Книга: Искусство управления IT-проектами

Электронные сообщения, не вызывающие раздражения

Каким бы прекрасным средством ни казалась электронная почта, она остается основным фактором раздражения участников проекта. Объем поступающей почты способен запросто вызвать гнетущее чувство, заставляя постоянно читать все новые и новые сообщения и как можно быстрее на них отвечать, зачастую в ущерб качеству чтения и письма. Большинство из нас не уделяют чтению и составлению электронной почты должного внимания. Самое забавное, что быстрота и удобство электронной почты становятся невостребованными, если мы не можем понять, о чем же нам пытается сообщить наш корреспондент, или не можем добиться понимания от него, чего же мы сами пытались сообщить.

А для руководства проектом, возможно, самое главное состоит в том, что электронная почта является главным средством связи для лидеров. Рассылая новые сообщения и отвечая на сообщения других, лидер влияет на информационный поток проекта и управляет им. Если лидер обладает ясностью мышления и задает толковые вопросы, он служит примером для всех остальных. Один ответ в серьезной дискуссии, в которую вовлечено множество людей, способен разом прояснить ситуацию во всей организации. Но если лидер не обладает четким мышлением, выражается неясно или путанно, это мешает нормальному общению всей команды.

Сложность в том, что лишь немногие способны признать, что послали неудачное сообщение. К примеру, проведите следующий тест: используя собственную субъективную оценку, скажите, какой процент корреспонденции, полученной вами от ваших сотрудников, отличается высоким качеством? Средним качеством? Полной бесполезностью? А теперь спросите сами себя, какой процент посланной вами корреспонденции можно отнести к каждой из этих трех категорий. В качестве эксперимента я однажды задал небольшой группе руководителей проектов, тестировщиков и программистов этот же вопрос. В соотношении примерно 2:1, все утверждали, что другие присылают им больше бестолковой почты, чем они посылают другим. Поскольку все они работали вместе, из этих анекдотичных данных следовало, что все относили проблемы, возникающие при обмене корреспонденцией по электронной почте, на чужой счет. Я не располагаю более весомыми данными для подтверждения этого заявления, но оно похоже на истину. Так или иначе, когда происходит сбой в общении, среднестатистический сотрудник стремится обвинить в этом другого (получить многочисленные тому подтверждения можно из истории западной цивилизации).

Оглавление книги