Книга: Бизнес-процессы. Как их описать, отладить и внедрить. Практикум

12.3. Основные ошибки при внедрении

12.3. Основные ошибки при внедрении

Вроде бы описанный выше алгоритм – простой и понятный. Однако…

Давайте рассмотрим алгоритм эволюционных изменений еще раз: по-крупному (рис. 36).

Рисунок 36. Эволюционные изменения в бизнесе

Какие ошибки часто совершают управленческие команды?

• По нашему опыту, люди часто пропускают многие (иногда – почти все) шаги. Удивительно, но потом рассказывают нам, что забыли. Воистину прав был дедушка Фрейд – память человека очень избирательна[247].

Например, пытаются внедрить совсем сырые, необкатанные версии процессов.

Или забывают обучить персонал. И правда, зачем?..

Не помнят, что внедренный процесс нужно контролировать и вообще работать по нему.

• Очень часто застревают на этапе проектирования. То есть вообще не обкатывают, не внедряют. Почему? Основных причины две:

– Страх приступить к внедрению. Подсознательно люди чувствуют, что именно на этапах обкатки и внедрения – основной объем работы, что система будет сопротивляться.

– Перфекционизм, то есть стремление к идеалу. Разработать идеальный процесс, увязать его со всеми другими процессами, оргструктурой, системой мотивации и так далее. Это задача – нерешаемая в принципе. Ставьте себе реалистичную цель – разработать и внедрить хорошую рабочую версию процесса, которая устраивает всех ключевых людей и выдает результаты – стабильно лучшие, чем прежняя. Не нужно идеализма[248].

Так, в одном крупном региональном холдинге на проектирование суперсистемы потратили пару лет и колоссальное количество сил. Все это время ничего в жизнь не внедряли.

Почему? Собственник – большой человек, депутат – остался в стороне от улучшения бизнеса[249]. Это проект не был для него приоритетным, денег хватало, хотя бардак в бизнесе был немалый и каждый месяц он терял много прибыли и клиентов в различных направлениях своей «бизнес-империи». Да и привычка рулить всем лично сказывалась – на это, как ни странно, время у него находилось. Выезжал на собственной «чуйке», которая у него очень развита.

Проект вела команда топов – они старались сделать все идеально, чтобы боссу понравилось. В итоге порядок в бизнесе навели. Но на несколько лет позже, чем планировали изначально.

Станислав Фокин. Мы пришли к такому алгоритму. Описать БП крупными мазками (не копать глубоко), утвердить, обкатать, внедрить, поработать 2–4 месяца, собрать обратную связь, доработать и т. д.

• «Свято» верят, что компьютер решит все их проблемы. И правда, как удобно: купил информационную систему – как волшебную пилюлю, как индульгенцию, – и можно спать спокойно, правда[250]? Зачем глубоко прорабатывать процессы, зачем осознавать и договариваться? Зачем обкатывать, внедрять?.. Человек умеет хорошо себя обманывать.

А сколько денег тратят на ИТ, сколько усилий! Сколько лет проводят в иллюзиях, что теперь все у них под контролем и эффективно работает!

Автоматизация – штука хорошая, мощная. Я сам по первой профессии системный аналитик, на заре трудового пути работал программистом.

Однако всегда предупреждаю клиентов – польза от ИТ будет, только если применять его с умом. Как топор – можно дров нарубить, а можно руки-ноги покалечить.

Автоматизация может помочь бизнесу, но лишь в том случае, когда накладывается на уже действующую эффективную систему управления. В противном случае, как говорят специалисты: «Если автоматизировать бардак, получится автоматизированный бардак». Или Garbage in – garbage out («Мусор на входе – мусор на выходе»). Плохая, неподходящая вам информационная система либо умирает, либо создает всем сотрудникам компании много дополнительной ненужной работы.

Беда плохой автоматизации еще и в том, что она как бы отливает ваши процессы в бетоне. Замораживает их, делает негибкими. Если вы автоматизировали кривые процессы, то и мучиться вам с ними придётся долгие годы…

Поэтому сначала отладьте процессы, внедрите – пусть пока на коленках – на бумаге, в простейших офисных программах, на файл-сервере, в облачном хранилище типа Google Docs или Dropbox, бесплатных интернет-сервисах для совместной работы: Teamer, Basecamp и т. п. Часто даже крупные международные корпорации пользуются простейшими решениями и довольны. Все гениальное – просто!

А потом, если нужно, автоматизируйте более капитально. Четко понимая, зачем, какие выгоды это вам принесет. Проработав все требования к системе и алгоритмы.

• Роль архитектора пытаются выполнять: собственник, или наемный директор, или кто-то из топов – зачастую единолично. Или внешние / внутренние консультанты. В любом из этих случаев серьезного улучшения бизнеса не ждите[251].

Собственник должен быть Заказчиком, вдохновителем изменений.

Наемный директор (если он есть в компании), как правило, входит в Штаб проекта по наведению порядка[252].

Консультанты – помогают Заказчику и его команде. Изменить компанию за клиента они не могут в принципе.

• Спускают задачу исполнителям в разных подразделениях (как правило, их начальникам, а те транслируют вниз как умеют): «Опишите свою работу и внесите предложения по улучшению». Какие-то результаты могут быть. Но серьезных, системных улучшений бизнеса не ждите.

Большинство ничего не напишут. Кто-то опишет бестолково. Люди не будут соблюдать методологию, будут делать, как попало – кто в лес, кто по дрова. И даже если некоторые выполнят эту задачу усердно, все равно целостной картины не получится – будет очередная заплатка на лоскутном одеяле[253]. Максимум, что они сделают, – опишут свои должностные обязанности. Но ведь это не процессы, тем более не сквозные[254]. Получается профанация.

• Пытаются детально описывать процессы, которые в компании еще не выполняются регулярно:

– Их еще нет, они только в планах, а зачастую – в мечтах у руководителей.

– Они есть, но выполняются совсем уж хаотично. Каждый раз по-разному, каждый сотрудник делает их по-своему.

– Выполняются очень редко, например раз в год.

По опыту разных команд, работа над такими процессами разочаровывает людей: «Пишем-пишем, а толку – чуть!»[255]

Кстати, это один из популярных (и неочевидных) способов «слить» изменения в бизнесе.

Руководитель в крупной компании. Я бы сказал, что у нас это стало главным камнем преткновения. Легко описались те процессы, где «как есть» имеется и оно более-менее логично.

Плохо описываются процессы, которых еще не было или которые делаются редко. Описание становится умозрительным и с первого же случая совсем не работает.

Совсем скверно описываются те процессы, которые делаются так плохо (все время по-разному; несистемно; нелогично), что «нет управленческой ценности» в их описании «как есть».

А это как раз и оказываются самые больные места.

Это все равно что описывать «бизнес-процесс» работы расстроенного пищеварения: избыточное количество пищи попадает в желудок, там в него добавляется два литра холодного пива, непереваренная пища передается в кишечник, через два дня составляется заявка на клизму. Заказчик утвердил – так теперь и будем жить.

Станислав Фокин. Для того чтобы улучшать стандарты работы, нужно сначала ввести хоть какие-то стандарты.

А вот проверочное задание. Оно покажет вам, насколько вы поняли эволюционный путь изменений в бизнесе. Прочтите фрагмент из книги Г. Эмерсона[256] (1911 год): «По окончании этой солидной созидательной работы[257] у нас оказывается в руках предварительный свод. При испытании на практике он окажется слабым – неполным и противоречивым. Но чтобы довести его до степени практической годности, надо не отступать перед трудностями, не выбрасывать проделанную работу за окно, не возвращаться к прежнему состоянию анархии, а приступать к дальнейшей разработке, дальнейшему исполнению и согласованию.

Поскольку свод состоит из ряда правил или указаний, его можно пополнять рассылкой извещений об отмене старых и введении новых пунктов. Вот образец такого извещения:

Предлагается немедленно заменить правило от 28 сентября 1909 г. правилом 5а от 1 июня 1911 г. Прочтите новое правило внимательно, отметьте все изменения и пришлите в главную контору расписку о получении».

Естественно, что несоблюдение технологии изменений[258] приводит к провалам и разочарованиям. Хотя мы предупреждаем, обучаем, тренируем делать все по уму.

Сбои бывают всегда: мир несовершенен, люди – тем более. Это одна из основных причин, почему нужно проводить поддерживающие сессии[259]. Они позволяют предотвратить и исправить ошибки. А без поддержки, по опыту, изменения обычно уходят в песок.

Оглавление книги