Книга: Онлайн-кассы. Революция в применении кассовой техники

Глава 4. Применение и эксплуатация ККТ при осуществлении денежных расчетов.

4.1. Применение ККТ в повседневной деятельности фирмы.

Для того чтобы дальше детально рассматривать все вопросы и нюансы, связанные с применением ККТ, необходимо еще раз рассмотреть некоторые фундаментальные основы, касающиеся конструкции и режимов работы контрольно-кассовой техники.

Необходимо и важно знать, основные режимы работы ККТ. Поскольку в каждом из режимов выполняются определенные, соответствующие только данному режиму функции. Более детально они описаны в «Инструкции по эксплуатации» и для каждого типа ККТ являются индивидуальными. Также нужно знать и понимать отдельные специфические термины, которые используются при применении и обслуживании ККТ:

? «Секция (отдел)» – отдел магазина, по которому оформляется покупка

? «Счетчик итогов» – область данных оперативной памяти ККТ, где регистрируются суммы продаж по секциям, за смену, общая сумма главного итога

? «X-отчет» – отчет на чековой ленте о продажах, при снятии которого не происходит перевод счетчиков на нули (в современной ККТ при снятии X-отчета информация о продажах, находящихся в оперативной памяти, не стирается)

? «Z-отчет» – отчет на чековой ленте о продажах при изъятии денег из ККМ, при котором происходит перевод секционных и сменных счетчиков на нули.

При стыковке ККТ с программным обеспечением обязательно нужно знать, что применяемый пакет прикладных программ, который используется совместно с POS-терминалом, подлежит обязательной сертификации. Вам необходимо при приобретении и установке программного обеспечения обязательно разобраться, допущена ли ваша программа для применения на вашей ККТ. Если это вдруг не так, то опять же вас ждут проблемы, нервотрепка, штрафы и возможно остановка деятельности фирмы.

Из предыдущих глав мы знаем, что эксплуатация ККТ с ФН имеет следующие особенности:

– временной ресурс – 13 месяцев, то есть в первый день 14-го месяца ККТ блокируется. Убытки гарантированы!

– использованные ФН должны храниться у вас не менее 5 лет. Подумайте о сейфе для их хранения;

– по окончании 10 месяцев после активизации ФН при закрытии каждой смены ККТ выдает предупреждение: «ФН заполняется». Ремонтировать ФН запрещено. При его поломке кассовый аппарат отправляется в ремонт в сервисный центр.

Шибко «умные» предприниматели после предупреждения считают: «Ага, у меня еще 3 месяца до замены ФН». Впоследствии в течение этих 3-х месяцев забывают об этом, и в самый неподходящий момент ККТ блокируется. По статистике, в эту ловушку попадают не менее 20-25% пользователей ККТ. По «закону бутерброда» ККТ блокируется или в пятницу, или в праздники. И у вас наступают веселые 3-5 дней, когда вам необходимо Ваш бизнес временно приостановить. Помните об этом! Кстати, стоит подумать и о том, чтобы иметь или запасной ФН или запасную ККТ с другим сроком «жизни» ФН. А ведь действительно на каждом автомобиле есть запасное колесо на случай «а вдруг». Так почему же не должно быть такого «запасного колеса» для вашей ККТ и в итоге для вашего бизнеса? Стоимость такого «запасного колеса» в десятки, а то и сотни раз меньше, чем упущенная выгода при простоях ККТ. К работе с кассовым аппаратом могут быть допущены сотрудники, которые:

? освоили правила эксплуатации ККТ в объеме технического минимума (например, прошли обучение в ССЦ);

? изучили типовые правила эксплуатации ККТ.

При этом с такими работниками нужно заключить договор о полной материальной ответственности.

При оплате покупки кассир-операционист обязан определить общую сумму покупки. Сделать это можно по показаниям индикатора ККТ или с помощью счетных устройств. Далее эту сумму необходимо назвать покупателю (заказчику) и уточнить способ оплаты.

Если покупатель (заказчик) производит оплату наличными, то кассир-операционист должен получить от покупателя (заказчика) денежные средства, четко назвать их сумму и положить эти денежные средства отдельно на виду у покупателя (заказчику).

Далее ему необходимо напечатать кассовый чек, назвать и выдать покупателю (заказчику) причитающуюся ему сдачу вместе с чеком. При этом бумажные купюры и разменную монету нужно выдавать одновременно.

В случае, когда покупатель (заказчик) для оплаты предоставил банковскую карту, кассир-операционист или сам покупатель (заказчик) должен вставить карту в специальный разъем кассовой машины (системного кассового терминала, имеющего связь с банком). При вводе банковской карты в машину покупатель (заказчик) должен ввести личный код (ПИН-код), известный только ему. По каналу связи сообщается номер счета владельца кредитной карточки, подтверждается его платежеспособность и дается команда на списание со счета указанной суммы (стоимости покупки или услуги). После чего кассир-операционист должен напечатать кассовый чек и вернуть карточку покупателю одновременно с кассовым чеком.

В процессе работы кассиру запрещено:

? допускать посторонних лиц к ККТ (исключение – директор (его заместитель, бухгалтер, дежурный администратор) организации (индивидуального предпринимателя), а также технический специалист или контролирующее лицо для проверки кассы – только с разрешения указанных лиц);

? покидать кассовую кабину без уведомления об этом администрации, не отключив ККТ, не закрыв на ключ кассовую кабину и ККТ. При необходимости покинуть кассовую кабину все ключи (от кабины, ККТ и денежного ящика) должны быть у кассира;

? самостоятельно вносить изменения в программу работы кассового терминала;

? иметь в кассе личные и не учтенные через ККТ денежные средства (исключение – денежные средства, которые выданы перед началом рабочего дня).

В конце смены кассир должен:

– подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

– составить кассовый отчет;

– сдать выручку старшему (главному) кассиру (либо непосредственно инкассатору банка;

– заполнить журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4).

Закончив оформление кассовых документов, кассир обязан :

– произвести ежедневное обслуживание машины и подготовить ее к следующему дню, в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на данный тип ККТ;

– закрыть кассовую машину чехлом, предварительно отключив от питающей сети;

– сдать ключи от кассовой машины, кассовой кабины представителю администрации (директору, заведующему, дежурному администратору или старшему (главному) кассиру) на хранение под расписку.

При возникновении неисправности кассир обязан:

? выключить кассовый аппарат, вызвать представителя администрации и определить характер неисправности;

? в случае невозможности самостоятельно устранить сбой оформить окончание работы как при окончании смены, а в журнале кассира-операциониста время и причину окончания работы.

Рабочее место кассира должно соответствовать всем требованиям по технике безопасности и электробезопасности. В начале работы кассир пробивает нулевой чек с целью проверки четкости печатания реквизитов и наличия их на чеке. В конце смены нулевые чеки прикладываются к кассовому отчету. Рассмотрим порядок подготовки к работе ККТ, а также особенности открытия и закрытия смены на примере смарт-терминала «Эвотор».

Порядок подготовки ККТ к работе следующий: прежде всего, необходимо подключить онлайн-кассу к электросети, для этого используется блок питания, дополнительное оборудование подсоединяется через USB-порты, после чего все кабели аккуратно убираются в углубление корпуса под кожух. Установка кассовой ленты производится в предназначенный для нее отсек, конец ленты вытягивается наружу.

Сим-карту следует вставить в слот до щелчка. После включения смарт-терминала кнопкой в основании планшета нужно дождаться полной загрузки системы. Интерфейс Wi-Fi схож с большинством современных смартфонов: необходимо провести по экрану пальцем сверху вниз, затем через выбор сети в меню устанавливается соединение.

На основании корпуса прибора размещены кнопки включения, регулировка громкости, несколько портов USB-соединения для установления связи с периферийными устройствами, разъем для блока питания. Для карты памяти и сим-карты предусмотрены отдельные слоты. Отсек для чековой ленты находится в задней части аппарата и закрывается крышкой. Уровень питания и ошибки в работе системы (например, в случае отсутствия чековой ленты) наглядно отображаются с помощью световых индикаторов, расположенных на верхней стороне смарт-терминала.

Для открытия или закрытия торговой смены с использованием смарт-терминала необходимо в разделе меню «Касса» воспользоваться кнопками, название которых совпадает с требуемыми операциями. Первая продажа открывает новую смену автоматически. Распечатка отчетов по сменам может осуществляться как с помощью автоматических настроек, так и ручным поиском и выбором нужного документа. Для отправки на печать конкретного отчета вручную нужно найти и указать его под пунктом «Кассовые отчеты» раздела «Отчеты». В том случае, когда отчетные документы при открытии и закрытии смен должны быть напечатаны автоматом, их следует обозначить в разделе «Смена» меню «Настройки».

Основные действия в процессе применения ККТ, которые выполняются на онлайн-ККТ (на примере ККТ Эвотор):

1) Наполнение справочника товаров может выполняться следующим образом:

а) ручной ввод. Для ручного ввода товаров в Evotor POS необходимо:

– войти в раздел «Товарный учет/Список товаров» главного меню. Если первоначально не проводился импорт товарной базы, то раздел будет пустым.

– для создания новой товарной группы, заполнить поля в открывшейся форме «Редактор группы»

– для добавления нового товара в группу, заполнить поля в открывшейся форме «редактор товара»

б) Импорт из учетной системы УС МойСклад

Пользователь может загружать данные о товарах из учетной системы «Мой Склад» (http://www.moysklad.ru). Параметры соединения в этом случае задаются в разделе «Настройки/Обмен данными».

2) Приемка товара. Для оформления приемки товара:

– выбрать раздел «Товарный учет/Приемка и переоценка/Приемка товара»

– указать принимаемый товара одним их трех способов:

– считать его штрихкод сканером;

– выбрать товар из списка или воспользоваться функцией го поиска;

– при отсутствии сведений о товаре в базе ввести вручную;

– заполнить поля «Цена закупки» и «Кол-во»;

– нажать кнопку «ВВОД»;

– аналогично пунктам 1-4 добавить сведения об остальных товарах;

– в открывшемся окне «Подтверждение» ввести текст в поле «Основание».

3) Открытие смены. В Evotor POS введено понятие программной кассовой смены. Программная кассовая смена содержит все документы, созданные в промежуток времени между её открытием и закрытием. Для открытия смены нужно нажать кнопку «Открыть смену» в меню «Касса». Evotor POS выдаст сообщение: «Смена открыта». При этом будет создан документ «Открытие смены». Если смена уже открыта, то будет выведено соответствующее сообщение.

4) Продажа. Продажа состоит из двух этапов:

– формирование чека путём выбора и добавления товаров;

– оплата чека покупателем.

Для создания нового чека:

– Войти раздел «Касса/Продажа»:

Выберите приобретаемый покупателем товар одним из трех способов:

1) Считать его штрихкод сканером. При считывании штрихкода возможны два варианта:

а) Штрихкод товара присутствует в базе данных – на экран будут выведены порядковый номер товара;

б) Штрихкод товара отсутствует в базе данных Evotor POS и будет предложено добавить» сведения о товаре в базу данных или послать запрос в облако. Пользователю останется только ввести цену и размер наценки. Товар будет добавлен в чек для последующей оплаты.

2) Нажать кнопку в правой нижней части экрана, выбирать товар из списка или же воспользуйтесь функцией его поиска;

3) Ввести позицию по свободной цене вручную.

Для оплаты чека покупателем:

– Нажать кнопку «Оплатить» в нижней части экрана;

– В открывшемся окне «Оплата» указать размер скидки на чек или ввести шестизначный код дисконтной карты (его также можно считать сканером). Значение поля «Итого к оплате» будет уменьшено в соответствии со значением скидки.

– Указать форму оплаты чека. Возможны следующие варианты:

– Наличные – в этом случае в поле «Принято» ввести сумму, полученную от покупателя, и нажмите кнопку «Оплатить чек». В распечатанном чеке будут указаны размер принятой суммы и величина сдачи;

? Без сдачи – будет сразу распечатан чек с нулевой сдачей;

? Карта – в этом случае продавец следует инструкциям терминала, после чего распечатывается два экземпляра банковского чека, подтверждающего факт перечисления денег за покупку (один экземпляр для покупателя и другой – для продавца) и один кассовый чек для покупателя. После распечатки чека принтером на экране появляется сообщение «Продажа успешно завершена».

5) Закрытие смены

Чтобы закрыть смену, нужно нажать кнопку «Закрыть смену» в меню «Касса» и подтвердить действие нажатием кнопки «Да» в открывшемся окне.

Возникает много вопросов по электронным чекам. Ведь с 1 февраля 2017 г. по требованию покупателя необходимо отправлять электронный чек. Кассир обязан выдать бумажный чек покупателю, если тот заранее, до момента расчета, не предоставит абонентский номер или адрес электронной почты. Также бумажные чеки остаются обязательными в отдаленных от сетей связи местностях, где передача документов в налоговые органы в электронной форме не предусмотрена. Также печать кассового чека не предусмотрена при осуществлении расчетов при покупках в сети «Интернет».

Рассмотрим еще несколько практических вопросов, которые возникают при применении ККТ в свете требований измененного закона.

Как быть с переносными кассовыми аппаратами, которые используют курьеры? В качестве кассового аппарата можно использовать компактное переносное печатающее устройство с фискальным накопителем в комплекте с планшетом или телефоном в качестве устройства ввода информации, что очень удобно именно для курьеров.

Как при онлайн-ККТ будет оформляться возврат товара, в том числе на другой день? Возврат товара оформляется отдельным фискальным документом, который будет передаваться в адрес ОФД текущим или последующими днями.

А как быть в случае с продажей подарочных карт? Часто магазины продают за наличные не товары, а подарочные карты. Да, продавая подарочные карты, пробивайте кассовые чеки. Стоимость карт – это предварительная оплата в счет розничной продажи. При расчетах за товары, работы услуги продавцы обязаны применять ККТ. А значит, на стоимость карт также пробивайте чеки.

Что должно быть отражено в кассовом чеке онлайн-кассы, если покупатель вносит денежные средства авансом за будущие покупки?

В этом случае у нас нет определенного товара, мы не знаем, что клиент будет покупать, а значит (согласно Закону), нет обязанности указывать в чеке наименование товара. В данном случае мы считаем правильным указывать просто «Аванс».

В онлайн-кассе есть возможность отражать практически любую реально существующую рыночную операцию в режиме конструктора, так как есть признаки, которые определяют суть того, что продается. Для покупателя слово «Аванс» понятно, а для системы указывается признак, то есть ставится галочка «Аванс», и мы понимаем, что это за платеж. Еще в чеке указывается способ внесения суммы (наличными) и конкретная сумма (например, 1000 рублей).

Когда человек покупает что-то в пределах этого аванса, например, хлеб, выбивается новый чек, в его наименовании будет «хлеб», его стоимость – 50 рублей, итого – 50 рублей, но он не вносит наличные, а использует ранее внесенные средства. Поэтому в способе платежа будет указано: наличные – ноль, электронные – ноль, а зачет ранее внесенного аванса – 50 рублей.

Правильно ли, что чек коррекции может формироваться только для увеличения налогооблагаемой базы? Формируя чек коррекции, пользователь исполняет обязанность, которую он должен был сделать в определенный момент времени в части применения ККТ, но не сделал. Поэтому создание такого чека возможно по всем действиям в части кассового чека и бланка строгой отчетности.

Сумма налогооблагаемой базы, указанной в чеке коррекции, не связана с суммами кассовых чеков, зафиксированных в текущем фискальном накопителе или с суммами кассовых чеков, когда-либо оформленных на данной ККТ.

Важно отметить, что реформа происходит не одномоментно, и существует два условных формата фискальных документов. Первый формат исторический, переходный, в котором практически ничего не меняется, как вы раньше отражали – так и сейчас отражаете. А второй формат – новый, целевой, предполагает, что все операции можно будет детально отразить, «покрасить» и поставить маркеры.

Теперь возможно применение нового вида чеков – «на возврат прихода». При возврате товара оформлять чек потребуется не только при выплате наличных из кассы. При возврате денег за покупку на банковскую карту чек также потребуется. Пробить его нужно с признаком «возврат прихода». Такой кассовый чек содержит все обязательные реквизиты, онлайн-кассы формируют чеки с наименованием и количеством товаров, ценой за единицу с учетом скидки.

А вот бизнесмен на УСН может оформлять чек иначе. ИП на специальных условиях налоговых режимах могут пробивать чеки только на общую сумму возвращенных денег. Наименование и количество возвращенных товаров не указывать. Такая льгота будет действовать до 1 февраля 2021 года.

Стоит еще раз рассмотреть требования статьи 1.2 «Сфера и правила применения ККТ». Она гласит о том, что при осуществлении расчета пользователь обязан выдать кассовый чек или бланк строгой отчетности на бумажном носителе и (или) в случае предоставления покупателем (клиентом) пользователю до момента расчета абонентского номера либо адреса электронной почты направить кассовый чек или бланк строгой отчетности в электронной форме покупателю (клиенту) на предоставленные абонентский номер либо адрес электронной почты (при наличии технической возможности для передачи информации покупателю (клиенту) в электронной форме на адрес электронной почты.

С 1 января 2021 года чек будет только в электронном виде, поправки обязывает продавца передать покупателю (клиенту) кассовый чек (бланк строгой отчетности) в электронной формеЗакон не отменяет бумажные чеки. Если покупателю не нужен чек в электронной форме, ему распечатают бумажный чек, по которому он впоследствии сможет найти электронную форму и распечатать ее в случае необходимости. Электронные чеки высылаются на адрес электронной почты или через ссылку, отправленную продавцом на номер мобильного телефона покупателя только по его требованию. Называть адрес почты и номер телефона каждый раз необязательно – в мобильном приложении, разработанном ФНС, предусмотрена возможность сформировать уникальный личный штрих-код, который перед покупкой достаточно будет предоставить для считывания кассиру.

Что касается персональных данных, то угроза их получения третьими лицами сильно преувеличена. Действующее законодательство о защите персональных данных обязывает продавца обеспечивать защиту персональных данных покупателя. Например, в случае доставки каких-либо продуктов на дом физическому лицу продавец и без кассового чека получает информацию о месте жительства конкретного лица. Факт отражения сведений на кассовом чеке (БСО) об адресе помещения, принадлежащем покупателю – физическому лицу, также подпадает под действующие нормы законодательства Российской Федерации о персональных данных.

Много не понятно опять же по чекам коррекции, так как в статье 4.3. «Порядок и условия применения ККТ» говорится: «При выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее, формируется кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции)». В соответствии с пунктом 4 статьи 4.3 Закона № 54-ФЗ при выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее, формируется кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены.

Таким образом, чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) применяется пользователем контрольно-кассовой техники для исполнения обязанности, которая ранее не была исполнена. Например, не был пробит последний чек на сумму 100 рублей, а кассир закрыл смену, соответственно, после открытия новой смены необходимо пробить чек коррекции за предыдущую дату на сумму 100 рублей, а также при установлении налоговым органом нарушения требований законодательства Российской Федерации о применении контрольно-кассовой техники и, соответственно, в целях устранения данного нарушения пользователем пробивается чек коррекции на непробитую сумму.

А вот если у пользователя 10 ККТ, то как быть если необходимо пробить чек коррекции – можно ли пробивать его на любой из ККТ?

Учитывая, что пользователь исполняет обязанность, которую он должен был сделать в определенный момент времени в части применения ККТ, но не сделал, необходимо полностью смоделировать ситуацию с применением ККТ в настоящее время так, как она была бы исполнена при соблюдении пользователем требований законодательства о ККТ. В этой связи пользователем должен быть сформирован чек коррекции на той ККТ, на которой он этого не сделал, учитывая, что ККТ регистрируется с привязкой к адресу (месту) применения ККТ и на чеке отражается адрес места расчета.

Таким образом, чек коррекции применяется тогда, когда своевременно не была применена кассовая техника. Всякий раз, оформляя чек коррекции, мы признаем, что не применили кассу в тех случаях, когда должны были ее применить, то есть констатируем нарушением с нашей стороны. По каждому чеку коррекции ФНС вправе попросить разъяснения. Корректировка может быть в большую или в меньшую сторону и всегда делается с указанием основания коррекции.

Пример оформления чека коррекции – вы не выдали чек, пользователь пожаловался, и вам пришло предписание от надзорных органов. Или просто пользователь пришел на следующий день и потребовал не выданный чек. Таким образом, в 99,9% чек коррекции должен применяться тогда, когда вы сами не применили кассу. Потенциально возможен сценарий, что операция оформления чека не была проведена своевременно в связи с техническим сбоем – касса зависла или чек задвоился.

Сейчас в ФНС активно разрабатываются методические разъяснения, как применять кассу и отражать в тех или иных случаях. В том числе будет подробно с примерами описано, как применять чек коррекции. Если какие-то случаи прямо не прописаны в законодательстве, то ФНС используют рекомендательные формулировки, которые отражают однозначную трактовку.

Если вам возвращают товар, то это не чек коррекции, это возврат прихода по товару. Если вы выдали деньги из кассы – это расход. Если вам вернули деньги, выданные из кассы, то это возврат расхода.

На фискальном накопителе будет храниться вся информация, например, по продажам. Нужны ли тогда будут журналы кассиров-операционистов и другие формы первичных учетных документов?

Сейчас налоговики определяются, что нужно оставить, а что можно ликвидировать. Часть отчетов (например, отчеты о выручке) будет «зашита» внутрь фискального накопителя. Планируется избавить налогоплательщиков от максимального количества отчетов, потому что налоговики и так получат полную оперативную информацию.

Какие сроки предоставления информации и документов по запросам налоговых органов необходимо использовать в целях исполнения ст.14.5 ч.5 КоАП РФ, и какие нормативно-правовые акты их регламентируют? Соответствующие сроки регламентируются Приказами ФНС России, которые размещаются на сайте regulation.gov.ru.

На онлайн-ККТ пробивают чеки не только на принятые оплаты, но и в некоторых случаях на выданные суммы. Например, продавец выдаст чек, выплачивая покупателю деньги за возвращенный товар. На традиционных ККТ чеки при возврате денег не пробивают.

Рассмотрим еще несколько конкретных случаев, когда чеки не нужны:

? Компания выдает наличные сотруднику под отчет. Онлайн-кассу применять? Нет. Эта операция не связана с приемом либо выплатой денег за проданные товары, работы, услуги. Поэтому чек не пробивают. Достаточно выписать расходный кассовый ордер;

? А если работник принесет документы, подтверждающие покупку товаров за наличные. Чек пробить нужно? Тоже нет. У вас продаж по такой операции нет. Денег от клиентов вы не получаете и не возвращаете. Поэтому чек не нужен.

? Надо ли применять кассу, если продавец выдает покупателю счет на оплату и клиент перечисляет деньги через банк? В этом случае покупатель не платит наличными или с помощью электронных средств платежа. Следовательно, ККТ не применяйте.

Оглавление книги