Книга: Продажи невидимого. Продавать услуги легко, если знать как

Десять правил написания делового письма

Десять правил написания делового письма

1. Придумайте яркую и информативную тему письма. Тема – это первое впечатление о вас, а также краткая презентация основной мысли послания. Человек, которому вы пишете, в день может получать огромное количество писем от разных людей. Тема вашего сообщения должна заинтересовать его и показать важность информации, которая в нем содержится. Кроме того, так человеку будет удобно искать среди множества писем именно ваше, ведь не все помнят имена тех, с кем переписывались. Если в письме хотите о чем-то спросить, в теме можете задать свой вопрос, например: «Договоренность о встрече в силе?»

2. Как обращаться к человеку, по имени или по имени и отчеству? На Западе принято обращаться по имени или добавлять перед ним слово «господин». Как правило, пишется «Мг.» – сокращенно от Mister. Хотим мы этого или нет, но Запад влияет на российскую культуру. Поэтому иногда и у нас в письмах обращаются к адресату «Господин Иванов». Выглядит это немного непривычно, не правда ли? В традиции русского делового письма принято обращаться к человеку по имени и отчеству. Но что делать, если владелец компании молодой, скажем, лет 25, а вам уже за 30. Все равно в первом письме лучше обращаться по имени и отчеству, пока собеседник сам не даст понять, что ему приятнее, когда обращаются по имени.

Лучшие тренеры России, такие как Радислав Гандапас, Игорь Манн, Радмило Лукич и Глеб Архангельский, никогда не указывают свои отчества, и к ним принято обращаться только по имени.

Если вы работаете с госструктурами и предприятиями, которые сохранили стиль советской эпохи, к руководителям и другим сотрудникам обязательно нужно обращаться по имени и отчеству. И самое главное, не используйте обращение «Уважаемые господа». Такое послание выглядит как письмо на деревню дедушке, то есть в никуда.

3. Как обращаться к человеку: на «Вы» или на «вы»? При обращении к адресату «Вы» с прописной буквы используем, когда хотим подчеркнуть свое уважение к нему. Но Институт русского языка рекомендует писать в электронных письмах «вы», поскольку такие сообщения не являются личными в традиционном смысле слова. Если заметили, в книгах тоже пишется просто «вы». Другое дело, что далеко не все знают эти правила и, вполне вероятно, могут подумать, что вы либо безграмотный, либо не уважаете адресата. Соблюдать правила русского языка или не портить отношения с клиентом – вам решать.

Если даже с адресатом общаетесь на «ты», вместо «Привет» лучше писать «Здравствуй».

В остальных случаях, как правило, деловое письмо начинается со слов «Добрый день». Если пишете поздно вечером, не обязательно писать «Добрый вечер». Человек может прочесть ваше письмо на следующее утро, и подобное приветствие вызовет по меньшей мере недоумение. В таких случаях можно просто начинать свое сообщение со слова «Здравствуйте».

4. Деловое письмо должно быть лаконичным и конкретным, никакой воды. Указывайте точные даты и цифры. В деловой переписке поговорка «Краткость – сестра таланта» приветствуется, при этом нельзя упускать важные факты. Короткое письмо не успеет зацепить внимание, а слишком длинное может утомить. Поэтому пишите ровно столько, чтобы в послании уместилась вся необходимая информация. Не используйте длинные и сложные предложения – это мешает воспринимать их, а иногда раздражает. Предложения должны быть короткими, емкими и законченными по смыслу. Если в письме затрагиваются разные вопросы и темы, разбивайте текст на короткие абзацы и для лучшего восприятия используйте маркированные списки или отступы.

5. Деловое письмо должно выглядеть по-деловому. Не надо применять СПЛОШНЫЕ ПРОПИСНЫЕ БУКВЫ, не стоит перебарщивать с элементами оформления – слишком яркими цветами, жирными и сложными шрифтами и курсивом. Это только заставит адресата напрягать зрение и будет отвлекать от сути послания. Важное деловое письмо должно продать вас и ваши услуги. Особенно осторожными будьте при использовании смайликов в письмах незнакомым людям. Эти значки не всегда способны передать ваши эмоции, и адресат может не понять вас. В деловой переписке смайлики могут быть уместны только в том случае, если вы хорошо знакомы с человеком, которому пишете. Но все равно не стоит увлекаться этим молодежным трендом.

6. Фоновое оформление письма тоже должно быть деловым – никаких узоров на фоне, черных или ярких тонов. Некоторые предпочитают создавать личный бланк и выбирают тему, которая сильно раздражает адресатов. Часто при таком оформлении трудно прочесть текст письма.

В подобных ситуациях личный бланк вряд ли придаст вам индивидуальности, скорее отпугнет серьезных клиентов. Простота украшает деловое письмо.

7. Если ваше письмо действительно важное, адресата нужно об этом уведомить, для чего в крайних случаях используйте кнопку важности. А лучше в письме напишите, что ждете срочного ответа. Функцию К исполнению по отношению к клиентам использовать не стоит – они вам ничего не должны и вы не можете контролировать их действия. Постарайтесь передать через текст свой позитивный тон. Это очень важно в деловом письме.

8. Ваша подпись многое может рассказать о вас как о профессионале. Конечно, адресат должен знать, от кого получил письмо и какую должность вы занимаете. Еще в подписи должны быть альтернативные контактные данные для связи: например, номер телефона, название компании, ссылка на корпоративный сайт, можно даже указать ссылку на страницу в социальных сетях. Например, у меня в подписи можете увидеть ссылку на страницу www.facebook.com/ turgunov.ru.

Если у вас есть добавочный номер к корпоративному, обязательно укажите, чтобы клиент не искал вас по всей компании.

Если хотите всегда быть на связи, можете указать номер мобильного телефона. Но не все продавцы указывают свои номера по простой причине – чтобы клиенты не досаждали вне рабочего времени. Вам решать, хотите вы быть всегда готовыми помочь клиентам или рабочее время закончилось – и дальше начинается личная жизнь.

9. Многое зависит от того, как вы будете прощаться с человеком в конце письма. Что лучше писать: «Суважением» или «Best regards»? Если пишете на русском языке, логично будет в подписи указать «С уважением». Можно создать несколько вариантов подписи для разных типов клиентов, например для коллег, иностранных клиентов и русскоязычных адресатов.

Некоторые используют фразу «Берегите себя», иногда по-английски – «Take care» или длинные пожелания наподобие «Желаю здоровья и успехов в процветании вашего бизнеса». Встречались мне и такие испанские фразы, как «Nosvemos. Si no nos vemos nos escrivimos», что означает: «Увидимся. Если не увидимся, то спишемся». Фраза немного фамильярна и не всем может понравиться. Если вы приветствовали адресата кратко и просто словами «Добрый день», то и попрощайтесь в таком же духе. Мне больше нравится такой вариант: «Искренне ваш, Мурат Тургунов». Коротко, красиво и позитивно!

Знаю, некоторые из вас любят использовать цитаты великих людей и афоризмы. В деловом письме это не всегда уместно. Иногда указывают свою политическую позицию, например: «Я иду на марш несогласных. А вы?» Это уж совсем ни к чему и должно быть исключено из подписи.

В крупных компаниях сотрудники приводят отрывок из закона, указывающий на то, что письмо не является публичной офертой. Такое сообщение негативно влияет на отношения с клиентами.

Мне лично очень нравится, когда люди в подписи делятся новыми проектами и достижениями. Например, когда получаю письмо от сотрудников издательства «Альпина Паблишер», в подписи могу увидеть фотографию очередной новой книги со ссылкой на страницу. Это так приятно.

10. Перед тем как отправить письмо, обязательно перечитывайте его. Просмотрите несколько раз, чтобы убедиться, что вы ничего не пропустили. Исправьте недочеты, орфографические ошибки. Даже если в письме будут одна-две опечатки, у адресата может сложиться представление о вашей безграмотности.

Напоследок запомните: хорошее деловое письмо играет важную роль в процессе продаж и при принятии клиентом решения. Это еще один инструмент коммуникации и продаж в целом.

Оглавление книги