Книга: Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц
Предложение, структурированное в логике ответов на вопросы
Предложение, структурированное в логике ответов на вопросы
Давайте представим себе диалог с первым лицом, посвященный этой проблеме. На какие вопросы адресат хочет получить ответ от автора документа? Разумеется, его главный вопрос таков: какое из возможных решений проблемы будет оптимальным?
Чтобы порекомендовать оптимальный вариант решения, необходимо прежде обдумать ответ на три других вопроса:
• Каковы возможные решения (варианты)?
• Каким требованиям (критериям) должно удовлетворять оптимальное решение?
• Каковы преимущества и недостатки различных вариантов по этим критериям?
Упорядочим последовательность вопросов. Сначала опишем рекомендуемое решение (главная мысль понятна сразу). Затем добавим контекст и покажем логику выбора рекомендуемого решения.
Уважаемый Леонид Степанович!
Вопрос: какое из возможных решений проблемы будет оптимальным?
1. Рекомендуемое решение
На мой взгляд, оптимальный вариант разрешения предзабастовочной ситуации на заводе в Климишах из всех рассмотренных далее – сохранить принцип премирования за результат. Для этого создать согласительную комиссию из представителей рабочих и руководства. Комиссия тщательно проверит и скорректирует целевые планки премирования, чтобы устранить ситуацию «работали хорошо, план выполнен, а премии нет».
Вопрос – напоминание контекста: какую проблему мы хотим решить – в чем ее суть и причина? Какова цена этой проблемы?
2. Контекст
Напомню, что одной из наиболее значимых причин роста уровня социальной напряженности является решение руководства компании о переводе 20 % фиксированного заработка (заработной платы) в квартальную премию. Это решение вызывает острое недовольство 86 % рабочих. Они требуют возврата к прежней системе оплаты труда.
Отсутствие решения этого вопроса с высокой вероятностью спровоцирует забастовку. Один день простоя завода приведет к потере 14 млн руб.
Внедряя новую систему премирования, руководство преследовало цель повысить заинтересованность рабочих в конечном результате. Изначально речь не шла об экономии ФОТ. Между тем применение системы в существующем виде позволяет получать неплановую экономию ФОТ в размере 22 млн руб./квартал.
Использование новой системы приводит к тому, что текущее среднемесячное вознаграждение рабочих на 11 % меньше прежнего. При этом завод, как и раньше, выполняет план на 98,2–104 % в среднеквартальном выражении. Именно это расхождение вызывает острое недовольство, протест среди рабочих.
Примечание. Контекст можно было описать перед рекомендуемым решением – на первый взгляд это логичнее. Однако в реальной ситуации проблема была острой и срочной. Руководитель хотел получить вариант решения как можно быстрее. Немедленно.
Вопрос: каким требованиям (критериям) должно удовлетворять оптимальное решение?
3. Требования, которым должно удовлетворять оптимальное решение
• Сохранить принцип вознаграждения за результат.
• Не допустить забастовки.
• Не допустить значительных финансовых потерь.
Вопрос: каковы возможные решения (варианты)?
4. Возможные варианты решения
• Уступить требованиям рабочих. Вернуться к прежней системе оплаты труда.
• Ничего не менять. Отказать рабочим. Оставить систему как есть.
• Создать согласительную комиссию. Сохранить принцип вознаграждения за результат, но скорректировать (сделать более адекватными) целевые планки премирования.
Вопрос: каковы преимущества и недостатки различных вариантов по критериям?
5. Оценка вариантов решения
Структурирование при помощи вопросов и ответов помогло выстроить логику изложения. Помимо этого автор, поставив себя на место адресата, чтобы сформулировать вопросы, смог обнаружить важные факты, о которых не подумал раньше и которые мог бы упустить (например, соотношение премиальных выплат и выполнения заводом плана).
Иногда при подготовке отчета или предложения у автора есть возможность задавать вопросы адресату, уточнять задачу по ходу дела. Если вы располагаете такой возможностью, обязательно воспользуйтесь ею. Спросите у первого лица: «Ответы на какие вопросы вы хотите видеть в документе?» Запомните (а лучше запишите) вопросы первого лица и используйте их при создании структуры документа.
Ваша выжимка этой главы: __________________
- Неструктурированное предложение
- Используйте логику ответов на вопросы первого лица
- Вопросы и ответы
- Контрольные вопросы
- Часть II Предложение
- Когда следует задавать проясняющие вопросы
- 7.8. Специальные вопросы
- Шаг 6 Завершение продажи на кассе, предложение сопутствующих товаров
- Вопросы и задания
- 4.10. Как грамотно задавать вопросы
- Клиент говорит: «Пришлите свое коммерческое предложение»
- Глава 7 Практические вопросы