Книга: Этикет делового письма
Письма-напоминания
Письма-напоминания
Основная цель написания данного вида делового письма – напомнить о выполнении взятых на себя обязательств стороной договора или соглашения. Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается получить ответ в заранее согласованные сроки или же в соответствии с регламентом. Это может быть напоминание об оплате, о долге, напоминание о необходимости срочного ответа на письмо, отправленное ранее, и т. п. Оно состоит из двух элементов: напоминание об истечении срока и возможные меры, которые будут приняты в случае невыполнения достигнутых договоренностей, имеющих юридическую силу. Желательно в тексте сделать ссылки на пункты договора или другого документа, в котором прописаны основные обязательства сторон сделки, или же приложить соответствующие копии документов.
Образец письма-напоминания о выполнении условий договора.
В соответствии с договором поставки от 01.05.2012 № 5/12 ваше предприятие взяло на себя обязательства поставлять в наш адрес туристическое снаряжение различного ассортимента в течение года ежемесячно, начиная с мая 2012 года, однако партия снаряжения, предназначенная для поставки в ноябре текущего года, до настоящего времени не оформлена для отгрузки.
Напоминаем, что конечной датой отгрузки изделий является 30.11.2012.
Убедительно просим Вас срочно обеспечить отгрузку снаряжения. В противном случае мы будем вынуждены, в соответствии с п. 3.6 договора, предъявить штрафные санкции в размере 0,02 % от общей стоимости договора за каждый день задержки.
Данное письмо пишется на фирменном бланке, адресуется руководителю предприятия и подписывается отправителем.
Если же одна из сторон никак не реагирует на письмо-напоминание, то вторичное письмо может быть отправлено уже в виде предупреждения в более жесткой форме.
Тем не менее, не следует «перегибать палку», употребляя фразы типа «вы обязаны», «вам следует явиться», «в противном случае» в письме-напоминании о действиях, носящих обычный рабочий характер. При этом совсем необязательно делать множество ссылок на регламентирующие документы и перечислять бумаги, которые требуется брать с собой. И уж совсем не к месту угрозы.
Приводим фрагмент одного из таких «посланий», чтобы предостеречь от ошибок.
Оглавление книги
- Благодарственные и поздравительные письма
- Рекомендательные письма
- Письма, содержащие просьбы
- Письма, содержащие сообщения
- Сопроводительные письма
- Циркулярные письма
- Письма, выражающие соболезнование
- Письма-напоминания
- Письма, содержащие отказ
- Письма-приглашения
- Служебные и докладные записки
- Гарантийные письма
- Коммерческая корреспонденция
- Пресс-релизы
- Электронные письма
- Резюме
- Письма с элементами графики и вложениями
- Письма-приглашения
- Процесс подготовки письма
- В полученных письмах вместо текста непонятный набор символов
- Пишем письма
- Письма «по поводу»
- «Хитрости» финала письма
- Пословицы, поговорки и фразы про письма
- Глава 4 Письма бывшим клиентам
- Десять правил написания делового письма
- Глава 7 Подпись в электронных письмах
- 49. Письма из Бостона. Письмо первое