Книга: Корпоративное управление и стратегический менеджмент: информационный аспект

Учет и управление финансами

Учет и управление финансами

Учетные модули разных ERP-систем имеют много общего и обладают примерно одинаковой функциональностью, что объясняется высокой степенью стандартизации правил ведения бухгалтерского учета. В то же время эти модули являются информационной основой для управленческого учета, поэтому они, как правило, в той или иной степени включают не только учетную, но и аналитическую составляющую. Впрочем, некоторые ERP-системы содержат дополнительные специализированные модули управленческого учета, расширяющие стандартные аналитические возможности учетных модулей.

Типовая учетная функциональность ERP-систем охватывает такие области, как ведение Главной книги, расчеты с дебиторами и кредиторами, учет основных средств, денежных средств (банковские и кассовые операции), материально-производственных запасов, расчеты с персоналом, налоговый учет, формирование бухгалтерской отчетности, а также (что, пожалуй, наиболее важно с точки зрения управления) параллельный учет и аналитические возможности.

Главная книга. Центральное место в учетной системе занимает Главная бухгалтерская книга. Ее основное назначение – регистрация всех фактов производственно-хозяйственной деятельности предприятия и создание основы для их последующего анализа.

Основной элемент Главной книги – план счетов, который играет роль справочника для классификации активов и пассивов компании. Каждый счет определяется его номером. Логически номер счета, как правило, разбивается на главный счет и субсчет. Среди счетов можно выделить бухгалтерские и вспомогательные счета. Бухгалтерские счета соответствуют структуре рабочего плана счетов компании и используются в бухгалтерских проводках. Счета могут быть подразделены на типы в соответствии с методологией бухгалтерского учета: активы, обязательства, капитал, доходы, расходы. Вспомогательные счета служат для структурирования информации (например, в форме заголовков), а также для расчета итогов по группам счетов.

Каждый счет Главной книги содержит несколько аналитических кодов, которые позволяют группировать счета и проводки для различных аналитических и управленческих целей.

Поскольку многие компании нуждаются в ведении учета в многофилиальной среде, большинство ERP-систем предусматривает возможность выбора между унифицированным (общим для всей группы) планом счетов и ведением собственных планов счетов на каждом предприятии. В первом случае формируется единый план счетов, для которого необходимо разработать как можно более детализированную и одновременно оптимизированную структуру. Во втором случае каждая организация разрабатывает свой собственный план счетов и даже может вести учет в разных базовых валютах. В дополнение разрабатывается консолидирующий план счетов, позволяющий объединить бухгалтерские данные разных организаций.

Для формирования бухгалтерских проводок в ERP-системах, как правило, предусматриваются журналы, каждый из которых относится к определенной области деятельности, в частности журналы расчетов с дебиторами, расчетов с кредиторами, расчетов с банком, операций с основными средствами, складских операций, расчетов по заработной плате, закупок, производственных операций, операций по проектам. Данные об операциях накапливаются в бухгалтерских журналах до тех пор, пока они не будут проверены и проведены по счетам Главной книги.

Система позволяет гибко организовать процедуры закрытия учетных периодов. Как правило, для каждого года можно описать 13 учетных периодов: 12 реальных и один для заключительных оборотов по итогам года. Для каждого из них можно определить дату закрытия и контролировать проводки по счетам. При этом работу в следующем учетном периоде можно начинать до того, как будет полностью закрыт предыдущий.

Система позволяет описывать проводки, периодически повторяющиеся при закрытии учетных периодов. Для этого создаются специальные журналы, данные из которых автоматически проводятся по счетам Главной книге в конце каждого учетного периода.

Мультивалютность. Важное свойство ERP-систем – их мультивалютность, т. е. поддержка ведения счетов Главной книги, выполнения бухгалтерских проводок и формирования сводной отчетности в разных валютах. Это связано с тем, что даже на относительно небольших предприятиях ведение бизнеса требует представления операций в различных валютах, а также оценки экономической эффективности этих операций с разных точек зрения.

Каждый раз, когда имеет место инвалютная операция, система не только регистрирует ее в рублях, но и фиксирует код иностранной валюты, обменный курс и сумму операции в соответствующей иностранной валюте. Впоследствии эта информация становится доступной для анализа, расчета курсовых разниц и отчетности. Система также позволяет определить превалирующую валюту для каждого поставщика или потребителя, в этом случае именно в этой валюте будут составляться счета и другие финансовые документы.

Учет расчетов с дебиторами. Функции учета расчетов с дебиторами в ERP-системах тесно интегрированы с функциями клиентского обслуживания, которые предназначены для обработки всех операций с клиентами, включая выставление счетов и обработку входящих платежей. Возможности системы, в частности, включают ведение и контроль дебиторских лимитов, ведение прайс-листов и условий предоставления скидок, автоматическое и ручное выставление счетов, обеспечение расчетов с применением векселей, формирование напоминаний об оплате, выставление счетов на оплату пеней и штрафов, отчетность по срокам платежей.

Учет расчетов с кредиторами. Функции учета расчетов с кредиторами обеспечивают обработку всех операций с поставщиками и подрядчиками, у которых предприятие приобретает товары, работы и услуги. Система предусматривает автоматическую интеграцию бухгалтерии кредиторов с функциями снабжения и поддерживает выполнение таких операций, как формирование заказов, отражение поступающих к оплате счетов, проведение полных или частичных платежей (в том числе с использованием чеков и векселей), выполнение авансовых платежей, составление отчетов по срокам платежей.

Учет основных средств. Учет основных средств в ERP-системах обеспечивает отражение текущего состояния, движения и амортизации основных средств, к числу которых относятся здания, сооружения, оборудование, вычислительная техника и другие объекты. Возможности системы помогают принимать решения в отношении выбора методов амортизации, списания и замены основных средств.

При выбытии объекта основных средств система автоматически рассчитывает все заданные параметры, а также формирует все необходимые бухгалтерские проводки.

Учет денежных средств. Функции учета денежных средств используются для проведения операций (расчетов) через банковские счета предприятия. К числу таких операций относятся формирование заявки на выполнение платежа, подготовка платежного поручения, получение подтверждения (выписки) из банка об исполнении платежа, выверка банковской выписки, формирование соответствующих бухгалтерских проводок. При этом счета, открытые в одном банке, объединяются в одну группу, что обеспечивает наглядность представления информации.

Кроме того, данный модуль предназначен для ведения кассовых операций: выполнения наличных расчетов (поступления денежных средств в кассу, выдачи денежных средств из кассы), бухгалтерского учета операций, ведения кассовой книги, печати первичных документов и соответствующих отчетов (приходных и расходных кассовых ордеров).

Учет материально-производственных запасов. Оценка материально-производственных запасов при отпуске в производство или ином их выбытии может производиться с применением сплошного метода, метода средней стоимости, FIFO или LIFO. На основе этих методов в ERP-системе реализуются функции производственной бухгалтерии, которые позволяют автоматизировать учет таких операций, как списание в производство сырья, материалов и полуфабрикатов, приходование собственных полуфабрикатов и отходов производства, учет потерь в пределах норм и сверх норм, отнесение расходов на электро-, тепло– и водоснабжение на основное и вспомогательное производство, учет перемещения полуфабрикатов между цехами, учет цеховых транспортных расходов, учет затрат на ремонт.

Расчеты с персоналом. Как показывает практика, расчеты с персоналом (заработная плата, расчеты с подотчетными лицами) различаются в разных странах из-за законодательных требований и национальных традиций. Поэтому, несмотря на наличие соответствующей функциональности в «западных» ERP-системах, российские партнеры компаний-разработчиков вынуждены существенно перерабатывать модуль расчетов с персоналом. Тем самым обеспечивается учет российских особенностей без нарушения целостности информационной системы предприятия.

Налоговый учет. Важный элемент финансовой составляющей ERP-системы – налоговый учет, позволяющий обеспечить соответствие российскому законодательству в области налогообложения. Налоговая функциональность ERP-систем дает возможность автоматически рассчитывать налоги и отражать эти расчеты на соответствующих бухгалтерских счетах. Для каждого налога в системе создаются налоговые коды, на основе которых затем формируются налоговые группы и налоговые группы номенклатуры.

Бухгалтерская отчетность. ERP-системы позволяют автоматически формировать бухгалтерскую отчетность (как годовую, так и промежуточную), предусмотренную соответствующими нормативными документами. В частности, система обеспечивает составление таких форм, как балансовый отчет, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении капитала, отчет о движении денежных средств. К числу форм отчетности также относятся приложения к бухгалтерскому балансу, отчет о целевом использовании полученных средств, справка об авансовых взносах налога в бюджет, налоговые декларации, сведения о счетах в рублях и иностранной валюте, расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности и другие формы отчетности.

Параллельный учет. В настоящее время многие предприятия (особенно участники внешнеэкономической деятельности) вынуждены составлять двойной комплект отчетности – в соответствии с российскими требованиями и международными стандартами (МСФО или US GAAP). Необходимость параллельного учета также возникает в случае, когда российское предприятие имеет материнскую компанию за рубежом. Тогда помимо российского учета предприятие должно обеспечить формирование отчетности в соответствии со стандартами, принятыми в стране размещения материнской компании.

Ведущие ERP-системы позволяют трансформировать данные по каждой отдельной операции и пересчитывать их в инвалюту по историческому курсу, т. е. по тому курсу, который имел место на дату совершения операции. Такой подход обеспечивает высокую точность представления финансовой информации и признается аудиторскими фирмами в качестве основы для подтверждения международной финансовой отчетности.

Аналитические возможности. Наконец, рассмотрим наиболее важную с точки зрения управленческого учета функциональность ERP-систем – аналитический учет и управленческую отчетность.

Любая ERP-система включает в себя довольно большое число так называемых стандартных отчетов. Эта своеобразная библиотека – результат опыта, накопленного при внедрении системы в разных странах. Примечательно, что управленческие отчеты (в отличие от финансовой отчетности) не регламентируются никакими внешними нормативными документами и практически не зависят от специфики той или иной страны. Это тот редкий случай, когда функциональность западных разработок может применяться в России без какой-либо дополнительной адаптации.

Наличие стандартных отчетов позволяет любому предприятию составить нужный комплект отчетности на основе тех, которые уже заложены в систему. Но даже если потребуется составить какой-нибудь новый отчет, то это без особого труда можно сделать при помощи специальных средств, которые также встроены в систему.

Для удобства работы пользователей любой отчет можно «выгрузить» в электронную таблицу (например, Microsoft Excel) для последующего анализа и обработки.

Для формирования управленческой отчетности большое значение имеет рассмотренная выше структуризация счетов Главной книги, особенно аналитические коды счетов. В зависимости от потребностей компании эти коды могут иметь разную экономическую интерпретацию. Например, один из этих кодов можно использовать для обозначения центра затрат (подразделения или производственного участка), другой – для кодировки группы продукции и т. д.

При выполнении любой операции в системе пользователь может классифицировать ее результат по заданным значениям кодов аналитики. Рекомендуется, чтобы предварительно в организации была разработана продуманная система аналитического учета, содержащая четкую внутреннюю классификацию кодов аналитики.

В зависимости от решаемых задач система позволяет относить к кодам аналитики проводки по каждой операции, по всем операциям в конкретном журнале, по всем операциям по конкретному счету или конкретному контрагенту. Коды аналитики присваиваются операциям автоматически, при условии, что правила их назначения ранее были описаны в системе.

Оглавление книги