Книга: Теория организации

9.5. Принципы рационализации

9.5. Принципы рационализации

Принципы рационализации – это общие правила совершенствования статики и динамики организации [47]. К ним относятся: концептуализация, алгоритмизация, нормализация, систематизация, классификация, концентрация, выравнивание потенциала, ассоциация, специализация, стандартизация, унификация, персонификация и регламентация.

Концептуализация. Исходная основа рационализации – это выбор концепции повышения организованности системы. Она формируется на основе базовых целей системы и включает концепцию рациональной организации и концепцию самой рационализации.

Концепция рационализации определяет:

• основную идею рационализации – каким образом в существующих условиях и при имеющихся возможностях обеспечить наиболее оперативный, эффективный и надежный переход к рациональной организации;

• характер изменений статической и динамической организации системы;

• основное направление рационализации с выделением отдельных этапов и постановкой частных этапных задач;

• ресурсы, в том числе и временные, необходимые для осуществления рационализации;

• критерии рациональности, которые могут свидетельствовать о достижении необходимого уровня организованности.

Концепция повышения организованности системы проявляется в ходе реализации всех основных принципов рационализации, в частности принципа алгоритмизации.

Алгоритмизация. Научно обоснованная рационализация системы, совершенствование ее статической и динамической организации предполагают использование определенного предварительно разработанного алгоритма – четкой, логически выстроенной и внутренне детерминированной программы действий. Алгоритм рационализации – это алгоритм решения задачи: создать более упорядоченную, более результативную и более эффективную организацию. В нем заключена многовариантная программа поэтапного преобразования организации. По мере перехода от одних этапов рационализации к другим происходит последовательное развертывание все новых вариантов решения задачи.

Нормализация. Формирование рациональной организации предполагает нормализацию условий, в которых существует и функционирует система. Эти условия должны обеспечивать возможность существования системы, сохранения ее целостности и поддержания равновесия во внешней и внутренней среде, реализации ее целей, эффективного выполнения основных функций и решения важнейших задач.

Основные направления нормализации:

• изменение внешней среды путем воздействия как на отдельные факторы, так и на среду в целом (если в качестве таковой выступает управляемая организация);

• переход в другую внешнюю среду (в другую организацию, на другой рынок, в другую сферу деятельности, в другой регион);

• изоляция от влияния внешней среды;

• изменение параметров внутренней среды, особенно тех, которые определяют функционирование системы.

Систематизация. Организация, сформированная в ходе рационализации, должна быть единой целостной системой, находящейся в состоянии динамического равновесия. Системным должен быть и сам процесс рационализации. Каждое изменение в организации должно быть согласовано с другими переменами. На каждом этапе должна формироваться определенная целостная, способная функционировать система, уровень организованности которой все в большей степени должен приближаться к намеченному в исходной концепции. Системность может быть обеспечена единым управлением процессом рационализации.

Классификация. Выработка концепции и определение направления рационализации основываются на использовании классификации систем, структур и процессов, которая позволяет:

• определить конкретный класс (тип) любого элемента организации и на основе этого установить его возможности, уровень рациональности, соответствие установленным целям и существующей ситуации;

• осуществить подразделение любой совокупности элементов организации на отдельные виды и на основе этого провести между ними соответствующее распределение ролей, функций, ресурсов и т. д.;

• выбрать конкретные классификационные типы различных элементов организации, которые должны быть включены в новую более рациональную систему.

Концентрация. Основные усилия при осуществлении рационализации должны быть сконцентрированы на главном объекте, главной сфере и главном направлении рационализации. Концентрация на главном объекте предполагает выделение именно того объекта, изменение организованности которого оказывает определяющее воздействие на уровень организованности всех объектов, включенных в данную систему (например, выделение одного из цехов как главного объекта рационализации). Если рационализацию удается осуществить на главном объекте, то резко возрастает возможность осуществления ее и на всех остальных, если же не удается, то все действия по совершенствованию организации на других объектах могут оказаться бесполезными. Концентрация на главной сфере рационализации предполагает выделение той области деятельности, которая является приоритетной в обеспечении организованности данной системы (например, область высшей нервной деятельности для человеческого организма).

Выравнивание потенциала. Концентрация на главном должна сочетаться с обеспечением устойчивого равномерного развития всей организации, что предполагает определенную выравненность потенциала разных составляющих системы. Выравнивание потенциала по отдельным подсистемам и структурным элементам является условием обеспечения рациональности статической и динамической организации системы. Оно позволяет предотвратить выпадение каких-либо звеньев организации из общего целостного процесса рационализации. Чтобы обеспечить выравнивание потенциала, надо четко и однозначно установить, что именно включает потенциал данного элемента данной системы в данной сфере деятельности (например, в спортивной команде – это, в первую очередь, уровень мастерства, физические данные и экипировка).

Ассоциация. Рационализации системы способствует формирование организационных ассоциаций, обеспечивающих интеграцию потенциалов, консолидацию условий и кооперацию действий членов организации. Формальные и неформальные ассоциации представляют собой объединения разных подсистем, структурных блоков и элементов, отдельных членов, имеющих общую цель, выполняющих общую функцию и решающих общую задачу. Выполнение этих функций и решение этих задач не объединенными, а разделенными силами разных подразделений и членов организации либо менее результативны и эффективны, либо просто невозможны. Так, осуществление рационализации деятельности крупного промышленного предприятия возможно только при совместных действиях объединенной команды менеджеров, технологов, психологов и других специалистов.

Специализация. Рациональность организации может быть обеспечена только при условии четкой и развитой специализации, сосредоточении на определенной области деятельности самой системы, ее подсистем и элементов. Специализация носит всеобщий характер. Все системы целенаправленной ориентации, как живые, так и неживые (например, технические), а также составляющие их элементы в той или иной степени специализированы. Так, органы биологических организмов специализированы на выполнении определенных функций жизнедеятельности, биологические виды – на осуществлении своей роли в экосистеме, машины и механизмы – на соответствующих технологических функциях, предприятия – на конкретных видах производства.

Специализация позволяет обеспечить:

• распределение функций и задач по отдельным исполнителям (исполнительным органам) и соответственно имеющимся у них возможностям;

• установление роли и места каждого структурного компонента в системе;

• четкую ориентацию исполнителей на осуществление определенной деятельности;

• большую оперативность и надежность реализации процессов.

Рациональная специализация должна быть установлена на всех уровнях системы. При этом, чем ниже уровень соответствующего структурного компонента, тем более специализированной должна быть его деятельность. Так, на уровне предприятия в целом устанавливается специализация в определенном виде производства, на уровне технологического отдела – специализация в области технологического обеспечения данного вида производства, а на уровне отдельного работника данного отдела – специализация на выполнении конкретных видов работ по определенному технологическому переходу.

Стандартизация. Научно обоснованная рационализация базируется на использовании системы стандартов, типовых видов организационных элементов. Стандартизация включает разработку стандартов и формирование на их основе конкретных элементов конкретных организаций. Стандарты устанавливаются субъектами управления и, как правило, на более высоком организационном уровне, чем осуществляется их использование конкретными исполнителями.

В ходе стандартизации обеспечивается:

• установление некоторых наиболее существенных и универсальных стандартов, определяющих общий уровень организованности;

• формирование системы постоянно действующей стандартизации, которая обеспечит возможность разработки и использования стандартов в процессе устойчивого функционирования организации.

Унификация. Научно обоснованная рационализация базируется в значительной мере на использовании унифицированных элементов. Унификация – это сведение многообразных конструктивных элементов к единообразию, к общему, используемому в разных системах виду. Тем самым унификация создает объективные условия и для развития стандартизации. Унификация обеспечивает:

• большую тесноту связи между системами, имеющими общие унифицированные элементы;

• повышенную надежность и оперативность функционирования систем в связи с возможной взаимозаменяемостью унифицированных элементов;

• улучшение характеристик функционирования систем за счет совершенствования унифицированных элементов и их меньшей ресурсоемкости.

Персонификация. Рациональная организация может быть сформирована только при условии персонификации полномочий и ответственности за функционирование структур и осуществление процессов. Рациональность обеспечивается, во-первых, персонификацией самого процесса рационализации; во-вторых, созданием устойчивой персонифицированной системы функционирования организации. Такая система предполагает персонификацию как управления организацией, так и исполнения важнейших процессов ее жизнедеятельности.

Персонификация полномочий и ответственности может быть обеспечена и в ситуации, когда субъектами управления и исполнения являются не отдельные лица, а группы, коллективы или организации. Для этого осуществляется распределение общих полномочий и ответственности с доведением их до отдельных членов группы (коллектива, организации). Таким образом, обеспечивается, например, персонификация полномочий и ответственности в производственных бригадах, исследовательских группах и общественных организациях.

Реализация принципа персонификации должна быть обеспечена во всех сферах осуществления основной деятельности, на всех структурных уровнях и во всех подразделениях компании. Отсутствие системы четких персональных полномочий и ответственности делает многие структуры неупорядоченными, а процессы функционирования организации нереализуемыми.

Регламентация. Научно обоснованная рационализация предполагает четкую регламентацию, т. е. установление определенного порядка функционирования организации. Во-первых, обеспечивается регламентация самого процесса рационализации. Во-вторых, осуществляется конкретная регламентация тех сторон жизнедеятельности компании, для которых это особенно необходимо. В-третьих, формируется постоянно действующая система регламентации, способная вырабатывать четкие и рациональные регламенты деятельности.

Регламент – предварительно разработанный порядок осуществления процессов и функционирования структур, устанавливается субъектом управления и предназначен для пользования исполнителем процесса (которым может быть и сам субъект управления).

Рациональность организации может быть достигнута при оптимальном уровне регламентации деятельности. Утрачивается возможность оперативного реагирования на непредвиденные изменения ситуации. Процесс становится менее гибким и надежным [47].

Оглавление книги