Книга: Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

Принцип 5?5

Принцип 5?5

1. Организуйте основную часть письма по принципу смысловых блоков.

2. Контролируйте количество смысловых блоков. Оно не должно превышать пяти (лучше, если меньше пяти).

3. Внутри каждого смыслового блока помещайте не более пяти более мелких смысловых единиц.

4. Обязательно используйте графические средства выразительности: абзацы, нумерацию, заголовки.

Посмотрите на примеры ниже и почувствуйте разницу между письмами, написанными с использованием принципа 5?5 и без его применения.

Первый вариант письма не использует принцип 5?5. Второй – использует (логика смысловых уровней, абзацы, заголовки, нумерация).

Представьте себя на месте получателя. Какое из писем быстрее и комфортнее читать? Информация из какого письма легче воспринимается?

Осознаете ли вы разницу, получаемую в результате применения принципа 5?5?

Уверена, что да.

Эффект применения принципа 5?5 наиболее ярко виден в ситуации, когда нам важно сообщить адресату внушительную по объему информацию. Этот принцип может стать поистине спасительным инструментом, позволяющим дать такую информацию предельно легко, компактно и комфортно для восприятия адресата.

Пожалуйста, наберитесь терпения и прочтите объемные письма, помещенные ниже. Одно из них использует принцип 5?5, второе – нет.

Окажись вы на месте получателя, какое из писем вы бы прочли быстрее и легче? Информация из какого письма легче воспринимается?

Уверена, вы отдали предпочтение второму письму.

А сейчас я предполагаю, что по прочтении писем у вас вполне могла возникнуть следующая мысль: визуальный эффект графического выделения в письме можно усилить, если добавить выделения жирным шрифтом или цветом. «Почему бы этого не сделать?» – можете спросить вы. И будете абсолютно правы.

Посмотрите, как здорово могло бы выглядеть письмо:

Посмотрев на варианты письма, трудно не согласиться с утверждением, что использование шрифта добавляет чтению комфорта, а смыслу – стройности. Однако здесь я хочу вас предостеречь. Следует иметь в виду следующую важную вещь, связанную с особенностями почтовых электронных систем, которые используются в нашей деловой переписке.

Оглавление книги