Книга: Лабиринты стратегии. 8К

Глава 12. Контроль над реализацией стратегии. Метод 8K-контроль

Глава 12. Контроль над реализацией стратегии. Метод 8K-контроль

Эта тема становится актуальной, когда появляются первые результаты внедрения стратегии. Насколько жестким должен быть контроль? На первом этапе – очень жестким, потому что есть опасность скатиться в оперативную деятельность. Как мы не раз повторяли, стратегические задачи всегда входят в противоречие с необходимостью зарабатывать деньги здесь и сейчас, причем в буквальном смысле слова «сейчас»: сегодня, завтра, в этом месяце. А эффект от решения стратегических задач, как правило, бывает отсрочен во времени. Потому несложно спрогнозировать, какая чаша весов пойдет вниз, если нет сосредоточенности на стратегии и контроля за ее внедрением: персонал в такой ситуации начинает заниматься реализацией стратегических задач по остаточному принципу, уделяя основную часть времени текущей работе.

Перейдем к инструменту 8K-контроль. Ниже описаны восемь ключевых этапов формирования карты контроля.

Наша первая задача – определиться, что именно следует контролировать. Мы должны зафиксировать показатели, исходя из поставленных стратегических целей, и, самое главное, особое внимание уделить тем моментам, в которых мы хотим быть уникальными. Это наши конкурентные преимущества, благодаря им мы станем привлекать клиентов и опережать конкурентов. Таких ключевых показателей должно быть 7 ± 2, то есть от пяти до девяти. Список можно расширить, но тогда придется хронологически разнести контрольные показатели: что-то сделать в ближайшее время, а что-то отложить на среднесрочную перспективу.

Этот пункт тесно связан с предыдущим. По сути дела, мы выстраиваем систему координат, в которой обозначаем себя и трех-пятерых основных конкурентов. Сравнение с ними помогает правильно определить, где мы находимся. Далее нам нужно будет соотнести свои показатели с общей динамикой рынка. Почему это важно? Довольно часто компания наращивает показатели, и ее собственники и управленцы гордятся результатами, полагая, что их детище развивается успешно. Но на самом деле рынок расширяется быстрее, то есть, по сути, идет потеря ранее завоеванных позиций, урезание куска «пирога». Конкуренты ведут себя активнее, клиент растет и становится более требовательным – и вот прежде успешная компания уже не в состоянии угнаться за более сильными игроками и удовлетворить запросы потребителей.

Здесь нам предстоит ответить на вопрос, как часто нужно подводить итоги стратегического развития бизнеса. Подходы могут быть разными. Если у компании нет богатого опыта в разработке и реализации стратегии, то подведением итогов стоит заниматься каждый месяц, по меньшей мере в течение первого года. Главное – научить компанию жить не только оперативной деятельностью, но и стратегическими планами. На второй год в зависимости от динамики можно перейти к ежеквартальному подведению итогов. Но, даже если мы отслеживаем результаты каждый месяц, имеет смысл раз в квартал или в полгода подводить черту под более серьезными задачами – делать крупные «засечки». Ну и, конечно, обязательно нужно подбивать итоги в конце года. Вне зависимости от того, насколько опытна компания, не рекомендуется осуществлять контроль того, как реализуется стратегия, реже, чем раз в три месяца: если растягивать паузы до полугода или года, то уровень мотивации в коллективе снизится, энергетика угаснет и, что самое страшное, стратегические задачи окажутся вытеснены оперативными действиями.

Нам необходимо решить, кто именно будет собирать информацию о ходе реализации стратегии, чтобы руководство могло принимать дальнейшие решения. Вполне очевидно, что с началом стратегических изменений на компанию ложится двойная нагрузка. С одной стороны, надо выполнять оперативные планы, которые есть у всех топ-менеджеров. С другой – следовать стратегии. И руководители не успевают отслеживать промежуточные задачи, переносят сроки, о каких-то вещах просто забывают. Им физически не хватает времени, ведь никто не отменял командировки, деловые встречи и выполнение других текущих обязанностей. А ключевой мотивационный посыл для всего персонала очень простой: любой сотрудник эффективно выполняет только то, что мотивируется и контролируется. Если он видит, что контроль снизился, обратной связи по выполнению стратегических задач нет, то он начинает уменьшать свою активность в этом направлении, уделяя больше внимания другим вопросам.

Что здесь можно порекомендовать? Учитывая, что топ-менеджмент обычно очень занят, следует создать стратегический комитет, который будет подводить итоги. Заметьте: не принимать решения, а именно отслеживать, как выполняется план стратегических изменений, и вовремя сигнализировать топ-менеджменту, что какие-то задачи были сделаны лишь частично или не в срок. Принимать решение, что делать, должна команда управленцев.

В небольшой компании функции стратегического комитета может исполнять даже секретарь. Он контролирует сроки, собирает отчеты и делает доклады руководству. Если компания достаточно крупная, то стратегический комитет, как правило, возглавляет директор по развитию или по маркетингу. В его подчинении есть специалист-аналитик, который часть своего рабочего времени (в качестве дополнительной нагрузки) тратит на то, чтобы отслеживать выполнение стратегических планов. Еще раз подчеркнем: он не вмешивается в процесс, а лишь следит за ним. Кстати, можно фиксировать не только отставание, но и опережение графиков. Например, если компания активно взялась за реализацию стратегии и идет со значительным опережением, то есть повод задуматься о постановке более напряженных планов на дальнейшие периоды.

Важно привязать систему мотивации к контролируемым показателям, чтобы у людей появилась ответственность – причем как за исполнение, так и за неисполнение задачи («кнут и пряник»). Все, кто реализует проекты вовремя, не должны забывать и про оперативную деятельность – одно всегда связано с другим. Иногда сотрудники выполняют стратегические задачи, но проваливают оперативные, или наоборот. Наша задача – поощрять тех, кто добивается побед сразу на двух фронтах. Именно эти люди должны быть отмечены за успехи. К тем, кто работает неэффективно, не укладывается в сроки, показывает неудовлетворительный результат, надо применять жесткие штрафные санкции – вплоть до увольнения. Слабые должны уходить.

Исходя из поставленных задач, у сотрудников, особенно у топ-менеджеров и руководителей среднего звена, должно появиться два блока отчетности: оперативные и стратегические показатели. Большинство топ-менеджеров не имеют мотивационной зависимости от выполнения стратегических планов. Увы, пока это реальность бизнеса на постсоветском пространстве. Результатом становится очень плохая реализация планов. Нормальный человек всегда смотрит, где есть угроза «получить по шапке», а где можно отделаться легким испугом. И если особой угрозы нет, он убирает задачи из своего поля зрения.

До какого-то момента план может оставаться актуальным, но мы должны решить, как вносить в него изменения, если это понадобится. Здесь нужно постоянно помнить: чем чаще мы корректируем планы, тем слабее становится мотивация у ключевых сотрудников. Мы должны научиться планировать таким образом, чтобы свести к минимуму необходимость дальнейшей корректировки.

Однако мир не стоит на месте: государство вводит новые правила игры, конкуренты меняют свою стратегию и тактику поведения на рынке. Корректировки планов становятся вполне закономерной реакцией на это. Вопрос в том, как часто они будут происходить. Важен также подход к определению степени отклонения от показателей: до какого момента компания может свободно закрывать на них глаза, а когда надо браться за корректировку курса.

Согласно мировой практике, отклонение от краткосрочного плана в пределах 5–7 % вполне можно наверстать в следующем месяце без привлечения дополнительных ресурсов, и изменения планов не потребуется. Если же отклонения превышают 7 %, это говорит о том, что в следующем месяце придется действовать иначе, чем записано в стратегии. В случае 10–12 %-ного отставания нужно корректировать показатели и планы. И наоборот, если имеет место значительное перевыполнение планов, необходимо пересмотреть использование неожиданно представившихся благоприятных возможностей рынка. Если в текущем месяце было сделано на 20 % больше запланированного, это значит не только то, что мы молодцы, – скорее, следует вывод, что мы поставили себе очень низкую планку и надо ее поднять.

Итак, для планов до месяца включительно допустим люфт в пределах 5–7 %. Все, что выше, придется корректировать. Для среднесрочных планов, то есть квартальных и полугодовых, можно действовать без внесения изменений в пределах 12–15 % отклонений. А вот если мы не выполнили квартальные показатели на 15 % и более, нужно обновить планы на следующие три месяца. Наконец, для стратегических планов от года и более нормальным считается люфт в 20–25 %.

Поскольку оперативный и стратегический контроль у нас жестко разделены, этим же принципом мы должны руководствоваться при выборе процедуры подведения итогов. Эффективнее всего разносить два вида совещаний во времени и пространстве: на оперативных «летучках» обсуждать проблемы, которые нужно решить в срочном порядке, на стратегических сессиях фокусироваться на более отдаленных во времени вопросах. Этот формат мы рекомендуем использовать не только для подведения итогов, но и для проработки дальнейших задач и для проведения «мозговых штурмов».

Кроме того, каждую сессию по стратегическим вопросам нужно заканчивать на позитивной ноте. Это очень важный момент. Нам, по сути, надо вскочить на волну малых побед. Например, в течение года в рамках реализации стратегии нам предстоит сформировать конкурентные преимущества. Задача объемная, так что лучше раздробить ее на небольшие этапы и активно праздновать каждый успех. Это поможет развить вкус успеха в планировании и реализации стратегии. Чем больше будет таких маленьких успехов – тем быстрее раскочегарится паровоз, который потянет все изменения. Помните: кто одерживает малые победы, имеет все шансы выиграть сражение.

И если уж есть что праздновать, этот момент должен быть фееричным. Здесь не помешает проявить фантазию, придумать, как лучше похвалить и поощрить добившихся успехов сотрудников. Надо, конечно, уделить внимание и провинившимся, хотя они вряд ли будут этому рады. Но не следует устраивать публичной порки – это не добавит мотивации отстающим сотрудникам, а лишь больше дистанцирует их от коллектива. Ограничьтесь сдержанным и деловым «разбором полетов» и решите, что нужно сделать, чтобы минимизировать ущерб от провалов и выйти на необходимый уровень.

Персонал нужно обязательно информировать о промежуточных результатах, чтобы люди понимали, в каком направлении плывет стратегический корабль. Все должны быть в курсе, что у нас получается, что – нет и кто за что в ответе. Это делается и с прицелом на перспективу: формируя успешную компанию сегодня, мы создаем твердую почву для будущих стратегических шагов. Вы легче вовлечете сотрудников в реализацию серьезных проектов, если они прочувствовали успех на вкус и запах, а кому-то он даже слегка вскружил голову – тому, кто в процессе реализации планов смог заработать, продвинуться по карьерной лестнице, приобрести новые компетенции. То есть сотрудники должны понимать, что в стратегических действиях присутствует изрядная доля позитива.

В конце этой главы мы перечислим несколько инструментов, которые помогут вам эффективно контролировать реализацию стратегии.

• Ключевые показатели эффективности (KPI) это ограниченный набор основных параметров, которые используются руководством, чтобы отслеживать результаты деятельности компании и в дальнейшем принимать на их основе управленческие решения.

• Наличие управленческого учета. Мы можем контролировать только те показатели, которые умеем считать и сравнивать. Если какой-то из нужных нам критериев не учитывается, надо ставить соответствующие задачи перед финансистами, бухгалтерами, маркетологами и другими специалистами. Нередко компании не отслеживают даже жизненно важные показатели – например, когда бизнес развивается в нескольких направлениях, но эффективность каждого из них в отдельности не определяется, все сваливается «в общий котел». Или вот другой пример: собственник компании решил, что ее конкурентным преимуществом будет уровень сервиса, но как его просчитать – не знает. Если же руководствоваться только своими внутренними ощущениями, это может привести к печальным последствиям.

• Бюджетирование (распределение ответственности и привязка ресурсов).

• Система мотивации. Еще раз подчеркнем: контроль действует только в том случае, если в компании существуют механизмы мотивации и у сотрудников – от генерального директора до рядового исполнителя – появляется стимул к реализации поставленных задач.

Итак, ранее мы уже рассказали вам, как создавать стратегию, а в этой главе научили вас контролировать результаты ее реализации. Теперь стоит подумать, кто и насколько глубоко должен знать о вашей стратегии.

Оглавление книги