Книга: Онлайн-кассы. Революция в применении кассовой техники

1.3. Как правильно выбрать и ввести в эксплуатацию онлайн-кассу.

1.3. Как правильно выбрать и ввести в эксплуатацию онлайн-кассу.

Если Ваша деятельность связана с осуществлением наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт и Вы не попали в «золотой» список предприятий и предпринимателей, освобожденных от применения ККТ, то перед Вами встает вопрос: «А что же мне купить?».

Для этого необходимо сначала проанализировать характер и масштабы Вашего бизнеса, оценить поток покупателей, место расположения кассового узла и наличие бесперебойного электропитания ККТ. А так же возможности взаимодействия выбранной Вами ККТ с установленными на предприятии товароучетными программами.

Когда Вы определитесь с необходимым Вам функционалом ККТ и условиями ее работы не забудьте заглянуть в Реестр ККТ размещенный на сайте Федеральной налоговой службы по адресу www.nalog.ru. Ведь использовать в работе можно только те кассовые аппараты, которые входят в этот Реестр.

В зависимости от функциональных особенностей можно выделить четыре основных группы контрольно-кассовых аппаратов.

Во-первых, это кассовые аппараты с расположением печатающего устройства внутри корпуса ККТ. Они могут быть как компактных размеров с автономными и сетевым питанием, так и представлять собой многофункциональные стационарные компьютерные системы, оснащенные дополнительным оборудованием (денежным ящиком, весами, сканером штрих-кода).

Вторая группа, это кассовые аппараты, которые применяются для расчетов посредством электронных средств платежа через интернет о чем делается соответствующая запись в реестре ККТ.

Третья группа, это кассы и кассовые системы для печати бланков строгой отчетности, естественно соответствующая запись тоже должна быть в реестре ККТ.

Последняя группа это аппараты, встраиваемые в платежные терминалы и торговые автоматы, о чем так же должна иметься соответствующая запись в реестре.

Вам нужно составить свой собственный список требований к кассе. Определиться с требованиями вам помогут ответы на простые вопросы о вашей торговой точке.

Собираетесь ли вы использовать кассу, как средство автоматизации бизнеса? Если да, то вам понадобиться касса, которая умеет работать с распространенными товароучетными системами (1С и производными). Если не собираетесь – выбирайте кассу, которая, по крайней мере, умеет выгружать данные о продажах в таблицы Excel.

Продаете ли вы или собираетесь продавать алкоголь? Если ответ положительный, то касса должна быть адаптирована для ЕГАИС, то есть поддерживать работу с УТМ и иметь функции, например, списания остатков.

Если у вас знакомый или штатный сотрудник IT–специалист? Теперь касса – это IТ–система, в которую входит не только кассовый аппарат, но также интернет–соединение, связь с ОФД и криптографическое средство. Если у вас в штате не предусмотрен сотрудник, который сможет провести оперативную диагностику всей системы в случае поломки, то имеет смысл заключить договоров с сервисным центром.

Определившись с основными характеристиками, вы сможете принять решение.

Для организации ввода в эксплуатацию онлайн-кассы необходимо понять не только все этапы ввода «в строй», но самое главное – знать все требования завода-изготовителя по всем вопросам применения ККТ.

В паспортах ККТ приводятся гарантийные обязательства, условия хранения и транспортировки онлайн-касс. Указано, что Изготовитель гарантирует работоспособность ККТ в течение 12 месяцев со дня ввода в эксплуатацию при соблюдении пользователем условий эксплуатации, транспортирования и хранения. При отсутствии заполненного Акта ввода в эксплуатацию гарантийный срок исчисляется с момента отгрузки со склада Изготовителя. Гарантийные условия не распространяются на устройство печати фискальных документов, внешний блок питания.

ККТ следует хранить в заводской упаковке на стеллажах в отапливаемых помещениях при температуре воздуха от +5°С до +45“С, относительной влажности воздуха не более 85% при температуре 35°С.

Транспортировка ККТ должна производиться в транспортной упаковке изготовителя в закрытых транспортных средствах при температуре от +5°С до +45“С, относительной влажности не выше 90% при температуре 35°С и атмосферном давлении от 84 до 107 кПа (от 630 до 805 мм рт.ст.).

Для всех ККТ устанавливаются также конкретные требования для соблюдения правил при:

– хранении и транспортировке;

– размещении и установке ККТ;

– вводе в эксплуатацию и пуско-наладочных работах;

– регистрации ККТ в ИФНС;

– эксплуатации ККТ;

– проведении технического обслуживания.

В частности, при размещении и установке ККТ предъявляются следующие требования: ККТ должна быть установлена на прочной ровной поверхности и не должна ввергаться различного рода вибрациям и ударам. Место расположения ККТ должно быть защищено от прямых солнечных лучей, источников тепла, влажности и пыли.

Перед установкой ККТ необходимо произвести внешний осмотр ККТ и ее механизмов. Затем установить ККТ на рабочее место. Освещенность рабочего места должна быть в пределах 400-500 лк при общем и комбинированном освещении.

Четко обозначен также перечень работ по вводу в эксплуатацию и проведению пуско-наладочных работ. Ввод ККТ в эксплуатацию осуществляется пользователем ККТ или техническими специалистами.

При вводе ККТ в эксплуатацию заполняется «Акт ввода в эксплуатацию» пользователем ККТ или сотрудником уполномоченного сервисного центра. К работе на ККТ допускаются кассиры, прошедшие обучение и подготовку по специальной программе.

Если при приемке обнаружено повреждение упаковочной коробки, то составляется акт или делается отметка в товарно-транспортной накладной. Подключение ККТ к электропитанию пользователем до выполнения пуско-наладочных работ не разрешается. Претензии на неработоспособность ККТ до проведения пуско-наладочных работ изготовителем не принимаются.

Для проведения пуско-наладочных работ необходимо:

? произвести осмотр ККТ;

? соединить и надежно закрепить разъемы;

? провести проверку функционирования по тестам, в соответствии с документацией на данную модель ККТ;

Если во время проверки не было отказов, то ККТ считается прошедшей пуско-наладку и введенной в эксплуатацию. В случае если при проведении пуско-наладочных работ произошел отказ, требующий проведения ремонтно-восстановительных работ, необходимо обратиться в сервисный центр изготовителя или другую обслуживающую ККТ организацию.

Применение ККТ для осуществления расчетов допускается только после регистрации ККТ в ИФНС. Порядок регистрации ККТ описан в инструкции по эксплуатации и рассмотрен нами во втором разделе.

При эксплуатации ККТ пользователь обязан иметь договор с оператором фискальных данных на обработку фискальных данных, за исключением случая, когда ККТ функционирует в режиме, не предусматривающем обязательной передачи фискальных документов в налоговые органы в электронной форме через ОФД.

Если у Вас еще остались вопросы при выборе контрольно-кассового аппарата, то мы рекомендуем Вам обратиться за помощью к специалистам специализированного сервисного центра. Они, с учетом всех особенностей вашего бизнеса, помогут Вам сделать правильный выбор кассового аппарата из всего разнообразия техники, представленной на кассовом рынке.

Оглавление книги