Книга: Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 1-8

Настройка оповещений

Настройка оповещений

Службы Windows SharePoint предоставляют удобную функцию отправки по электронной почте уведомлений о внесении изменений в содержимое узла, включая изменения в элементах списков. Такие уведомления называют оповещениями. По умолчанию оповещения не настроены, их нужно настраивать самостоятельно.

Включить оповещения довольно просто. Для каждого списка на узле SharePoint в меню Действия (Actions) включена команда Оповестить меня (Alert Me). Выбрав эту команду, можно подписаться на оповещения, создаваемые на уровне списка. Кроме того, аналогичная команда Оповестить меня (Alert Me) доступна в контекстном меню каждого элемента списка, а также на панели инструментов во время просмотра любого элемента списка. Как можно догадаться, эта команда позволяет подписаться на оповещения, создаваемые на уровне элемента списка.

При настройке оповещения нужно указать, кому будут отправлять оповещения, частоту отправки и тип изменений, вызывающий отправку оповещения. По умолчанию оповещения отправляются по адресу электронной почты пользователя, настроившего оповещения. Если для аутентифицированного пользователя не указан адрес электронной почты, будет предложено ввести адрес для отправки. Введенный адрес сохранится и будет использоваться для дальнейшей подписки на оповещения.

Настраивая оповещения, можно указать, при каких изменениях они должны отправляться. Оповещения на уровне списка можно отправлять при изменениях в любых элементах списков, при добавлении новых элементов, изменении существующих элементов или удалении элементов. Если хотите получать уведомления о добавлении и изменении, но не при удалении элементов, нужно будет настроить два оповещения. Оповещения на уровне элементов списка отправляются только при изменении элементов, так как можно установить оповещение для элемента можно только один раз. Удаление элемента также считается изменением.

Совет. Библиотеки документов предоставляют дополнительную возможность отправлять оповещения, когда происходит обновление веб-обсуждения. О библиотеках документов рассказывается в главах 5 и 6.

Нужно также указать фильтр, определяющий, когда следует отправлять оповещения; по умолчанию оповещения отправляются при любом изменении в списке. Различные списки имеют различные фильтры. Список Задачи, с которым мы работаем, имеет следующие фильтры:

• любое изменение;

• назначение задачи текущему пользователю;

• завершение задачи;

• изменение задачи, имеющей высокую важность;

• изменение другим пользователем задачи, назначенной текущему пользователю;

• изменение задачи другим пользователем;

• изменение другим пользователем задачи, созданной текущим пользователем;

• изменение другим пользователем задачи, последние изменения в которую внес текущий пользователь;

• изменение другим пользователем элемента, отображающегося в выбранном представлении.

Кроме того, нужно указать частоту отправки оповещений. Для оповещений любого типа доступно три варианта:

1. немедленная отправка оповещения;

2. отправка итогов дня;

3. отправка итогов недели.

Если выбрать немедленную отправку, оповещения в действительности будут помещаться в очередь и отправляться по мере возможности, как следующая задача, после запуска оповещения. По умолчанию задача оповещения выполняется каждые пять минут, но администратор может изменить этот интервал до 59 минут. При отправке ежедневных и еженедельных итогов все изменения, внесенные в список или элемент списка, объединяются и отправляются в конце выбранного периода. Ежедневные итоги по умолчанию генерируются в полночь, а еженедельные итоги в полночь в воскресенье.

Совет. Администраторы SharePoint могут устанавливать ограничение на общее число оповещений, на которые могут подписываться пользователи. По умолчанию это ограничение равно 50 оповещениям. Это число можно изменить или совсем снять ограничение. Кроме того, оповещения можно отключить полностью.

Всеми ранее настроенными оповещениями можно управлять при помощи ссылки Просмотреть мои существующие оповещения на этом узле (View My Existing Alerts On This Site) в верхней части страницы Новая ссылка (New Link). На этой странице можно использовать панель инструментов, чтобы добавить оповещение для любого списка на этом узле, или удалить выбранные оповещения.

Внимание! После удаления пользователей с узла необходимо вручную удалить их оповещения, чтобы те не стали «бесхозными». Кроме того, когда пользователи добавляют оповещения для самих себя, они будут получать эти оповещения, даже если им запретить доступ к списку. Важно удалять эти оповещения, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к узлу и пользовательской информации.

Оглавление книги