Книга: HR-брендинг: Работа с поколением Y, новые инструменты для коммуникации, развитие корпоративной культуры и еще 9 эффективных практик

2.13. Олимпийские HR-проекты

2.13. Олимпийские HR-проекты

В феврале 2014 года прошли зимние Олимпийские игры в Сочи. В данной главе рассказано о масштабных проектах, связанных с подготовкой к этому яркому спортивному событию. Перед компаниями стояли очень разные задачи. В одном случае это подбор уникальных специалистов для мероприятия мирового значения, в другом – вовлечение сотрудников в разные олимпийские активности и повышение лояльности к работодателю.

KELLY SERVICES CIS[64]

ПРОЕКТ: «RECRUITMENT PROCESS OUTSOURCING (RPO)»

Kelly Services CIS – мировой лидер в области предоставления эффективных кадровых решений международным компаниям, 95 % которых входят в список 500 крупнейших компаний мира по версии журнала Fortune. Ежегодно Kelly Services CIS предоставляет возможности для развития карьеры более чем 480 000 специалистам в 40 странах мира. В России компания работает с 1993 года и сегодня представлена во всех экономически значимых регионах страны.

Перед компанией стояла задача набрать персонал для организации зимних Олимпийских игр 2014 года в Сочи, которые должны были стать самыми инновационными. Требовалось создать высокопрофессиональную команду консультантов как бесшовное продолжение HR-департамента Организационного комитета Олимпийских игр (ОКОИ) и внедрить процессы подбора, работающие в единой матрице с сотрудниками ОКОИ для обеспечения набора и карьерного консультирования высококвалифицированных специалистов из разных профессиональных областей для комплектации штатного персонала оргкомитета.

В Сочи проживает около 420 000 постоянных жителей, уровень безработицы – 1 %. По данным исследования местного рынка труда, только 5 % вакансий могут быть закрыты местными жителями – для остальных нужно привлекать персонал из других регионов. В Сочи и Краснодарском крае существует не только устойчивый дефицит рабочей силы, но и структурный дисбаланс в соотношении спроса и предложения по отдельным категориям специальностей. Сложность поиска не ограничивалась дефицитом «домашних» квалифицированных кадров, поэтому важным компонентом решения было не только донести до кандидатов масштабность и важность участия в олимпийском проекте, но и развеять сомнения и страхи относительно временного характера работы в Оргкомитете «Сочи-2014».

Цель проекта – предложить и реализовать инновационное решение для подбора 1300 уникальных специалистов для работы в Автономной некоммерческой организации «Оргкомитет “Сочи-2014”», способных создать лучшие Олимпийские игры, а также содействовать дальнейшему планированию карьеры сотрудников после Олимпиады.

Целевая аудитория – кандидаты на позиции руководителей высшего и среднего звена, а также специалистов разного профиля и уникальных специальностей.

В условиях дефицита времени, ресурсов и необходимости фокусироваться на стратегических задачах аутсорсинг процесса подбора персонала наиболее точно соответствовал потребностям клиента.

Так появилось решение «Аутсорсинг процесса рекрутмента» (RPO) для АНО «Оргкомитет “Сочи-2014”». Решение включало аутсорсинг полного цикла подбора персонала, продвижение HR-бренда работодателя на рынке кандидатов и мероприятия по планированию карьеры сотрудников Оргкомитета «Сочи-2014» на рынке труда после проведения Игр.

С этой целью были разработаны и внедрены:

• бизнес-процессы подбора персонала, включая предварительную оценку кандидатов, подбор и адаптацию кандидатов;

• маркетинговая стратегия рекрутмента, определяющая способы и каналы поиска и привлечения кандидатов;

• программа карьерного планирования сотрудников после Олимпиады.

Для реализации поставленных задач разработали бизнес-процессы рекрутмента, определяющие структуру и разделение ролей в команде RPO, порядок оперативного взаимодействия сотрудников команды RPO и более чем 150 ключевых менеджеров клиента, участвующих в подборе, а также гибкое изменение ее состава и структуры в зависимости от поставленных целей.

Для вновь принятых сотрудников PRO разработали программу тренингов, позволяющую обеспечить их ускоренный выход на производительность. Помимо этого, команду PRO обучали способам повышения эффективности поиска, использованию нестандартных каналов привлечения и увеличения производительности труда, а также технологиям оптимизации процесса рекрутмента. Кроме того, проводились тренинги, развивающие лидерство и нацеленность на результат, командообразующие мероприятия. Привлекали экспертов из других стран, проводили международные программы обмена опытом PRO внутри Kelly Services CIS с коллегами из проектов RPO.

Реализована маркетинговая и коммуникационная стратегия поиска и привлечения персонала, в рамках которой проведены:

• 10 онлайн-вебинаров;

• семь дней карьеры для кандидатов в шести городах с привлечением 409 кандидатов, которые получили детальное представление о работе в Оргкомитете и познакомились с представителями потенциального работодателя;

• 22 рассылки списка открытых вакансий по базе кандидатов Kelly Services CIS;

• 18 профессиональных информационных статей о работе в Оргкомитете, способствовавших получению кандидатами более полного представления о важности и уникальности задач;

• три волны рекламной кампании по привлечению кандидатов с охватом более 15 млн человек.

Поскольку требовались люди со специальными навыками, их искали по всей стране. Также был проведен отбор кандидатов из дальнего зарубежья, в том числе среди сотрудников Оргкомитета «Лондон-2012». Использовались такие каналы, как СМИ (печатные, интернет, радио, телевидение), социальные сети, собственные источники и информационные возможности партнеров.

По результатам кампании по привлечению кандидатов конкурс составил 190 человек на место.

По окончании Олимпийских игр провели масштабную программу карьерного планирования сотрудников Оргкомитета «Сочи-2014». Она включала следующие мероприятия:

• 50 семинаров (511 участников);

• восемь дней карьеры (308 участников);

• 166 индивидуальных консультаций (166 участников);

• два мастер-класса (вебинара) для 370 участников;

• горячая линия и центры поддержки в Москве и Сочи.

Кроме того, разработали и реализовали мотивационную имиджевую кампанию для сотрудников Оргкомитета.

Для обеспечения прозрачности деятельности поставщика решения разработали систему отчетности и мониторинга ключевых показателей, позволяющую клиенту оперативно отслеживать как процесс, так и результаты бизнес-процессов рекрутмента.

К реализации проекта привлекли следующие типы партнеров:

• некоммерческие организации: Оргкомитет Универсиады 2013 года в Казани, Оргкомитет чемпионата Европы по футболу 2012 года в Польше и на Украине, LOCOG-2012, РООИ «Перспектива», Совет бизнеса по вопросам инвалидности, ФИФА;

• государственные организации: службы занятости, администрацию городов Сочи и Краснодара, Министерство образования Краснодарского края и другие;

• образовательные учреждения: университеты, колледжи, бизнес-школу MBA.

Результаты. Сформирована команда с гибкой структурой и изменением численности команды RPO и распределения ролей в зависимости от изменения задач. В разные периоды команда Kelly Services CIS составляла от четырех до 22 человек.

Провели подбор 1300 сотрудников для Оргкомитета «Сочи-2014», для чего:

• обработали более 200 000 откликов;

• провели более 30 000 телефонных интервью;

• сделали более 1500 предложений о работе.

Внедрены новые бизнес-процессы рекрутмента, благодаря чему его средний цикл составил 42 дня вместо 65 по договору. Процент замен по подобранным кандидатам – 7 вместо 10 % по договору. Рейтинг удовлетворенности линейных менеджеров – 9 из 10.

Таким образом, команда Kelly Services CIS выполнила поставленные задачи по привлечению 1300 сотрудников оргкомитета, став на период ведения проекта бесшовным продолжением HR-департамента Оргкомитета «Сочи-2014» и взяв на себя более 78 % функций рекрутмента, включая поиск, мотивацию и отбор кандидатов, администрирование процесса тестирования и оценки, размещение вакансий, телефонные и личные интервью, предварительный анализ резюме, организацию проведения интервью с HR-партнерами и линейными менеджерами, вплоть до администрирования процесса вручения оффера.

ООО «КОКА-КОЛА ЭЙЧБИСИ ЕВРАЗИЯ»[65]

ПРОЕКТ: «ПОСЛЫ COCA-COLA СОЧИ-2014»

Coca-Cola Hellenic – одна из крупнейших независимых компаний мира по розливу и дистрибуции напитков под товарными знаками The Coca-Cola Company. Она ведет бизнес в 28 странах мира и является ведущей группой по производству напитков The Coca-Cola Company в Европе; объем продаж превышает 2 млрд условных кейсов. Компания обслуживает население численностью около 581 млн человек, предоставляет рабочие места более 40 000 человек.

Coca-Cola Hellenic в России представлена ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия» и является собственником заводов в Москве и Московской области, Санкт-Петербурге, Орле, Нижнем Новгороде, Самаре, Волжском, Екатеринбурге, Ростовской области, Новосибирске, Красноярске и Владивостоке.

В Coca-Cola Hellenic в России сейчас работают около 13 000 высококвалифицированных и прошедших профессиональную подготовку сотрудников. 62 % из них не имеют корпоративной электронной почты, а значит, и доступа к интранет-порталу. В преддверии Игр в Сочи перед компанией встала сложнейшая задача оповестить всех сотрудниках о своих олимпийских активностях и предоставить им возможность прикоснуться к Олимпиаде. Требовалось создать универсальный коммуникационный канал, способный охватить любую целевую аудиторию, вовремя и в полном объеме предоставить людям информацию и вдохновить их на участие.

Coca-Cola Hellenic является всемирным партнером олимпийского движения уже много лет. Компания проводит множество мероприятий и мотивационных программ, связанных с Олимпийскими играми: ее сотрудники выступают факелоносцами, активаторами эстафеты олимпийского огня, работают на олимпийских объектах, победители различных конкурсов и мотивационных программ едут на Олимпиаду в качестве гостей.

За год до начала Олимпийских игр в Сочи Coca-Cola Hellenic запустила много программ и активностей для сотрудников с целью дать шанс каждому стать частью этого грандиозного события, зажечь в людях огонь любви и приверженности к Coca-Cola Hellenic. Обычные каналы коммуникации (имейл-рассылка, корпоративный журнал, интранет) в силу своего официального статуса не могли справиться с этой задачей в полной мере. Такая задача была по плечу лишь послам – энергичным и неравнодушным сотрудникам, которые ведут здоровый образ жизни и готовы заряжать духом Олимпиады своих коллег каждый день, используя любые способы и возможности.

«Послы Coca-Cola Сочи-2014» – проект Coca-Cola Hellenic по информированию и вовлечению сотрудников компании в разные олимпийские активности с использованием в качестве канала коммуникации живого ресурса.

Задачи проекта:

• своевременно информировать сотрудников об олимпийских активностях, организованных Coca-Cola Hellenic;

• вдохновить и вовлечь в олимпийские активности как можно больше сотрудников компании;

• поддерживать олимпийский дух среди сотрудников Coca-Cola Hellenic в течение всего предолимпийского года.

Целевая аудитория – все сотрудники системы Coca-Cola Hellenic в России.

Человек, перед которым ставится задача кого-то вовлечь и зажечь, сам должен быть неравнодушным, поэтому к процессу отбора послов в компании отнеслись очень серьезно. Для начала составили портрет идеального посла: молодой человек или девушка, ведущие здоровый образ жизни, активные и энергичные, интересующиеся спортом и Олимпийскими играми, живущие ценностями компании. Посол способен не только показать пример, как надо, но и увлечь человека, повести его за собой.

После объявления о начале конкурсного отбора на позицию посла пришло 400 анкет! С каждым кандидатом провели интервью. Всего отобрали 96 претендентов, полностью соответствовавших идеальному профилю. Они первыми узнавали обо всех новостях и активностях, связанных с Олимпийскими играми. Им вручили специально разработанный брендированный набор, включающий толстовку, майку, сумку, ежедневник, шнурок для пропуска, часы.

В марте 2013 года состоялась конференция послов в Сочи – торжественный старт программы и знакомство со всеми ее участниками.

Процесс коммуникации в Coca-Cola в России усложнен огромным количеством сотрудников и территорий присутствия. Чтобы решить эту задачу, за каждым послом закрепили свою территорию, за которую он нес ответственность. Его основная задача – быстро, своевременно и в доступной форме донести информацию об олимпийских активностях до каждого сотрудника в своей зоне, ответить на возникающие вопросы, помочь с решением организационных проблем. Таким образом, компания позиционировала послов как носителей уникальной информации. Им в помощь предоставили информационные материалы: видеоролики, фотографии, буклеты, сувенирную продукцию – все, что помогало привлекать внимание сотрудников, заинтересовать их олимпийскими активностями.

Персонал вовлекался с начала 2013 года, но Олимпийские игры стартовали только в феврале 2014 года. Возникла еще одна задача: в течение целого года вдохновлять людей, не давать им забыть об Олимпиаде, сделать для каждого сотрудника этот период временем спорта, праздника и Игр. Вот почему процесс коммуникации должен был быть постоянным, равномерным и, несомненно, ярким.

Послы взяли на себя функцию живого канала коммуникации и постоянно создавали информационное поле из олимпийских активностей. Кроме того, они помогали проводить и промоутировали разные инициативы, посвященные Олимпиаде: конкурс детского рисунка «Зимние победы», конкурс «Стань факелоносцем эстафеты олимпийского огня». В последнем могли принять участие все сотрудники компании. Для этого требовалось зарегистрироваться на специальном портале и выложить там свою вдохновляющую историю: почему именно он/она достойны стать факелоносцем. Затем сотрудники проголосовали за понравившиеся истории, выбрали из них 330 лучших, передали региональному жюри, которое определило 110 победителей, и уже их авторы получили возможность пронести олимпийский огонь. Послы активно вовлекались в данный конкурс, вдохновляли людей на написание историй и голосование за своих коллег.

В конкурсе детского рисунка «Зимние победы» мог принять участие ребенок любого сотрудника компании. Нужно было на специальной листовке, которую послы распространяли на своей территории, нарисовать значок, посвященный зимним видам спорта. В конкурсе участвовали 400 детских рисунков. Каждого автора ждал гарантированный приз – пазл с талисманами Олимпийских игр. Совет жюри, состоявший из сотрудников компании, выбрал победителя, получившего главный приз – сертификат на 100 000 рублей в магазин спортивных товаров. Лучший логотип напечатали на значке, который распространялся среди сотрудников перед Новым годом в знак того, что Coca-Cola является всемирным партнером зимних Олимпийских игр в Сочи.

Помимо этого, каждый сотрудник имел возможность поучаствовать в конкурсном отборе за право работать на олимпийских объектах. Послы активно оповещали об этом, помогали заполнять анкеты, отвечали на организационные вопросы и проводили интервью.

В компании проходили и разные мотивационные программы с целью предоставить лучшим или особо отличившимся сотрудникам возможность посетить Игры в Сочи в качестве гостей. Программы сильно отличались по условиям и содержанию в разных регионах и функциях. Послы выступали в качестве экспертов и в этом вопросе. Они отвечали на многочисленные вопросы коллег, оповещали каждую референтную группу о мотивационной программе, в которой можно было попробовать свои силы.

Пять лучших послов, выбранных путем голосования сотрудников, получили пакеты гостеприимства на двух человек, то есть у них была возможность на три дня поехать на соревнования в Сочи в качестве зрителей. Лучшая команда послов отправилась на Игры в качестве мерчандайзеров олимпийских объектов.

О данной программе информировали статьи, размещенные в интранете и корпоративном журнале, а также имейл– и СМС-рассылки.

Результаты. С помощью послов проектной группе удалось реализовать огромное количество мероприятий и активностей, рассчитанных на всех сотрудников Coca-Cola Hellenic в России: это конкурсы «Зимние победы» и «Стань факелоносцем эстафеты олимпийского огня», мотивационные программы для лучших сотрудников, отбор персонала для работы на олимпийских объектах, празднования остановок олимпийского огня на заводах Coca-Cola Hellenic по всей России, участие в эстафете олимпийского огня в качестве активаторов, присутствие в качестве волонтеров на городских празднованиях олимпийского огня.

Около 5000 человек (примерно 40 % от общей численности) приняли участие в той или иной олимпийской активности или конкурсе; все сотрудники, то есть более 13 000 человек, были оповещены о такой возможности.

Все перечисленное стало возможным лишь потому, что послы компании взяли на себя функцию живого канала коммуникации. Они постоянно создавали информационное поле из олимпийских активностей и не давали сотрудникам забыть о том, что 2013 год – особенный для всех.

Оглавление книги