Книга: 1С: Управление торговлей 8.2. Настройка, конфигурирование и администрирование

Создание электронного почтового сообщения

Создание электронного почтового сообщения

В программе реализована возможность использования электронной почты. Чтобы задействовать данный механизм, необходимо предварительно произвести настройку учетных записей электронной почты – о том, как это делать, см. выше раздел «Учетные записи электронной почты». Чтобы написать электронное письмо, нужно в панели действий раздела Органайзер выбрать пункт Исходящее электронное письмо. Также можно нажать в окне списка взаимодействий кнопку Создать, затем в открывшемся окне (рис. 3.9) выделить щелчком мыши пункт Электронное письмо исходящее и нажать кнопку ОК или клавишу Enter.

Окно формирования исходящего электронного почтового сообщения показано на рис. 3.13.

Рис. 3.13. Формирование исходящего электронного сообщения

В данном окне в поле Отправитель указывается электронный адрес, с которого будет отправлено письмо. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Содержимое данного списка формируется программой автоматически – в него включаются те электронные адреса, для которых в окне редактирования учетной записи (см. рис. 3.7) был установлен флажок Использовать для отправки.

В поле Кому указывается один или несколько получателей письма (в последнем случае их нужно разделять запятой). Этот параметр можно заполнить как вручную (путем ввода требуемых электронных адресов с клавиатуры), так и автоматически. Для автоматического заполнения нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Подобрать контакты – в результате откроется окно, которое показано на рис. 3.14.

Рис. 3.14. Подбор адресатов для адресной книги

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух частей, причем левая часть включает в себя несколько вкладок. Первое, что нужно сделать – это открыть вкладку, на которой вы будете выбирать адресатов электронного письма (выбор может осуществляться из справочников пользователей, партнеров и физических лиц). Для поиска контакта (например, если вы не помните, в какой справочник он был внесен, или просто затрудняетесь его найти) используйте вкладку Поиск контактов.

В правой части окна формируется список адресатов. Для этого нужно в левой части дважды щелкнуть мышью на требуемой позиции – сразу после этого выбранный контакт появится в правой части окна, где в соответствующих колонках отобразится его электронный адрес, представление, название и группа. В данном случае главным параметром является электронный адрес: если он не заполнен – очевидно, что отправка письма этому адресату будет невозможной. В такой ситуации вернитесь в левую часть окна, щелкните правой кнопкой мыши на том адресате, который не имеет электронного адреса, и в открывшемся окне редактирования введите электронный адрес, после чего сохраните данные. Затем перевыберите этого адресата – и введенный адрес должен отобразиться для него в правой части окна в колонке Адрес.

Для удаления позиций из списка адресатов в правой части окна используйте кнопку Удалить текущий элемент, которая находится в инструментальной панели (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). Также для этого можно воспользоваться клавишей Delete. В любом случае предварительно следует выделить удаляемую позицию щелчком мыши.

Завешается подбор адресатов нажатием кнопки ОК, которая находится в левом верхнем углу окна (см. рис. 3.14).

В полях Копии и Скрытые копии с клавиатуры вводятся электронные адреса получателей копий письма, а в поле Тема вводится тема электронного сообщения. Все перечисленные параметры не являются обязательными для редактирования – отметим лишь, что параметр Тема рекомендуется к заполнению, поскольку этого требует этикет и правила ведения деловой переписки.

Текст электронного письма вводится в большом текстовом поле, которое находится в центральной части окна. К письму можно прикрепить внешние файлы (отчеты, диаграммы, прочие документы) – их список формируется в области Вложения, которая находится под полем текста письма. Для добавления в список нового вложения нужно выполнить команду контекстного меню, затем в открывшемся окне указать путь к файлу вложения и нажать кнопку Открыть. Вы можете просмотреть содержимое любого файла вложения – для этого включите его в список, затем щелкните на нем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Открыть вложение. Чтобы удалить вложение из списка, выделите его щелчком мыши и выполните команду контекстного меню Удалить вложение, вызываемую также нажатием клавиши Insert.

В поле Кодировка из раскрывающегося списка выбирается кодировка, в которой составлен текст письма. По умолчанию в данном поле предлагается значение utf-8 – как показывает практика, оно является оптимальным в большинстве случаев.

В поле Предмет указывается сущность предстоящего взаимодействия. Поскольку речь идет об электронном письме, то здесь после нажатия кнопки выбора или клавиши F4 в открывшемся окне выбирается значение Исходящее электронное письмо. Отметим, что данный параметр не является обязательным для заполнения.

Все электронные письма можно делить по важности. Для этого предназначен параметр Важность – здесь из раскрывающегося списка выбирается одно из следующих значений: Обычная, Высокая или Низкая. По умолчанию в данном поле установлено значение Обычная.

В поле Ответственный указывается пользователь, ответственный за обработку данного электронного письма. Требуемое значение выбирается в окне списка пользователей, которое вызывается нажатием клавиши F4 или по кнопке выбора.

При необходимости можно запланировать дату и время работ по электронному письму – для ввода этих сведений предназначен параметр Отработать после. После того как письмо отправлено и все вопросы по нему закрыты, нужно присвоить ему соответствующий признак, установив флажок Отработано. В окне списка взаимодействий отработанные взаимодействия помечаются признаком в колонке Отработано (см. рис. 3.8).

Для немедленной отправки электронного письма нажмите в инструментальной панели данного окна кнопку Отправить или комбинацию клавиш Ctrl+Enter. Чтобы, не отправляя, сохранить письмо для последующего просмотра и редактирования, нажмите кнопку Записать и закрыть – после этого оно отобразится в окне списка взаимодействий (см. рис. 3.8).

Оглавление книги