Книга: Microsoft Windows SharePoint Services 3.0. Русская версия. Главы 1-8

Создание столбцов и работа с типами содержимого

Создание столбцов и работа с типами содержимого

Столбцы библиотеки, как и списки, позволяют вводить метаданные документа, которые можно использовать в представлениях библиотеки документов для фильтрации и сортировки информации. Метаданные также облегчают поиск документов и определение того, какого типа информацию содержит документ, не открывая его. Чтобы эффективно описать документ, нужно создать достаточное количество столбцов.

В следующем упражнении вы добавите в библиотеку документов Дубовая мебель (Oak Furniture) столбец для номера документа.

Откройте узел SharePoint, на котором находится библиотеки документов, в которую вы хотите добавить столбец. Если потребуется, введите имя пользователя и пароль, после чего щелкните ОК.

Убедитесь, что имеете достаточно прав для управления библиотекой документов. Если сомневаетесь, обратитесь к Приложению.

1. На странице библиотеки документов Дубовая мебель (Oak Furniture) щелкните на ссылке Параметры (Settings).

2. Щелкните на ссылке Создать столбец (Create Column).

3. Введите имя столбца, например, Номер документа.

4. Выберите тип данных столбца. Для этого упражнения подходит тип Однострочный текст (Single line of text).

5. Если нужно, настройте другие параметры столбца, после чего щелкните ОК.

В библиотеку будет добавлен столбец Номер документа (Document Number). При щелчке на ссылке для изменения документа появится поле, в которое можно ввести номер документа.

Закройте обозреватель.

Если нужно ввести уникальные номера для различных документов, для ввода метаданных можно использовать Excel или представление Таблица данных (Datasheet). При использовании Excel нужно скопировать назначенные метаданные обратно в библиотеку.

Если вы используете представление Проводника Windows и перетаскиваете или отправляете в библиотеку документы, в метаданных которых есть поля с именами, совпадающими с именами столбцов в библиотеке документов, то значения добавляются в эти столбцы автоматически. Заметьте, что файл OakChairs.docx уже имеет свойство Номер документа (Document Number), которому присвоено значение. При загрузке этого документа в библиотеку это значение будет автоматически добавлено в столбец Номер документа (Document Number) библиотеки документов. На следующем рисунке документ имеет номер 12345.

Оглавление книги