Книга: Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

4.3.8.4. Управление коммуникациями в проекте

4.3.8.4. Управление коммуникациями в проекте

В проектах, особенно крупных, между участниками возникает множество информационных потоков. И если ими не управлять, то уже скоро участники будут пользоваться разными (в том числе устаревшими) версиями документов, слухи подменят собой факты, а у руководителя проекта не будет целостной картины, что же происходит на самом деле. Поэтому вам очень желательно взять управление коммуникациями в свои руки.

Для начала выбирают модель управления информацией. Их всего три, по основным типам носителей.

• Устная речь (совещание, распоряжение, устный отчет и т. д.).

• Бумажные документы.

• Электронные носители (мейл, файлы, базы данных и т. д.).

Обычно применяются все, однако чего-то больше. Конечно, работать с компьютером удобно, однако это нужно не всегда. Так, для мелких проектов достаточно устного общения с фиксацией только ключевых решений. А вот бухгалтерия признает только бумажные документы.

Помню, как-то главный бухгалтер одного клиента не проплачивал выполненный проект, пока ему не привезли кипу распечатанных отчетов. С тех пор мы работаем только по 100 % предоплате.[210]

Затем определяют основных поставщиков и потребителей информации. Итогом является очень полезный документ «План управления коммуникациями проекта».

Иногда ограничиваются «контакт-листом» – перечнем участников проекта с телефонами и адресами электронной почты. Для мелких проектов этого достаточно.

В более крупных проектах желательно включить в план следующую информацию:

С первыми тремя колонками все ясно. Форму передачи мы уже обсудили выше.

Название документа. В крупных проектах вы создаете шаблоны документов, а здесь указываете, каким шаблоном пользоваться. Возможно, они уже есть в вашей компании.

Периодичность/событие. Любая информация перемещается либо периодически (допустим, вы получаете отчет раз в неделю к 14 часам пятницы), либо по факту некоторого события (например, когда бригадир сообщил вам о готовности объекта к сдаче заказчику).

Кстати, существует 2 подхода к распространению потоков информации, материалов и пр.: «вытягивание»[211] и «заталкивание»[212]. «Заталкивание» подразумевает, что нечто производится и доставляется потребителю независимо от того, нужно оно ему в данный момент или нет. Часто это приводит к ненужной работе и другим проблемам. «Вытягивание» основано на том, что потребитель запрашивает нужную ему информацию, материал и т. д. по мере необходимости[213].

Ожидаемая реакция потребителя. Заполнение этого пункта придает смысл всей строке. Если реакция не определена, то, возможно, эта информация никому не нужна?

Оглавление книги