Книга: Искусство управления IT-проектами

Внимательность и умение оглянуться назад

Внимательность и умение оглянуться назад

Для повышения мастерства в принятии решений должны произойти две вещи. Во-первых, вам следует принимать трудные для себя решения, над которыми нужно упорно трудиться. Если вы никогда не принимаете решений, которые сами для себя считаете трудными, и редко ошибаетесь, значит, пришло время попросить у начальника большей доли ответственности. Во-вторых, вам нужно обращать внимание на результаты ваших решений и с помощью других участников процесса оценивать возможности внесения изменений с целью повышения их результативности. Опыт приносит пользу только тем, кто тратит время на извлечение уроков из прошлого.

После тренировочных полетов или реальных боевых действий летчики истребителей встречаются на разборе полетов, чтобы обсудить все, что было. Такие разборы проводятся под руководством высшего или более опытного представителя летного состава. Главное здесь то, что единственным способом чему-то научиться в таком сложном деле, как профессия летчика истребителя, является разбор действий каждого, соотнесение мнений всех участников о том, что и почему случилось, и выяснение, не было ли способов улучшить результат. Эти обсуждения часто включают в себя анализ стратегии и тактики действий и обмен идеями и мнениями по поводу вариантов действий в подобных ситуациях.

У медиков есть тоже нечто подобное под названием совещания по заболеваемости и смертности (Morbidity and Mortality session, M&M) и проводящееся обычно только при фатальном исходе или применении какого-нибудь оригинального или сложного лечения.

В обоих случаях ведущий собрания несет ответственность за то, чтобы оно не превратилось в разбирательства или в гонения на людей за их ошибки. Цель состоит в том, чтобы они не чувствовали вины за случившееся и прониклись желанием уделить время тому, чтобы заново все оценить и разобраться, извлекая при этом соответствующие уроки и давая всем остальным в своей организации шанс извлечь выгоду из понесенных потерь.

Я набросал перечень вопросов для разбора принятых решений. Когда меня приглашают помочь командам в оценке проделанной ими работы, я начинаю с этого перечня, который закладываю в основу оценки принятых решений. Он больше всего подходит для оценки деятельности группы (поскольку вы получаете пользу от различных точек зрения), но вполне подойдет и для анализа ваших собственных размышлений.

 Решена ли в результате принятого решения основная проблема? Этот вопрос должен стать частью самого процесса принятия решения. Даже если правильно поставить задачу, расхождения часто возникают в том, насколько хорошо команда выполняет ваше решение. Через два часа, через день или через два дня после принятия решения тот, кто его принял, должен проверить ход работы и убедиться в том, что этого решения придерживаются и оно должным образом выполняется. В течение первых нескольких часов или дней наиболее вероятно возникновение непредвиденных проблем.

 Была ли в вашем распоряжении более стройная логика или информация, способная ускорить принятие решения? На что тратилось время при принятии решения? Были ли в вашем распоряжении какие-либо данные или советы, которые могли бы ускорить процесс поиска или исследования альтернативных вариантов? Какой исследовательский инструментарий был задействован? Пользовался ли кто-нибудь библиотекой? Книжным магазином? Интернетом? Звонком к консультанту или эксперту? Почему данные источники информации не использовались?

 Помогали ли принимать решение концептуальные документы, технические условия или требования? Качественные решения проектного уровня должны содействовать принятию решений более низкого уровня. Вскрывает ли данное решение концептуальные слабости или упущения? Вносились ли после принятия решения изменения в концепцию, технические условия или требования с целью устранения недочетов?

 Помогло ли решение продвижению проекта? Иногда принятие плохого решения все же способствует продвижению проекта. Решение мобилизует людей. Быстрое принятие решения о движении на Восток и изменение перспективы могут привести к абсолютной ясности, что фактически верным является направление на Север. Но пока команда только готовится к движению на Восток, она может этого не обнаружить. Оглядываясь назад, выясните, почему первоначальное решение имело успех: благодаря правильной постановке задачи или потому, что было принято в нужный момент?

 Привлекались ли к процессу принятия решения или после него ключевые фигуры? Был ли кто-нибудь, кто не привлекался к процессу, но чья поддержка или экспертиза была для него необходима? Предпринимали ли вы оказавшиеся тщетными попытки связаться с нужными людьми или вообще не пытались этого сделать? Существовал ли какой-нибудь более эффективный способ привлечь их к работе, чем тот, которым вы воспользовались? (Если вы действительно хотите все выяснить, следует получить их мнение по этим вопросам.)

 Привело ли решение к предотвращению или к возникновению каких-нибудь других проблем? Возможно, существовавшая проблема была решена, но не вызвало ли это возникновения других проблем? Были ли какие-нибудь моральные издержки? Были ли недовольны этим решением партнерские компании или команды? Какие у решения были негативные побочные эффекты и можно ли было их избежать? Ожидались ли они или стали полным сюрпризом?

 Оглядываясь назад, оправдались ли ваши опасения, возникшие при принятии решения? Оказываемое давление и спешка способны деформировать представление о том, какие именно вопросы действительно заслуживают внимания. В ретроспективе вы получаете возможность разглядеть те вещи, которые ранее вам и другим казались незначительными, и задаться вопросом, как такое могло произойти. Чье мнение или влияние внесло свою лепту в деформацию представления? Кто пытался свести его к минимуму, но остался не у дел?

 Обладаете ли вы достаточными полномочиями, чтобы правильно поставить задачу? Возможно, у вас была идея, которую хотелось воплотить в жизнь, но вы поступились ею из-за политических соображений. Или, может быть, вы потратили больше времени в борьбе за управление теми проблемами, которые, как вы чувствовали, изначально должны были быть в вашей компетенции. Подумайте, как власть повлияла на решение и как перераспределение властных полномочий могло изменить ход вещей.

 Как уроки, извлеченные при принятии этого решения, могут быть применены в других местах проекта? Не ограничивайте извлеченные уроки спецификой решения. Приглядитесь к следующей волне решений, накатывающейся на проект (к следующей важной дате или цели), и примените к ним эти уроки. Воспользуйтесь новым взглядом на происходящее и вглядитесь в будущее, вместо того чтобы смотреть только в прошлое. Запомните бирманскую поговорку: «Человек боится тигра, который его когда-то укусил, а надо бояться тигра, который укусит его в следующий раз».

Оглавление книги