Книга: Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться

Как создавать инструкции в «Мегаплане»

Как создавать инструкции в «Мегаплане»

Хранить регламенты и инструкции, а также обеспечивать их выполнение удобно в «Мегаплане». Сделать это можно двумя способами:

• используя общие папки в модуле «Документы»;

• создавая шаблоны задач.

Первый способ. Документы любого формата можно хранить в папках модуля «Документы» любого уровня вложенности. Настраивайте доступ к каждому документу или ко всем документам в папке, определяя, кто из сотрудников сможет просматривать и скачивать, а кто – редактировать загруженные файлы. Если какой-либо загруженный документ был изменен, загружайте его как новую версию документа. Информация о версиях отображается на странице документа. Документы некоторых форматов имеют предварительный просмотр.

В модуле «Документы» есть фильтры, помогающие отобрать нужные файлы по нескольким параметрам.

Во-первых, документы можно помечать избранными, тогда они будут отображаться в общем списке избранного. Второй доступный фильтр – по типу документа. «Мегаплан» различает текстовые документы, презентации, PDF-файлы, таблицы и изображения. Прочие файлы попадают в категорию «Остальные». Кроме этого, документы можно помечать метками. Каждый документ может иметь одну или несколько меток.

Метки бывают локальные, то есть видимые только тому сотруднику, который их добавил, и глобальные, видимые всем сотрудникам, у которых есть доступ к помеченным этими метками файлам. Добавить метки можно при добавлении документа в «Мегаплан» или потом, выбрав пиктограмму «Пометить» на странице просмотра документа или в общем списке документов.

А самый простой и понятный способ сортировки – пользоваться папками и подпапками.

Доступен поиск документов по содержимому. Поддерживаются форматы DOC, XLS, PDF, ODT, ODS и др. (список пополняется). Поиск осуществляется с любой страницы «Мегаплана». Чтобы найти документ, достаточно ввести ключевое слово или фразу в строку поиска информера. Результат будет отображен во всплывающем окне.

В модуле «Документы» вы можете создавать шаблоны документов, актов, нарядов и др. Система будет автоматически генерировать документ по шаблону, используя, например, данные клиента или задачи. Так можно генерировать стандартные коммерческие предложения и иные документы.

Таким образом, все документы, необходимые для ежедневной работы, хранятся в «Мегаплане» и доступны из любой точки мира, где есть Интернет. При загрузке новой версии приходит уведомление. Теперь сотрудники не смогут случайно скачать старую версию коммерческого предложения или отправить устаревшие реквизиты.

Этот способ удобен для тех инструкций, к которым вы будете обращаться эпизодически. Задает сотрудник вопрос – вы ему даете ссылку на инструкцию.

Второй способ. Если у вас в компании есть периодические задачи, их постановку удобно автоматизировать. Периодическая задача – это задача, которую вы ставите подчиненному с определенной регулярностью. Например, подготовить месячный отчет.

Для автоматизации процесса создайте шаблонную периодическую задачу в «Мегаплане»: перейдите в модуль «Задачи», нажмите «Поставить задачу», затем на левой панели выберите раздел «Шаблоны».

В шаблоне пропишите:

• название;

• суть задачи;

• ответственного;

• дедлайн (крайний срок выполнения после постановки задачи, например один день);

• периодичность запуска (каждый день, неделю, месяц, год; время запуска);

• чек-лист.

Что такое чек-лист? Это список действий, из которых состоит решение задачи. Он помогает быть уверенными в том, что каждый раз при выполнении важной задачи сотрудники все делают правильно. Даже простые процессы могут быть улучшены с помощью систематизации и использования чек-листов.

Чаще всего чек-листы составляются для проверки какого-то нужного действия:

• чек-лист проверки доступности основных средств связи (телефон, Интернет);

• чек-лист для обработки входящих заявок клиентов;

• чек-лист утренней проверки торгового зала и др.

Каждый раз при постановке сложной задачи в «Мегаплане» используйте чек-лист.

Так вы всегда будете в курсе, как идет выполнение задачи. Выполнил дело – поставил галочку.

Оглавление книги