Книга: Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно

Формирование и регистрация счет-фактур

Формирование и регистрация счет-фактур

Счет-фактура является одним из документов, которые используются как в среднем и крупном, так (пусть и в меньшей степени) и в малом бизнесе. В программе «Бухгалтерские документы» реализована удобная функциональность, позволяющая автоматизировать процесс формирования счетов-фактур.

Для перехода в режим создания новой счет-фактуры предназначена команда главного меню Документы ? Счет-фактура. При активизации данной команды на экране отображается окно формирования документа, которое показано на рис. 4.28.

Рис. 4.28. Формирование счет-фактуры

Все действия по формированию нового документа осуществляются в данном окне.

Как и при формировании многих других документов (накладных, кассовых ордеров, и др.), в первую очередь в полях № и от следует ввести соответственно номер счет-фактуры и дату ее формирования. Значения данных полей формируются программой автоматически в момент создания нового документа: в поле № отображается следующий порядковый номер документа, а в поле от по умолчанию предлагается текущая дата. При необходимости значения данных полей можно отредактировать с клавиатуры (в поле от требуемое значение можно ввести также с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора).

В поле Контрагент указывается наименование контрагента по данному документу. Для заполнения данного поля нужно нажать расположенную в его конце кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника контрагентов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter либо дважды щелкнуть мышью. Аналогичным образом заполняются поля Грузоотправитель и Грузополучатель: в поле Грузоотправитель указывается наименование организации – отправителя товаров (т. е. со склада которой отпускается товар), а в поле Грузополучатель – либо наименование организации-грузоперевозчика (если для перевозки груза привлекалась сторонняя организация), либо название организации (предпринимателя), которая является получателем товара.

В правой части окна в полях К расчетному документу № От можно указать соответственно номер и дату расчетного документа, к которому прилагается данная счет-фактура. Заполнение данных полей необязательно.

В нижней части окна, в области настроек Спецификация документа, формируется перечень товарно-материальных ценностей по данному документу (т. е. его спецификация). Для работы со спецификацией документа предназначены кнопки инструментальной панели, расположенные над таблицей. Названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок при подведении к ним указателя мыши.

Чтобы добавить в спецификацию документа новый товар, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить позицию в спецификацию. При этом на экране откроется окно Добавление товара в спецификацию, изображенное на рис. 4.29.

Рис. 4.29. Добавление товара в спецификацию счет-фактуры

В данном окне в поле Товар следует указать название товара. Для заполнения данного поля нужно нажать кнопку выбора, затем в открывшемся окне справочника номенклатуры товаров (см. рис. 4.7) в левой части выбрать курсором товарную группу, а в правой части дважды щелкнуть мышью на требуемой товарной позиции (можно также выделить товар курсором и нажать клавишу Enter).

В поле Ед. изм. указывается единица измерения данного товара. Данное поле заполняется автоматически одновременно с заполнением поля Товар: в нем отображается единица измерения, установленная данному товару при его добавлении в справочник номенклатуры (см. на рис. 4.8, значение поля Ед. измерения). При необходимости значение поля Ед. изм. можно отредактировать с клавиатуры.

В поле Цена следует ввести цену товара за единицу измерения, указанную в поле Ед. изм. Данное поле также заполняется автоматически одновременно с полем Товар, но его значение можно отредактировать по своему усмотрению.

В поле Количество указывается количество товара в установленных для него единицах измерения.

Значения полей Цена и Количество можно ввести как с клавиатуры, так и с помощью калькулятора, открываемого по кнопке выбора.

В поле ГТД указывается номер грузовой таможенной декларации, а в поле Страна – название страны, где был произведен или откуда был импортирован данный товар. Данные поля заполняются автоматически одновременно с полем Товар в том случае, если при добавлении данного товара в справочник номенклатуры (см. рис. 4.8) для него были заполнены поля Страна происхождения и Номер таможенной декларации. При необходимости значения полей ГТД и Страна можно отредактировать.

Завершается процесс добавления товара в спецификацию нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Количество позиций, добавляемых в спецификацию, не ограничено и определяется только потребностями пользователя.

В нижней части спецификации в информационной строке показывается итоговая сумма по данному документу.

Иногда бывает необходимо отредактировать ту или иную позицию спецификации (например, изменить цену или количество). Для этого нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором, и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить позицию спецификации, либо дважды щелкнуть на ней мышью. В результате на экране откроется окно Изменение товара в спецификации, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления товара в спецификацию (см. рис. 4.29).

Чтобы удалить позицию из спецификации, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить позицию спецификации. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно Удаление товара из спецификации, вид и состав которого соответствует окну добавления товара в спецификацию, см. рис. 4.29; для удаления нужно нажать кнопку ОК).

Сформированный документ будет сохранен после нажатия кнопки Записать, которая расположена справа внизу окна.

Чтобы вывести документ на печать, нужно нажать кнопку Печать, расположенную слева внизу окна. В данном случае будет сформирована печатная форма счет-фактуры. Однако в данном режиме можно вывести на печать также товарную накладную по форме ТОРГ-12 и товарно-транспортную накладную по форме 1-Т. Для этого нужно нажать не на саму кнопку Печать, а на расположенную здесь же кнопку с изображением маленького черного треугольника. В этом случае откроется меню, в котором можно будет выбрать требуемый вид документа для вывода его на печать.

Оглавление книги