Книга: Теория организации

10.6. Повышение эффективности организационной коммуникации

10.6. Повышение эффективности организационной коммуникации

Организационные коммуникации – совокупность информационных каналов, позволяющих передавать сведения интеллектуального и эмоционального содержания внутри организации между ее сотрудниками. Эффективные организационные коммуникации быстрее приводят к индивидуальной удовлетворенности деятельностью группы, позволяют ее членам наиболее полно выразить себя. Качество организационной коммуникации оказывает непосредственное влияние на производственное поведение сотрудников. Значение коммуникации в управлении возрастает по мере увеличения уровня информатизации организаций и ускорения перемен во внешней среде их деятельности.

Эффективность внутриорганизационной коммуникации зависит от множества факторов. Они подразделяются на две группы: индивидуальные и организационные.

Под индивидуальными факторами понимается все то, что связано с сотрудниками организации, их способностью и мотивацией участвовать в информационном обмене.

Исследования показывают, что существует ограниченное количество проблем (коммуникационных барьеров), снижающих эффективность коммуникации на уровне отдельного сотрудника. Есть несколько стратегий, позволяющих достаточно успешно преодолевать коммуникационные барьеры и повышать эффективность коммуникации на уровне сотрудников организации.

Во-первых, организации должны обратить специальное внимание на развитие коммуникационных навыков своих сотрудников. К числу наиболее важных из них относятся: активное слушание и предоставление обратной связи. Смысл активного слушания как приема коммуникации состоит в способности слушателя помочь говорящему сказать именно то, что он намеревался. Обратная связь, делающая процесс коммуникации двусторонним, значительно повышает его эффективность, поскольку дает возможность уточнения полученного послания.

Во-вторых, очень важно обеспечить развитие у сотрудников чисто технических навыков коммуникации: владение электронной почтой, умение пользоваться факсом, писать меморандумы.

В-третьих, руководство должно создавать управленческие системы и формировать культуру, поощряющую открытую коммуникацию в организации.

Под организационными факторами понимается организационная структура, информационная перегруженность, фильтрация и неадекватное техническое оснащение.

Чем больше иерархических уровней в организации, тем сложней передача информации и выше вероятность ее искажения. Также негативно сказывается на эффективности внутриорганизационной коммуникации неравенство в статусе сотрудников, находящихся на различных организационных уровнях, добавляющее к чисто техническому фактору психологические барьеры для обмена информацией.

Информационная перегруженность может возникнуть в том случае, если организация представляет своим сотрудникам больше информации, чем требуется для выполнения производственных функций. Традиционными средствами минимизации эффекта перегруженности является фильтрование информации и определение приоритетов в ее обработке. Фильтрация может стать и серьезным барьером внутриорганизационной коммуникации в том случае, когда информация просеивается и корректируется в интересах отдельных сотрудников, а не целей организации.

На современном этапе развития рыночных отношений наиболее актуальными проблемами организационной коммуникации становятся:

• обоснование сущности и функций организационной коммуникации;

• моделирование организационной коммуникации;

• эффективность организационной коммуникации;

• влияние организационной коммуникации на социально-экономическую эффективность деятельности;

• управление организационной коммуникацией.

Эффективность коммуникационных процессов зависит от многих факторов. Необходимо определить потребность в информации и обеспечить понимание работниками, как будет использоваться информация, правильное направление информационных запросов. Существует два основных подхода к поиску информации:

1) активный – определенный набор данных ищется либо непосредственно, либо опосредованно, например с помощью сотрудника библиотеки (pull – «вытягивание»);

2) пассивный – сотрудник оповещает свое подразделение или организацию в целом, какая ему требуется информация (push – «выталкивание»).

Персонал должен быть осведомлен о наличии информации, т. е. должны быть указатели, каталоги, телефонные справочники, навигаторы и т. д., а также возможность обращения к профессионалам для получения сведений о накопленных в организации знаниях. Содействие в поиске информации обеспечивается введением в организации новых должностей специально для помощи тем, кто занят этим поиском, а также привлечением экспертов для фильтрации информации.

Для получения информации методами pull и push необходимо обеспечить пользователю наиболее удобные средства и поддерживать баланс между этими методами (табл. 10.2).

Таблица 10.2. Сравнительная характеристика методов поиска информации по принципу «вытягивания» и «выталкивания»

Окончание

Система коммуникаций в организации должна характеризоваться завершенностью и полнотой, что означает обеспеченность доступа как к централизованно управляемой, так и индивидуально создаваемой информации. Создаются структуры и методы повторного использования данных.

Для совершенствования организационных коммуникаций рекомендуется:

• обеспечить управление информационными потоками в организации, т. е. четко представлять потребности в информации всех уровней управления и организовать потоки информации в соответствии с этими потребностями;

• использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи (например, письменную и устную речь);

• проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля);

• организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров);

• практиковать выпуск информационных бюллетеней;

• обеспечить повышение квалификации работников управления;

• использовать современные информационные технологии (например, видеоконференции).

Для успешного осуществления организационной коммуникации менеджеры должны руководствоваться следующими правилами:

1) четко определить идеи, вкладываемые в послания, учитывать цели и установки тех, кому направлено послание, и тех, кого оно касается;

2) проанализировать истинную цель каждой коммуникации – определить самую важную цель, а затем адаптировать язык, интонацию и подход в целом с тем, чтобы все они способствовали достижению поставленной цели; не следует добиваться слишком многого одной коммуникацией;

3) проанализировать все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации – большое значение имеют выбор времени коммуникации, личная или иная форма коммуникации, социальный климат в организации, в подразделении и т. д.; коммуникация должна постоянно приспосабливаться к изменяющимся условиям среды;

4) при планировании коммуникации консультироваться с другими сотрудниками – важно добиваться участия других сотрудников, что может придать дополнительную убедительность и объективность сообщению (зачастую те, кто оказал помощь в планировании коммуникации, окажут ей активную поддержку);

5) обратить пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения – это сказывается на позиции людей, которым оно направлено;

6) воспользоваться возможностями, когда они представляются, включить в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя (подчиненные с большей готовностью откликаются на такие сообщения);

7) устанавливать коммуникацию не только на сегодняшний день, но и на будущее – хотя коммуникация направлена на решение в первую очередь непосредственных задач, она должна быть организована с учетом прошлого опыта и соответствовать долговременным интересам и целям организации.

Оглавление книги