Книга: Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой

По телефону

По телефону

С помощью телефона можно предоставить информацию и когда журналист позвонил в компанию, и когда из компании звонят журналисту.

Ответить по телефону на вопросы журналиста, разрабатывающего какую-либо тему, придется в том случае, когда он сам обратится в компанию с просьбой помочь со сбором или обработкой определенной информации. При таких обстоятельствах важно, чтобы никто из сотрудников, занятых своей работой, не отмахнулся, не попытался избавиться от лишней проблемы, а передал корреспондента представителю руководства. Управляющий будет более компетентным в разговоре, а также сможет обеспечить подготовку дополнительной информации, задействовав тех или иных сотрудников. Кроме того, журналисту будет приятно, что с ним говорит не простой сотрудник компании, а один из руководителей, отложивший в сторону весьма важную работу.

Никогда не стоит просить журналиста перезвонить через пару часиков, после обеда или завтра в связи с тем, что каких-то материалов или сотрудников сейчас нет. Новости делаются очень быстро, и если журналист не нашел информацию в одном месте, он будет вынужден тут же обратиться в другое.

Если в компании есть какие-либо полезные письменные материалы, то их лучше тут же переслать журналисту по электронной почте или по факсу.

Сотрудничество с фирмой, помогающей в подготовке материала, запомнится журналисту. Если в следующий раз ему потребуется подобная помощь, то он наверняка обратится туда, где ему уже помогали.

Хотя вероятность того, что журналист сам обратится в компанию за помощью, достаточно мала, полностью ее отвергать нельзя. Для того же, чтобы такую вероятность увеличить, специалисту по медиарилейшнз компании стоит оставить в редакции свои координаты и перечень тем, в которых он может помочь при подготовке соответствующих редакционных материалов.

Используя при публикации информацию, предоставленную компанией, журналист может сослаться на нее, упомянуть название. Воспользовавшись помощью, редакция также может поблагодарить помощников. Например, может напечатать под материалом «Редакция благодарит за помощь компанию «N».

Информационная помощь журналистам должна быть полноценной. Нет смысла начинать разговор, прерывая его на полуслове. Как показал один из опросов, «в жесткости ограничений на информацию и в нацеленности на продвижение «позитива» проявляется позиция менеджмента: 24,1 % гендиректоров в столицах и 35,4 % в регионах считают, что нужно сознательно ограничивать доступ журналистов к информации. Это приводит к тому, что не удовлетворенность контактами заставляет тех отказываться от обращения в компанию при подготовке публикаций и опираться на другие источники (в том числе на сведения от конкурентов…»[96]

Журналист, который звонит в компанию, с одной стороны хочет получить от нее нужную информацию, с другой, надеется застать ее сотрудников врасплох, чтобы получить как можно более необработанную, неприлизанную информацию. И действительно неподготовленные работники частенько что-нибудь «ляпают» или выдают информацию, которой, будь у них время на раздумье, не поделились бы и т. д.

Специалист по медиарилейшнз должен быть всегда готов к тому, что на него переключат звонок и ему придется общаться на любую тему, касающуюся его компании.

Но, конечно, сами журналисты обычно звонят только в самые крупные, общественно значимые компании. Представителям других компаний журналисты могут вообще никогда не позвонить.

Специалист по медиарилейшнз может и должен использовать телефон для общения с журналистами в определенных ситуациях. Телефон позволяет наладить быстрый и прямой контакт. Во время телефонного разговора легко понять реакцию журналиста. Телефонный звонок может стать отправной точкой в дальнейшем долгосрочном сотрудничестве.

Но звонок в редакции может раздаться в неподходящее для журналиста время. Некоторые журналисты вообще ненавидят звонки специалистов по медиарилейшнз и отказываются общаться, просто бросая трубку. Вместе с тем телефоном стоит пользоваться, ведь, например, «по данным DWJ Television, 71 % всех руководителей отделов новостей на радио предпочитают получать актуальные репортажи по телефону. Это особенно важно для срочных новостей. Когда лесные пожары стали угрожать Калифорнийской долине, крупный производитель вина сделал специальный репортаж с участием своего президента, который уверял, что огонь не затронул виноградники, и предсказывал великолепный урожай. Из 50 радиостанций, которым предложили эту пленку по телефону, 40 взяли ее в эфир. Одновременно исследование DWJ показывает, что в 22 % случаев отделы новостей предпочитали кассеты, а еще 12 % хотели бы получить пресс-релиз по спутниковому телефону.»[97]

Если телефонный номер журналиста в редакции достаточно открыт, то личный домашний или мобильный обычно предназначен для близкого круга общения. Специалист по медиарилейшнз не является ни родственником, ни другом, ни коллегой по редакции, и у него должны быть очень веские основания, чтобы позвонить по домашнему или неслужебному мобильному телефону.

Прежде, чем набрать номер телефона, следует основательно подготовиться к разговору. Стоит набросать себе план того, что нужно сообщить собеседнику. Также можно сделать шпаргалку, в которой заранее подготовить ответы на возможные вопросы, записать важные факты и цифры, которые могут понадобиться журналисту. Возможно журналист захочет пообщаться с партнерами, конкурентами. Стоит иметь их координаты. Если их не сообщить, то журналист все равно найдет нужных людей, но не благодаря специалисту по медиарилейшнз, а вопреки, что, конечно же, скажется на дальнейших взаимоотношениях.

Сам телефонный разговор предполагает лаконичность. Поэтому говорить следует коротко и по делу.

Не нужно витиеватых учтивостей. Это не светский раут – деловой разговор.

Одни специалисты по медиарилейшнз советуют начинать разговор с вопросов типа «Подходящее ли это время для звонка? Есть ли у вас пара минут, чтобы со мной поговорить?» и т. д. Очень часто на такие вопросы отвечают «нет». Гораздо удачнее будет первая фраза, связанная с интересами журналистов, например: «У меня есть интересная история для аудитории вашего издания…» или «Предполагаю, у меня есть история, которая вас заинтересует» и т. д. И только после этой фразы стоит спрашивать, рассказать ли историю сейчас или перезвонить попозже. Шансы на то, что журналист согласиться выслушать историю сейчас или позже, очень высоки. Ведь работники редакций только тем и занимаются, что ищут интересные факты, а тут история пришла «самотеком».

Если журналист согласился выслушать интересную историю, то она действительно должна быть. Как только собеседник потеряет интерес к тому, что ему излагает собеседник, разговор закончится. Обычно, человек решает насколько ему интересно сообщаемое в течение первых 30–60 секунд. То есть за это время нужно успеть высказать журналисту суть информации, увлечь его какими-либо фактами.

Если начало удалось, и журналист внимательно слушает продолжение, то нужно обращать внимание как он слушает – пассивно или активно. То есть он по какой-либо причине может только делать вид, что слушает. Стоит переспросить «Вам это интересно?» или «Может быть что-то непонятно?» или «Я не слишком быстро говорю?».

Не следует давить на журналиста массой информации. Нужно давать ему возможность задавать вопросы и тогда он сам будет направлять разговор в нужное русло, помогать отсортировывать нужную информацию.

Не стоит заранее записывать свою речь и читать ее – это очень утомительно для слушателя. Лучше хорошо выучить основные факты, а по ходу разговора излагать их в свободной устной форме. Тогда получится живое непосредственное общение.

Если журналисту потребовалась дополнительная информация, то можно договориться и прислать ее по электронной почте или другим способом.

После окончания разговора журналист кладет трубку первым.

Если журналиста не удается застать, и в трубке все время слышен стандартный ответ автоответчика, то стоит воспользоваться голосовой почтой. Такое сообщение должно быть очень коротким, буквально несколько слов о сути и важности события, а также указание на компанию, на свое имя, телефон и электронную почту.

Если на оставленное сообщение нет никакой реакции, то можно снова пытаться связаться по телефону или отправить сообщение по другому каналу: факсом, электронной почтой и т. д. Журналист может не ответить не потому что ему не интересно, а просто считая, что если кому-то очень нужно, он рано или поздно дозвонится.

Если специалист по медиарилейшнз сам пользуется автоответчиком, то его записи нужно регулярно проверять и отвечать на звонки журналистов как можно оперативнее. Не дождавшись информации от одного человека журналист обязательно обратиться к кому-то другому.

Телефон – достаточно сложный инструмент, который требует определенных навыков общения. Сотрудникам компании, принимающим звонки и специалистам по медиарилезйшнз было бы полезным пройти тренинг по телефонному общению.

Оглавление книги