Книга: Компьютер для бухгалтера

Настройка доступа пользователей к рабочей книге

Настройка доступа пользователей к рабочей книге

В программе реализована возможность разграничения прав пользователей на доступ к рабочим книгам Excel. Сущность ее заключается в том, что для каждой рабочей книги можно отдельно настроить параметры доступа, что позволяет решить следующие задачи:

• обеспечение неприкосновенности конфиденциальной информации;

• защита данных от несанкционированного и неквалифицированного доступа и как следствие – сохранение ее целостности;

• предотвращение возможных потерь важной информации (возникающих, как правило, в результате ошибочно выполненных операций удаления и корректировки данных);

• упрощение контроля над деятельностью сотрудников (например, в случае обнаружения ошибок легче будет определить виновного, что позволит избежать спорных ситуаций).

Для перехода в режим настройки прав доступа пользователей к рабочей книге нужно открыть на ленте Excel вкладку Рецензирование, и нажать кнопку Доступ к книге. В результате откроется окно настройки параметров доступа, изображенное на рис. 3.15.

Рис. 3.15. Настройка параметров доступа

На вкладке Правка в поле Файл открыт следующими пользователями отображается список пользователей, работающих в данный момент с книгой. Для каждого пользователя отображается его имя, а также дата и время открытия рабочей книги данным пользователем. В верхней части вкладки расположен флажок Разрешить совместный доступ. Если он установлен, то текущая рабочая книга становится как бы общей, то есть в нее могут вносить изменения одновременно несколько пользователей (участников локальной сети), с последующим объединением всех выполненных изменений. Только при установленном данном флажке становятся доступными параметры, расположенные на вкладке Подробнее (см. рис. 3.15).

В программе реализована возможность автоматического ведения журнала изменений рабочей книги. Для этого нужно установить переключатель Регистрация изменений в положение хранить журнал изменений в течение и в расположенном правее поле с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика указать число дней, в течение которых будет храниться журнал. Если же переключатель Регистрация изменений установлен в положение не хранить журнал изменений, то журнал изменений вестись не будет.

При необходимости можно сделать такую настройку, при которой периодически будут отображаться изменения, выполненные и сохраненные другими пользователями (использование данной возможности имеет смысл только при одновременной работе с книгой нескольких пользователей). Для этого нужно переключатель Обновлять изменения установить в положение каждые и в расположенном правее поле с клавиатуры либо с помощью кнопок счетчика ввести интервал времени (в минутах), через который должно выполняться автоматическое обновление изменений. Если переключатель установлен в положение каждые, то становятся доступными еще два значения: сохранить мои изменения и просмотреть чужие и только просмотреть чужие изменения. В первом случае через указанный выше интервал времени в рабочей книге будут отражены изменения, сделанные другими пользователями, с одновременным сохранением изменений, выполненных данным пользователем. Во втором случае будет возможен только просмотр изменений, сделанных другими пользователями, без сохранения изменений, выполненных данным пользователем.

Если же переключатель Обновлять изменения установлен в положение при сохранении файла, то все изменения, сделанные другими пользователями, будут отражены в рабочей книге только после ее сохранения.

В процессе работы в многопользовательском режиме могут возникать ситуации, когда изменения, сделанные данным пользователям, противоречат изменениям, которые были сделаны другими пользователями. Для настройки разрешения подобных конфликтных ситуаций предназначен переключатель Для противоречивых изменений. Если он установлен в положение запрашивать, чьи изменения имеют преимущество, то при возникновении конфликтной ситуации на экране отобразится запрос на предмет того, чьи изменения имеют преимущество. Если же этот переключатель установлен в положение ранее сохраненные имеют преимущество, то при возникновении конфликтной ситуации запрос на экран не выводится, а преимущество отдается изменениям, которые были сохранены ранее текущим пользователем.

Если установлен флажок параметры печати, то настройки параметров печати будут автоматически сохранены вместе с копией общей книги, которая сохраняется данным пользователем.

Если установлен флажок фильтры, то вместе с копией общей книги, которая сохраняется данным пользователем, будут автоматически сохранены настройки фильтрации, для перехода к которым предназначена кнопка Фильтр, находящаяся на вкладке Данные.

После того как всем параметрам в окне Управление доступом к файлу (см. рис. 3.15) присвоены необходимые значения, нужно для их сохранения нажать кнопку ОК. Кнопка Отмена предназначена для закрытия данного окна без сохранения выполненных изменений.

Оглавление книги