Книга: Как превратить посетителя в покупателя. Настольная книга директора магазина

Делопроизводство магазина

Делопроизводство магазина

Чтобы при проверке любой сотрудник магазина мог быстро найти и предоставить проверяющим запрашиваемый документ (а ваше предприятие не платило штрафы), храните их в отдельных папках. Для удобства использования рекомендую разложить документы по следующим папкам:

1. Папка потребителя (уголок потребителя);

2. Основная папка салона;

3. «Документация по ККТ»;

4. «Персонал»;

5. «Документация по товару»;

6. «Пожарная безопасность»;

7. «Охрана труда»;

8. «Инвентаризация»;

9. «Скидки и акции»;

10. «Правовая папка».

Приведу случай из жизни. Понедельник – выходной у большинства директоров магазинов, так как многолетняя статистика показывает, что меньше всего покупателей в розничных магазинах бывает в первый день недели. Именно в понедельник в магазин приходят проверяющие Роспотребнадзора. Старший продавец обязан показать запрашиваемые ими документы, но не может найти. Составляется акт, накладывается штраф.

В уголке потребителя обязательно должны находиться следующие документы:

1. Информационный лист с указанием местонахождения юридического лица (офиса и магазина) и режима работы магазина;

2. Копия ИНН;

3. Копия Свидетельства ОГРН;

4. Копия Свидетельства о внесении в ЕГРЮЛ, содержащего наименование юридического лица;

5. Книга отзывов и предложений (прошитая и заверенная);

6. Экземпляр «Закона о защите прав потребителя»;

7. Правила торговли;

8. Информация о внеочередном обслуживании отдельных категорий граждан;

9. Телефоны органов по защите прав потребителей;

10. Телефоны органов ГУВД, МЧС, ФСБ;

11. Лицензия в отношении видов деятельности, требующих лицензирования.

Основная папка магазина:

1. Копии уставных документов: устав, приказ о назначении генерального директора;

2. Копия ИНН;

3. Копия Свидетельства ОГРН;

4. Выписка из налоговой инспекции ЕГРЮЛ;

5. Договор аренды (или субаренды);

6. Разрешение на присоединение электромощностей;

7. Заверенная доверенность, выданная директору магазина;

8. Паспорта на рекламные места (для отдельно стоящих магазинов);

9. Приказ о формировании цен;

10. Папка «Документация по ККМ»;

11. Карта постановки на учет в налоговом органе (оригинал);

12. Договор на обслуживание кассового аппарата (копия);

13. Паспорт версии;

14. Инструкция по эксплуатации;

15. Формуляр кассовой машины, зарегистрированный в налоговом органе;

16. Инструкция налогового инспектора;

17. Удостоверение каждого продавца о прохождении обучения на ККМ.

Папка «Персонал»:

1. Список сотрудников салона;

2. Договора индивидуальной материальной ответственности;

3. Договор коллективной (бригадной) материальной ответственности;

4. Приказ о назначении бригадира коллектива;

5. Копии трудовых договоров на каждого сотрудника;

6. Должностные инструкции с подписями;

7. Правила внутреннего распорядка;

8. Графики выхода на работу;

9. Внутренние инструкции для персонала.

Чтобы убедить вас в необходимости ответственно относиться к документации магазина и встрече проверяющих, укажем некоторые суммы штрафов из Кодекса об административной ответственности.

К счастью, в последнее время фискальные организации проводят крайне редко проверки розничных предприятий, тем не менее я рекомендую составить инструкцию «К вам пришли с проверкой». Продавец, вооруженный знаниями, защищен от нервных срывов и штрафов.

Умение договариваться – великий дар, который необходим ежедневно для работы с руководителями и подчиненными, коллегами и партнерами, проверяющими и надзирающими. Коммуникативные способности можно и нужно развивать. Надо входить в общение, имея свои, определенные и заранее сформулированные, цели.

Коммуникатор – человек, влияющий на партнеров по общению адресно и целесообразно, подбирающий действия, слова, интонации и формулировки для того, чтобы получить нужную реакцию или ответ.

Оглавление книги