21.02 было завершено исследование процесса визирования договоров. Мы выявили следующее:

Вопрос: как обстоят дела с визированием, есть ли проблема?

1. Проблема: длительный процесс визирования договоров

Среднее время визирования договора от инициации до окончательного подписания в компании составляет 2 месяца. Для сравнения: в сопоставимых по размеру организациях, где этот процесс оптимизирован, время визирования составляет не более 15 дней.

Вопрос: если проблема есть, насколько она серьезна? (Какова «цена проблемы»?)

2. Цена проблемы: задержка старта проектов и финансовые потери

Длительный срок согласования приводит к задержке старта в 40 % случаев от общего числа проектов. Дважды за последний год крупные проекты вообще не начались из-за задержек в договорном процессе. Размер упущенной выгоды для компании составил $12 млн.

Вопрос: в чем состоят основные причины проблемы? Что следует предпринять?

3. Причины проблемы

Вопрос: что следует предпринять?

4. Рекомендации

<…>

Генеральный директор:

– А, это вы… Добрый день. Жаль, что мне пришлось отменить нашу встречу. Срочные дела. Может быть, вы расскажете мне вкратце о том, что накопали? Иначе вам придется дожидаться моего возвращения из командировки – я сегодня уезжаю на две недели. Не хочу тормозить вашу работу.

Консультант:

– Договор у вас в среднем визируется два месяца. В лучших компаниях, для сравнения, – не более 15 дней. Длительное визирование приводит к задержке старта в 40 % случаев от общего числа проектов. Мы обнаружили два случая срыва крупных проектов и финансовые потери, возникшие из-за несвоевременного визирования договоров. Масштаб потерь по этим проектам – $12 млн.

Генеральный директор:

– М-да… много. Есть мысли, что с этим делать?

Консультант:

– У нас есть три ключевых рекомендации. Во-первых, подготовить и ввести в действие обновленные версии стандартных договоров с ускоренной и упрощенной процедурой согласования. Во-вторых, переписать регламент, регулирующий полномочия и ответственность визирующих, уточнить критерии проверки. Установить нормативный срок визирования для каждого этапа. В-третьих, обновить и более четко закрепить лимиты финансовой ответственности руководителей – инициаторов договоров. Основания для этих рекомендаций более подробно изложены в отчете.