Книга: Искусство управления IT-проектами

Стратегические (еженедельные или ежемесячные) вопросы, позволяющие бежать впереди паровоза

Стратегические (еженедельные или ежемесячные) вопросы, позволяющие бежать впереди паровоза

Стратегические вопросы часто ставятся на совещаниях руководящего состава. Если у вас проводятся еженедельные или ежемесячные обсуждения состояния проекта, вопросы такого рода вполне достойны быть в центре внимания руководства. Но они подойдут и отдельному руководителю проекта, работающему в какой-нибудь узкой сфере.

 Какова текущая вероятность уложиться в сроки к очередной дате (контрольной точке, сроку поставки), обеспечив приемлемый уровень качества? С тех пор как были сделаны расчеты трудозатрат, многое изменилось. Как теперь в процессе самой работы люди ощущают ее объем? Задайте вопрос себе и ключевым представителям своей команды, какова вероятность успешного соблюдения очередного срока. 100 %? 90 %? 50 %? Высокая? Средняя? Низкая? Постарайтесь честно ответить на этот вопрос и попросите об этом же других. Проявите лояльность к команде: не превращайте все в обвинения и упреки, пытаясь доказать несостоятельность их оценок или необходимость более интенсивной работы. Лучше дайте всем понять, что вам нужны честные ответы на вопросы о реальном состоянии дел. (Выяснение причин неуверенности или поиск виновных не устранит факт сомнений. Нужно стремиться познать, в чем суть этих сомнений.)

 Какие коррективы следует внести для повышения этой вероятности? Вряд ли можно добиться от психически нормального и честного человека стопроцентной веры в соблюдение очередного срока. Следом за вопросами о вероятности неизменно должны идти вопросы о том, как добиться ее повышения. Сократить количество совещаний и перерывов? Ускорить выработку решений? Урезать функциональность? Найти лучшие решения? Прояснить цели? Улучшить анализ создаваемого кода? Что еще? Спросите об этом людей, имеющих непосредственное отношение к решению повседневных первоочередных задач. Вмените себе и команде в обязанность активное участие в проработке этих вопросов и поиске ответов на них.

 Как провести более точную и адресную корректировку? Ваше мышление должно быть в первую очередь хирургическим. Что нужно сделать по минимуму для решения проблемы и повышения вероятности успеха? Позвонить по телефону? Послать сообщение по электронной почте? Рассекретить важное решение? Кого-нибудь уволить? Не бойтесь идти на решительные меры, если ничего другого не остается. Если хирургические методы недоступны, нужно мыслить шире. Может быть, стоит скорректировать цели? Изменить контрольные показатели? Какие системные процессы или позиции можно скорректировать для устранения причин и следствий? (См. следующий раздел.)

 Каковы на данный момент (на следующую неделю, месяц) наиболее значимые или вероятные риски? Могут ли они застать нас врасплох? Если вам удастся определить, в чем могут заключаться хотя бы три-четыре наиболее опасные и наиболее вероятные рискованные ситуации, вы уже сделаете большой шаг навстречу их предупреждению; вы сможете настроиться на их отслеживание и станете обращать внимание на любые признаки их наступления. Если тратить на составление перечня возможных рисков и возможных ответных шагов всего 5–10 минут в неделю, это уже будет означать, что вы начинаете бежать впереди паровоза. Этот вид подстраховки зачастую не требует особых затрат: каких-то несколько минут в неделю позволят приобрести довольно мощную защиту от неприятностей.

 Как без моего ведома может измениться ситуация? Держит ли руку на пульсе мой вице-президент или куратор? Не изменились ли его цели? Нет ли чего-нибудь такого, чем озабочены ключевые игроки моей команды, о чем я не знаю и что, окажись они правы, может повлиять на проект? Что такого сделал наш конкурент, на что следовало бы ответить? Выполняется ли мониторинг наших отношений с партнерами и смежниками? Чего не удалось сделать сегодня, что я могу не заметить до завтра? Обычно, чтобы получить ответ на этот вопрос, нужно сделать пару коротких телефонных звонков или походить по коридору. Только не вздумайте при этом заниматься мелочной опекой, впадать в паранойю или нагонять страх на окружающих. Наводите справки от случая к случаю, не создавая лишнего ажиотажа. Более того, поощряйте и вознаграждайте тех людей, кто заранее собирает для вас эту информацию (выполняя свои или чужие обязанности).

Независимо от уровня вашего опыта, подготовленности или интеллекта, настанут дни, когда вы перестанете болтаться позади проекта. Научитесь отличать навалившуюся на вас рутину от бега вслед за уходящим составом – это не одно и то же. Есть вполне реальные шансы на то, что ощущение нехватки времени на выполнение существующего объема работ будет вашим частым спутником. Но если вы подготовили списки приоритетов (см. главу 13), то всегда будете знать, какая работа ожидает своего (то есть вашего) часа. Но если вы не успеваете и плететесь в хвосте проекта, вас неизменно охватит чувство безысходности, подавленности и даже апатии. Вы уверуете в то, что никакая сверхурочная работа не сможет вернуть вам контроль над проектом.

И, напоследок, еще три важных замечания:

1. Вы должны осознать тот факт, что плететесь в хвосте. Следует помнить, что рабочие графики носят вероятностный характер. Какова ваша уверенность в том, что с недельным объемом работы удастся справиться своевременно? 80 %? 50 %? Если шансы на то, что вы справитесь, составляют пятьдесят на пятьдесят (или хуже), значит, вы плететесь в хвосте, у вас слишком мал предел возможных ошибок и вы их обязательно наделаете, если уже не наделали.

2. Если вы видите, что в хвосте плетется кто-то другой, предложите свою помощь. Не стоит делать вид, что проблемы не существует: признайтесь в том, что она для вас очевидна, и попытайтесь оказать помощь. Не позволяйте тем, кто находится в сфере вашего влияния, колебаться или паниковать. Сохраняйте спокойствие, помогайте сохранять его другим и совместно работайте над тем, чтобы снова оказаться впереди.

3. Не стесняйтесь принимать помощь коллег или кураторов. Возможно, сторонняя помощь будет единственным средством снова обогнать паровоз. Пусть вам помогут разобраться с распределением вашего рабочего времени и определить, на что лучше потратить время команды, пусть заберут часть вашей работы или просто послушают, как вы будете «выпускать пар». Примите протянутую руку. Если вам ее не предложили, то попросите людей о помощи.

Чтобы больше узнать о том, как справиться с кризисной ситуацией, обратитесь к главе 11.

Оглавление книги