Книга: Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Неструктурированный отчет

Неструктурированный отчет

Лидер проектной команды отчитывается о результатах проекта по снижению потерь производственного предприятия. Его цель: получить согласие директора завода с выводами и одобрение рекомендаций.

Автор сообщает мысли в том порядке, в котором они возникли у него в голове. Такой поток сознания воспринимается тяжело – головы у всех работают по-разному. Его необходимо упорядочить, структурировать.

О чем пишет автор? Он рассматривает три темы: качество, непроизводственные потери и проблему трудовой дисциплины.

Текст читается тяжело потому, что все темы «слеплены», перемешаны. «Разлепим» их и поработаем с каждой отдельно.

Начнем с темы непроизводственных потерь. К какому типу относятся высказывания автора?

Как только мы определили тему и тип высказываний, стали очевидны бреши в логике рассуждений:

• Ничего не сказано о причинах 18 % непроизводственных потерь – вероятно, у автора нет о них сведений. Может оказаться, что эти 18 % закономерны и не являются проблемой, а рост произошел именно в этой части. Поэтому автору не следует рассуждать о росте непроизводственных потерь.

• Упоминая неритмичность производства, он не указывает причину этой проблемы.

• Рекомендация «сократить непроизводственные потери» пуста, бесполезна.

Если у автора нет времени на дополнительное исследование ситуации, ему следует сузить тему и писать о том, что он твердо знает, а не обо всех видах непроизводственных потерь. В реальной ситуации, с которой «срисован» этот пример, автор знал, что неритмичность производства вызвана отсутствием координации между отделом планирования производства и отделом продаж.

Теперь определим тип высказываний, относящихся к теме брака (качества):

«Проблема качества встает все острее» – бессодержательное утверждение. Самоочевидные вещи писать не следует.

Связь между браком и квалификацией не вполне ясна. В реальной ситуации при переходе заготовки изделия на следующий этап производства рабочие не проверяли качество заготовок. В результате бракованные заготовки попадали на следующий этап производства.

Одной из причин этого было отсутствие навыков визуального и инструментального контроля. Однако рекомендация «повысить квалификацию персонала» звучит неконкретно – лучше сказать: «провести обучение рабочих навыкам визуального и инструментального контроля».

Вторая причина проблемы – рабочие не были обязаны осуществлять контроль заготовок на входе. Здесь обучение помочь не может. Автор решил порекомендовать введение процедуры обязательного входного контроля в каждом цеху.

Реорганизуем текст:

Разберемся с третьей темой:

Совершенно непонятно, о чем идет речь. Фактов, свидетельствующих о наличии проблемы, нет – есть лишь обеспокоенность начальника одного из цехов. Причины возможной проблемы не определены. Никаких решений не предложено. Автору следует глубже разобраться в ситуации и, если проблема действительно существует и заслуживает внимания, предложить директору завода ее анализ и решение. В существующем виде этот раздел не следует включать в отчет вообще.

Мы выполнили четыре операции:

1. Определили темы.

2. Исключили темы, не имеющие отношения к цели документа (низкая трудовая дисциплина).

3. Определили типы высказываний по каждой теме (проблемы, причины проблемы, решения и т. п.).

4. Конкретизировали содержание высказываний.

Бессодержательные, «рыхлые» мысли не получилось бы хорошо структурировать. Теперь, когда мы привели их в порядок, это сделать можно. Что делать дальше?

Для создания структурированного текста необходима еще одна, пятая операция – выстраивание иерархии высказываний.

Барбара Минто в своей замечательной книге «Принцип пирамиды Минто» предлагает набор универсальных правил структурирования информации. Если вы хотите структурировать по-настоящему профессионально, обязательно прочтите эту книгу.

Минто выделяет три главных принципа создания иерархии высказываний, идей:

• Идеи каждого уровня должны обобщать идеи, сгруппированные ниже.

• Идеи каждой группы должны быть логически взаимосвязаны.

• Идеи каждой группы должны идти в логической последовательности.

Проведем пятую операцию: построим иерархию высказываний – пирамиду Минто. Пункты пирамиды – идеи или высказывания верхнего уровня – должны быть раскрыты при помощи пунктов следующего, нижнего уровня.

Сравним получившийся у нас структурированный текст с исходным вариантом:

Рассмотренные в этой главе принципы структурирования являются универсальными. Они применимы не только к документам для первых лиц, но и к любой информации для любого адресата. Дальше мы рассмотрим принципы и инструменты структурирования, использование которых особенно показано при создании документов, подлежащих отправке «на самый верх».

Ваша выжимка этой главы: _________________

Оглавление книги