Книга: Ментальные карты для бизнеса

To-do листы

To-do листы

To-do листы – это инструмент тайм-менеджмента для управления временем и его планирования.

Это ваш ежедневный помощник, представляющий собой список подлежащих выполнению дел на определенный временной отрезок.

Формируя с вечера список на завтра, вы сможете с максимальной эффективностью использовать свое время и успевать выполнять гораздо больше дел за день, чем делали до этого.

Существует несколько рекомендаций по составлению To-do листов:

1. Планируйте и фиксируйте важные дела. Если у вас регулярно проходят встречи или вы пребываете в режиме многозадачности, то удержать в памяти всю информацию достаточно сложно. Вам обязательно следует вести To-do листы, чтобы ничего не забыть и не пропустить важные дела.

2. Расставляйте приоритеты. Задач может быть бессчетное количество, но необходимо среди них выбирать наиболее важные и приближающие вас к вашей цели. Поэтому учитесь говорить «нет» просьбам, которые отнимают ваше время. И начинайте формировать список с самых значимых задач. Последовательность их выполнения должна соответствовать приоритетности.

3. Расходуйте свое время грамотно! Ваш час как руководителя, стоит в разы дороже, чем наемных сотрудников. Поэтому делегируйте все полномочия, которые можете делегировать. Знаю, что изначально вам будет очень сложно передать кому-то часть, так как вы полагаете, что лучше вас с ними никто не справится. И в этом вы абсолютно правы! Но, повторю, ваше время дорого стоит. Поэтому освободите свое время от незначительной текучки, выйдите из работы в бизнесе и займитесь работай над бизнесом. Подробнее о том, как грамотно делегировать полномочия, вы можете прочесть в моей книге «Увеличение эффективности отдела продаж за 50 дней» (ИД «Питер»).

4. Создавайте To-do листы, опираясь на свои биоритмы. То есть если вам удобно проводить встречи в первой половине, то назначайте их на это время. И т. д.

Если у вас накопилось значительное количество дел и вы не знаете с чего начать, To-do листы помогут вам структурировать задачи и выполнить их.

Они не только не позволят забыть про какое-либо дело, но и будут мотивировать вас к их выполнению. Так как все задачи будут зафиксированы, это будет вам регулярно напоминать о необходимости их завершения. Если, например, вы поставили себе на день 7 задач, 6 из которых выполнили, а с последней ленитесь,

то с большой вероятностью можно утверждать, что вы закончите и последнее на день дело, несмотря на свое нежелание браться за него. Просто потому, что смотреть на список, в котором вычеркнуты все запланированные дела, значительно приятнее, чем на тот, где одна задача осталась не закрытой.

Как вы уже поняли, To-do листы – это инструменты для краткосрочного планирования. И заносить в них необходимо все требующие выполнения дела, независимо от того, хотите ли вы их выполнять или нет.

Помимо приоритетности, дела можно ранжировать и по степени привязки ко времени. Одни из них имеют четкую временную привязку.

Например, время встречи или отправки поезда. Это так называемые «жесткие» задачи.

Другие необходимо выполнить в течение дня, но не в конкретный промежуток времени. Это «гибкие» дела.

Также выделяют «плавающие» задачи, которые необходимо выполнить, но не обязательно в данный день, или перетекающие изо дня в день.

Ментальные карты для To-do листов рисуют невероятно просто.

1. Ядром карты в данном случае является блок с датой, на которую формируется список дел.

Рис. 64. Ядро ментальной карты при составлении To-do листа – дата

2. Первый уровень карты – это классификация задач, т. е. жесткие, гибкие и плавающие.

Рис. 65. Ментальная карта при составлении To-do листа – классификация дел (уровень 1)

3. Второй уровень – это сами задачи. Жесткие привязываются к дате и времени. Если вы используете Mind Manager, то в нем предусмотрена такая функция. Также вы можете делать какие-либо дополнительные нужные вам пометки рядом с задачами.

Рис. 66. Ментальная карта при составлении To-do листа – список дел (уровень 2)

Оглавление книги