Книга: Неслучайные связи. Нетворкинг как образ жизни

Общие правила использования электронных писем

Общие правила использования электронных писем

Пользуйтесь шаблонами. Сегодня каждый почтовый клиент имеет функцию использования шаблонов. Автоматизируйте этот процесс. Сделайте для себя несколько шаблонов электронных писем. В них вы можете менять контактную информацию, приветствие. Если вы часто бываете на конференциях, вы можете сделать себе шаблон обратной связи с новым контактом. Вам лишь останется вбить дату, название конференции и суть вашего разговора.

Оформление электронного письма. Еще 5–10 лет назад просто наличие электронной почты и умение ей пользоваться качественно выделяло вас на фоне коллег и конкурентов. Сейчас, мне кажется, дети наряду с таблицей умножения заводят аккаунты в социальных сетях и ведут переписки по электронной почте. Поэтому многие уже используют графическое оформление электронного письма. И я эту идею полностью поддерживаю. В оформлении вы можете вставить логотип компании или свою фотографию. Гиперссылки вы без труда можете заменить красивыми кнопками. Многие рассылки сейчас похожи на отдельные странички корпоративного сайта, что, безусловно, выделяет их из общей массы писем.

Если у вас нет собственных навыков, не отчаивайтесь, попросите знакомых или специальное агентство разработать для вас шаблон оформления электронного письма. Вам лишь останется вбивать текст. И стоит это не дороже верстки визитной карточки.

Кого вставить в копию. В копию нужно ставить людей в двух случаях: если они сами вас об этом попросили или же это напрямую их касается (например, вы пишите сотруднику претензию, сроки исправления ситуации и хотите, чтобы руководитель был в курсе происходящего). В других же случаях не стоит ставить людей в копию. Самыми распространенными ошибками является массовое поздравление с праздниками и весточка после конференции. Друзья, если вам лень делать все вручную или через программы, например smartresponder.ru или mailchimp.com, хотя бы используйте «скрытую копию». Иначе такое массовое поздравление не вызовет никаких эмоций у получателя. А порой и вовсе станет объектом раздражения.

Например, меня очень раздражает, когда после конференции я получаю письмо: «Добрый день. Вчера мы с вами познакомились на конференции Х. Мне было очень приятно с вами общаться, надеюсь на дальнейшее сотрудничество. Пользуясь случаем, хотел бы вам предложить 15 % скидки на услуги нашей компании. Чтобы ей воспользоваться, перейдите по ссылке ниже. Спасибо и до связи». И все бы ничего, если бы в копии не стояли еще 20–30 человек. Неужели ему одинаково понравилось со всеми общаться или же он просто использует нетворкинг как инструмент для продаж? Может, это и не так, но выглядит очень уж похоже.

Правописание. Если честно, я уже научился определять возраст человека по электронному письму. Погрешности есть, но небольшие. Современное поколение не тратит время на правописание и грамматику. Им достаточно написать «Прив, чокак?», чтобы полностью описать свое душевное состояние и волнение о собеседнике. Да и в чатах редко кто следит за правописанием. Но и многие образованные люди допускают опечатки. Это совершенно нормально, все мы люди. И после отправления письма мы замечаем опечатку, и нам становится неловко. Я нашел два выхода из данной ситуации. Первый – постараться найти плагин к вашему браузеру или почтовому клиенту, который будет проверять орфографию и пунктуацию. Второй – копировать текст перед отправлением, например, в Microsoft Word. Он быстро, с удовольствием и совершенно бесплатно укажет на ошибки и опечатки.

Не заполняйте графу «Получатель». Мой вам совет из личного опыта, в самую последнюю очередь заполните графу «получатель». Я перепробовал десятки почтовых клиентов. И в некоторых кнопка «отправить» срабатывала от нажатия Enter или Ctrl + Enter. И письмо улетало, не дописанное и до середины. Или забывал проверить опечатки и уже автоматически отправил. Но если графа «получатель» или «кому» не заполнена, письмо не уйдет. Ничего сложного, просто измените порядок действий.

[email protected]. Заведите нестыдный почтовый ящик. Очень часто мы регистрируем почтовый ящик, никак не связанный с дальнейшей деятельностью. Одни называют их детским прозвищем, другие популярными красивыми словами, а третьи вообще набором произвольных символов. Для таких я открою секрет – в почтовых клиентах можно настроить переадресацию. Заведите понятный почтовый ящик. Я рекомендую пользоваться исключительно фамилией и именем, без дополнительных данных. Также помните, что адрес корпоративной почты «имя@компания. ru» вызывает больше уважения.

Оглавление книги