Книга: Компьютер для индивидуального предпринимателя. Как вести учет быстро, легко и безошибочно

Справочник сотрудников

Справочник сотрудников

При ведении даже небольшого бизнеса (уровня одного киоска или торговой палатки) очень трудно обойтись без помощников, т. е. наемных работников. В зависимости от вида деятельности предпринимателям приходится нанимать разных сотрудников: продавцов (без этого вообще не обойтись), грузчиков, водителей, и др. Поскольку многие из них являются материально-ответственными лицами, и могут фигурировать в разных документах (товарно-сопроводительных, и др.), очень желательно иметь о них полную информацию.

Для ввода, редактирования и хранения информации о наемных работниках в программе «Бухгалтерские документы» предусмотрено ведение справочника сотрудников. Переход в режим работы с данным справочником осуществляется с помощью команды главного меню Справочники ? Сотрудники – при активизации данной команды на экране открывается окно, которое представлено на рис. 4.15.

Рис. 4.15. Справочник сотрудников

В данном окне представлен список введенных ранее сотрудников (физических лиц) с указанием фамилии, имени и отчества каждого сотрудника. При первом открытии справочника в нем не будет ни одной позиции.

Для работы со справочником следует пользоваться кнопками инструментальной панели (названия кнопок отображаются в виде всплывающих подсказок) или командами контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши.

Чтобы ввести в справочник информацию о новом сотруднике, нужно в инструментальной панели нажать кнопку Добавить либо в контекстном меню выполнить команду Добавить; к аналогичному результату приведет нажатие клавиши Insert. В результате выполнения любого из перечисленных действий на экране открывается окно, изображенное на рис. 4.16.

Рис. 4.16. Регистрация нового сотрудника в справочнике

В данном окне в полях Фамилия, Имя и Отчество с клавиатуры следует ввести соответствующие данные сотрудника. В области настроек Паспорт вводится информация о документе, удостоверяющем личность: это может быть не только общегражданский паспорт, но и какой-нибудь заменяющий его документ (удостоверение беженца, свидетельство о регистрации, загранпаспорт, и т. п.). Все поля области настроек Паспорт заполняются с клавиатуры, а поле Дата выдачи можно заполнить как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора.

Завершается ввод данных о сотруднике нажатием в данном окне кнопки ОК. С помощью кнопки Закрыть осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Возможности программы предусматривают ввод в справочник сотрудников любого неограниченного количества позиций, в зависимости от потребностей пользователя.

Если возникает необходимость отредактировать те либо иные реквизиты введенного ранее сотрудника (например, продавщица вышла замуж и сменила фамилию), нужно выделить соответствующую позицию в списке курсором, и либо нажать в инструментальной панели кнопку Изменить, либо выполнить в контекстном меню, вызываемом нажатием правой кнопки мыши, команду Изменить. В результате на экране откроется окно редактирования данных сотрудника, вид и состав которого полностью аналогичны окну добавления сотрудника (см. рис. 4.16).

Чтобы удалить позицию из справочника, нужно выделить ее в списке курсором и нажать в инструментальной панели кнопку Удалить либо выполнить в контекстном меню команду Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления (откроется окно свойств сотрудника, см. рис. 4.16, в котором вместо кнопки ОК будет кнопка Удалить).

При необходимости можно вывести список сотрудников, внесенных в справочник, на печать. Для этого нужно в контекстном меню выполнить команду Печать списка.

Для экспорта списка сотрудников во внешний файл нужно в подменю Экспорт списка, которое находится в контекстном меню, выбрать команду, соответствующую требуемому формату файла. В окне Сохранить как, которое открывается на экране при активизации любой команды данного подменю, нужно по обычным правилам Windows указать путь для сохранения и имя файла отчета.

Оглавление книги