Книга: Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Ввод исходных данных в справочники программы

Ввод исходных данных в справочники программы

После настройки программы нужно ввести необходимый минимум исходных данных в ее справочники. В программе «Кадры SB» справочник – это своеобразный каталог, хранилище основной и базовой информации, которая впоследствии будет использоваться в других режимах работы, и без которой невозможна эксплуатация программы. Например, информация о должностях сотрудников хранится в справочнике должностей, сведения о социальных льготах, которыми пользуются сотрудники предприятия – в справочнике социальных льгот, данные о семейных положениях сотрудников – в справочнике семейных положений, и т. д. Отметим, что пополнять и редактировать справочники можно и в процессе эксплуатации программы, но определенный минимум сведений рекомендуется все же ввести заранее, чтобы впоследствии не тратить на это время.

Доступ к справочникам программы осуществляется с помощью соответствующих команд меню НСИ (расшифровывается как «нормативно-справочная информация»). Отметим, что порядок заполнения и редактирования большинства основных справочников разнообразием не отличается, более того – он практически одинаков. Поэтому, чтобы не повторяться, мы не будем подробно останавливаться на каждом справочнике, а продемонстрируем приемы и методы работы на примере одного из наиболее востребованных из них – справочника должностей.

Для перехода в режим работы со справочником должностей в главном меню программы предназначена команда НСИ ? Должность. При активизации данной команды на экране отображается окно, которое показано на рис. 3.15.

Рис. 3.15. Справочник должностей

В данном окне содержится перечень внесенных ранее в справочник должностей. По умолчанию он содержит несколько позиций, для каждой из которых в соответствующих колонках показывается название должности и ее код в соответствии с ОКПДТР.

Чтобы добавить в справочник новую должность, нужно нажать кнопку Добавить, которая находится слева внизу окна. При этом окно справочника примет вид, как показано на рис. 3.16.

Рис. 3.16. Добавление должности в справочник

Добавлять позиции в справочник можно как вручную, так и автоматически. В первом случае нужно в соответствующих полях, которые появились в верхней части окна, с клавиатуры ввести наименование должности и ее код. Во втором случае требуемую должность следует выбрать из раскрывающегося списка, содержимое которого соответствует Единому классификатору должностей Российской Федерации. При этом поля Наименование и Код заполнятся автоматически.

Новая должность будет добавлена в справочник после нажатия кнопки ОК. Если вы хотите отказаться от добавления должности, нажмите кнопку Отмена.

Вы может в любой момент отредактировать введенные ранее данные о должности. Для этого нужно выделить соответствующую позицию в списке щелчком мыши и нажать в нижней части окна кнопку Изменить. В результате откроются параметры, как и при вводе новой должности (см. рис. 3.16), а сохранятся внесенные изменения после нажатия кнопки ОК.

Чтобы удалить должность из справочника, щелкните на ней мышью и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Однако в программе есть справочник, порядок работы в котором отличается от стандартного. В этом справочнике осуществляется ввод, редактирование и хранение информации о процентных ставках к должностному окладу, назначаемым за выслугу лет. Для перехода в режим работы с данным справочником предназначена команда главного меню НСИ ? Процентные ставки выслуги лет, при активизации которой на экране открывается окно, изображенное на рис. 3.17.

Рис. 3.17. Справочник процентных ставок за выслугу лет

На данном рисунке представлено содержимое справочника, которое предлагается в программе по умолчанию, но вы можете редактировать его в соответствии со спецификой своего предприятия. В полях Шкала лет указывается выслуга, а в полях Шкала процентов – проценты к должностному окладу, назначаемые за выслугу лет. Например, настройки, показанные на рис. 3.17, свидетельствуют о том, что работник, имеющий выслугу лет от 3 до 5 лет, получит к своему должностному окладу надбавку в размере 15 %, а работник, имеющий выслугу от 5 до 10 лет – надбавку в размере 20 %.

Завершается заполнение и редактирование справочника нажатием кнопки ОК. При нажатии кнопки Отмена окно будет закрыто, а все внесенные изменения – утрачены.

Оглавление книги