует 16 кБ текста. Далее, по мере спуска по иерархии управления происходит постепенное наращивание объёма справки. Почему так происходит, понятно: загруженность текущими проблемами, плотный график руководителя (ЛПР) и т. д. На практике нередко эти пять страниц идут вместе с приложением, содержащим необходимую цифровую фактуру, доказательную базу, более развёрнутое представление необходимых данных.

Вне всякого сомнения, аналитическая справка, краткое резюме, реферат – это идеальная форма представления информации как результата проведения экспресс-анализа. Вопрос в том, что именно следует включать в этот небольшой аналитический документ? Пока ограничимся кратким, не комментированным перечислением требований к нему. Многие вопросы отпали бы, если бы все использовали ГОСТы по оформлению проектно-технической документации, но этого, увы, нет. Точнее, стандарты есть, но они настолько формальны и общи, что этим вовсю пользуются недобросовестные работники для облегчения своего непосильного труда. Например, в сфере финансового контроля отчёты о мероприятиях представляются в сухой цифровой форме без указания на то, какие тенденции, риски, угрозы, проблемы характеризуют приведённые данные. Это говорит о том, что разработчики таких документов за голыми цифрами не всегда видят реальные жизненные процессы, отражаемые финансовой статистикой.

Состав аналитического документа:

– наименование организации-исполнителя;

– строгое и ёмкое название документа, соответствующее стилю организации;

– дата исполнения документа, фамилия ответственного лица (если предусмотрено стилем организации исполнителя);

– оглавление, отражающее логику изложения (возможно использование приёмов иерархического упорядочения с применением отступов, при значительном объёме документа (свыше 100 страниц) может быть использован приём «двойного оглавления», краткое помещается в начале, а развёрнутое – в конце);

– краткое введение в проблему; формулировка общей проблемной ситуации – не более 2-3 абзацев или 1 страницы;

– раскрытие структуры проблемы через её составные части – кризисные, болевые точки; их краткая сущностная характеристика;

– предлагаемые пути решения проблемы на уровне концептуальных подходов и базовых показателей, отражающих затраты, эффективность и т. д.;

– краткое заключение – требования к объёму те же, что и к введению.

В результате несложных выкладок получаем примерно следующий расклад:

– наименование, не входящее в объём справки – плюс 1 стр. к объёму;

– оглавление или содержание, обычно не рассматриваемое как страница документа, но всё же просматриваемая – плюс 1 стр.;

– введение в проблему (отсюда начинается счёт страниц) – 1 стр.;

– содержательная часть документа – от 3 до 3,5 стр. (в зависимости от компоновки заключения);

– заключение (полстраницы или страница).

Часто оглавление делают сжатым и помещают на одной странице с введением. Получилось без малого 7 страниц – в принципе, этого всегда достаточно для изложения сути даже самой важной информации.

Некоторые опытные аналитики, точно зная психотип и ведущую репрезентативную систему руководителя, к которому попадёт аналитический документ, учитывают это. Одному человеку таблица или график несёт максимум информации, а другому – увы, нет. Некоторые нормально воспримут фразу «значение параметра растёт по закону показательной функции», а другому – эта фраза горче хины и т. д. Но это полбеды – беда в том, что степень конкретизации данных индивидуальна для каждого из 16 типов аналитиков (подробнее о них см. в работах А. Шияна). Более того, одни воспринимают статику, другие – динамику, одним обоснование должно быть предоставлено в терминах состояний, а вывод должен быть представлен как динамика показателей, другим же потребуется указание тенденции, а вывод как состояние – результат её развития.

Текст аналитической работы должен отличаться логичностью, не нарушать требований того или иного логического закона: закона тождества, закона противоречия, закона исключённого третьего и закона достаточного основания. Уточнение потребностей заказчика обычно происходит в ходе самой работы, причём в этом процессе могут возникать трудности из-за сложившихся традиций прохождения информации в конкретной организации. К сожалению, на российских предприятиях и в управленческих структурах пока ещё слабо привилась традиция интенсивных неформальных контактов между сотрудниками разных иерархических уровней. А это чревато весьма негативными последствиями, ведь если обратная связь между руководством и аналитиками отсутствует, то последние начинают работать по собственному плану, часто не отвечающему потребностям организации. Качество получаемой в результате аналитической обработки информации в большей степени зависит от квалификации аналитика и его мотивированности к работе.

Не секрет, что человеческая психология такова, что очень часто руководители работают в своей системе интеллектуальных координат (мы их уже называли системой отсчёта), когда для подтверждения своей точки зрения отбирают «удобные» данные, а «нежелательные» – недооценивают и оставляют без внимания.

Стадии работы при подготовке аналитического документа представлены на рис. 24.

При этом анализ собранной информации состоит в построении гипотезы, выявлении причинно-следственных связей, определении скрытых параметров информации – тенденций, закономерностей, факторов, угроз, рисков, прогнозов, и формулировании ключевых проблем. Основные положения, характеризующие выявленные и сформулированные проблемы целесообразно завершить теоретической моделью проблемного поля и главной решаемой проблемы, включая её структуру, кризисные точки и т. д.

Рис. 24. Основные стадии подготовки аналитического документа

Пути решения предполагают, что в аналитическом документе будут представлены направления этой работы, её формы и методы, силы и средства, механизмы достижения поставленных целей. То есть должно быть понятно, что, кто, как, в какие сроки и с использованием каких финансовых и материальных средств будет делать.

Оглавление книги