Книга: Розничные сети. Секреты эффективности и типичные ошибки при работе с ними

Приложение 21 Образец должностной инструкции начальника отдела по работе с сетевыми клиентами

Приложение 21

Образец должностной инструкции начальника отдела по работе с сетевыми клиентами

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

_______________ Иванов И. И.

«____» 200 _______________ г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Руководитель отдела по работе с сетевыми клиентами назначается на должность и освобождается приказом генерального директора.

1.2. Подчиняется директору департамента продаж, заместителю генерального директора по коммерческим вопросам, генеральному директору.

1.3. Руководитель отдела по работе с сетевыми клиентами в своей деятельности руководствуется:

• настоящей должностной инструкцией;

• положением об отделе по работе с сетевыми клиентами;

• приказами и распоряжениями генерального директора;

• распоряжением директора по работе с сетевыми клиентами;

• распоряжениями коммерческого директора;

• правилами внутреннего трудового распорядка и техники безопасности;

• положениями, регламентирующими внутрифирменные отношения;

• уставом фирмы;

• ТКРФ;

• административным кодексом.

1.4. Руководитель отдела по работе с сетевыми клиентами должен знать:

• законодательные и нормативно-правовые акты, постановления, регламентирующие деятельность юридического лица;

• экономические основы ведения бизнеса;

• основы управления подразделениями;

• перспективы развития отдела по работе с сетевыми клиентами;

• профиль, специализацию, особенности структуры общества;

• рыночные методы хозяйствования и финансового менеджмента;

• порядок ведения учета и составления отчетов о хозяйственно-финансовой деятельности департамента продаж;

• порядок заключения и исполнения договоров поставки;

• экономику, организацию торгово-финансовой деятельности, труда и управления;

• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

1.5. В период временного отсутствия руководителя отдела по работе с сетевыми клиентами его обязанности возлагаются на одного из руководителей группы по работе с сетевыми клиентами по согласованию с директором департамента продаж, заместителем генерального директора по коммерческим вопросам.

1.6. Руководитель отдела по работе с сетевыми клиентами осуществляет руководство и контроль деятельности отдела по работе с сетевыми клиентами.

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ.

2.1. Целями руководителя отдела по работе с сетевыми клиентами являются:

• организация работы системы продаж в сетях и крупных магазинах, направленная на обеспечение планируемых объемов продаж;

• максимальный охват рынка сбыта продукции;

• продвижение товара в сетях и крупных магазинах.

2.2. Основными задачами руководителя отдела по работе с сетевыми клиентами являются:

• выполнение плановых показателей по продажам в сетях и крупных магазинах;

• участие в определении ассортиментной политики;

• текущее отслеживание дебиторской задолженности и составление актов сверки платежей;

• согласование маркетинговых программ, договоров услуг и маркетинга с клиентами, а также согласование их с юридическими, организационными, финансовыми и маркетинговыми службами;

• продвижение и позиционирование основных видов продукции и брендов в сетях и крупных магазинах;

• разработка и освоение новых каналов сбыта;

• обеспечение продаж всем необходимым комплектом документов;

• разработка и выполнение регламента работы с клиентами;

• обеспечение наличия необходимых документов по отгрузке продукции в бухгалтерии и торговых точках;

• обеспечение бесперебойности приема заказов;

• прием и обработка заказов, согласование графиков доставок продукции клиентам;

• согласование и осуществление поставок продукции под заказ.

3. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

3.1. Для эффективного достижения целей и решения своих задач руководитель отдела по работе с сетевыми клиентами осуществляет следующие функции:

• проведение переговоров и заключение договоров с клиентами на поставку продукции и услуг, рекламную продукцию, материальные ценности;

• участие в планировании продаж и реализации продукции;

• сбор, прием и обработка заказов;

• получение и контроль возврата денежных средств за реализованную продукцию;

• составление и подписание актов сверки взаиморасчетов;

• разработка и реализация мер по снижению затрат, связанных с технологическим обеспечением продаж, формирование системы экономического стимулирования сбыта;

• своевременное оповещение клиентов об изменении отпускных цен на продукцию;

• составление и согласование графиков поставок продукции клиентам;

• оформление и подбор необходимой документации;

• контроль выполнения заказов;

• представление всех видов продукции покупателям;

• обеспечение клиентов необходимыми рекламными материалами;

• выполнение планов продаж в сетях и в крупных магазинах;

• формирование и проведение различных мотивационных программ;

• анализ предложений, в том числе и содержащих ретро-бонусы, в установленном порядке (в пределах установленных норм) в соответствии с технологией их учета департаментом маркетинга и финансово-экономической группой;

• согласование с департаментом маркетинга работы мерчендайзеров, контроль их работы в торговых точках, проведение экономического анализа их деятельности;

• составление, ведение и предоставление необходимых видов отчетов;

• рассмотрение претензий покупателей по предоставляемым им услугам;

• оформление возвратов продукции от клиентов;

• согласование с покупателем условий работы и поставки продукции;

• сбор и обработка необходимых документов от клиентов;

• предоставление клиенту необходимого пакета услуг и цен согласно ценовым соглашениям с производителями продукции;

• разработка и внедрение комплекса мер, направленных на уменьшение возвратов продукции от клиентов;

• проведение различных промоакций по продвижению продукции во всех сегментах рынка с одобрения Департамента маркетинга, обеспечение должного уровня их организации, контроля, оформления с последующим анализом экономического эффекта от каждого проведенного мероприятия;

• ведение переговоров и продвижение продукции в сетях и крупных магазинах;

• обучение персонала, обеспечение кадрового резерва отдела;

• своевременное составление финансовых документов, планов, отчетов, информационно-аналитических материалов о выполнении планов по сбыту продукции, финансово-хозяйственной деятельности и региональной торговле;

• изучение перспективного и текущего спроса на продукцию и требований к ее качеству;

• подготовка материалов для юридической службы для подачи исковых заявлений в арбитражный суд;

• предъявление через юридическую службу претензий, штрафных санкций, судебных исков к покупателям за нарушение условий заключенных договоров, установленного порядка размещения заказов;

• рассмотрение претензий клиентов на поставленную продукцию и доведение этой информации до руководителя отдела закупок;

• составление отчетов о количестве поступивших и удовлетворенных претензий с указанием, на какую сумму, по каким причинам и чьей вине поступили претензии.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ.

4.1. Руководитель отдела по работе с сетевыми клиентами имеет право:

• давать структурным подразделениям и отдельным специалистам указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела по работе с сетевыми клиентами;

• требовать и получать от других структурных подразделений компании необходимые документы, материалы и информацию по вопросам, входящим в компетенцию отдела по работе с сетевыми клиентами;

• представительствовать от имени компании по вопросам, относящимся к компетенции отдела по работе с сетевыми клиентами;

• давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела по работе с сетевыми клиентами;

• требовать устранения нарушений, выявленных в процессе своей деятельности;

• давать руководителям и работникам структурных подразделений рекомендации по совершенствованию производственно-сбытовой деятельности, продвижению продукции на рынке, разработке и реализации коммерческих проектов и повышению их эффективности;

• давать поручения и разъяснения руководителям и работникам структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию отдела по работе с сетевыми клиентами;

• определять приоритетные направления развития каналов сбыта продукции и совершенствования технологии продаж;

• принимать работников, иных физических и юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию отдела по работе с сетевыми клиентами, и вести с ними деловую переписку;

• требовать устранения нарушений, выявленных в процессе их деятельности;

• давать указания и требовать их выполнения от подразделений департамента продаж в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением;

• делегировать часть своих полномочий руководителям групп по работе с сетевыми клиентами.

4.2. Руководитель отдела по работе с сетевыми клиентами продаж обязан:

• соблюдать при осуществлении своей деятельности требования действующего законодательства РФ и локальных актов;

• руководствоваться в своей деятельности утвержденным планом продаж;

• рационально использовать предоставленные и имеющиеся ресурсы и полномочия;

• формировать и поддерживать в рабочем состоянии представляющие коммерческий интерес для компании деловые контакты и связи, связанные с реализацией и продвижением продукции;

• предоставлять сведения и материалы, необходимые для стратегического планирования деятельности компании и ее рыночной ориентации, а также установленную отчетность о своей деятельности и достигнутых результатах;

• информировать руководство компании о наступлении или угрозе наступления обстоятельств, влекущих негативные последствия;

• участвовать в разработке мер по совершенствованию существующих бизнес-процессов;

• обеспечивать сохранность вверенных документов и ценностей и их возврат, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ, локальными нормативными актами либо сторонами.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

5.1. Руководитель отдела по работе с сетевыми клиентами несет ответственность за:

• надлежащее и своевременное выполнение своих функциональных обязанностей, состояние и ведение документооборота, учета и отчетности;

• соблюдение законности и требований, установленных действующим законодательством РФ в сфере организации торговли, а также локальными актами, регламентирующими деятельность отдела по работе с сетевыми клиентами;

• заключение договоров продажи продукции, маркетинговых договоров, договоров других услуг с клиентами;

• организацию своевременного и качественного приема заказов;

• контроль выполнения условий договоров с клиентами;

• превышение дебиторской задолженностью установленных нормативов;

• необоснованное невыполнение плана продаж в сетях;

• нарушение внутреннего распорядка работы фирмы;

• несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных служб;

• необеспечение контроля в департаменте внутрифирменных процессов в соответствии с Положением об отделе по работе с сетевыми клиентами, с Положениями о структурных подразделениях, входящих в отдел по работе с сетевыми клиентами, должностными инструкциями руководителей данных подразделений, регламентами проведения работ;

• необеспечение контроля над движением информации, документов и материальных ценностей;

• отсутствие контроля выполнения приказов и распоряжений генерального директора, распоряжений коммерческого директора и других нормативных актов;

• несоблюдение бюджета затрат по структурным подразделениям, входящим в отдел по работе с сетевыми клиентами;

• несвоевременное и недостоверное предоставление информации и документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела по работе с сетевыми клиентами;

• составление, утверждение и представление достоверной информации о деятельности отдела по работе с сетевыми клиентами;

• разглашение сведений о принятых планах, заключаемых сделках, утрате, порче документов и имущества, иной вред, причиненный в процессе своей деятельности фирме и ее работникам.

6. РЕЖИМ РАБОТЫ.

6.1. Режим работы директора департамента продаж определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка с 9.00 до 18.00.

6.2. Директору департамента продаж устанавливается ненормированный рабочий день в соответствии с трудовым законодательством (дополнительные дни к отпуску).

6.3. Для решения вопросов по обеспечению своей деятельности директор департамента продаж может выезжать в служебные командировки.

С инструкцией ознакомлен _______________

«____» 200 _______________ г.

Оглавление книги