Книга: Правила Кавасаки. Жесткое руководство для тех, кто хочет оставить конкурентов позади

Глава 44. Эффективная электронная рассылка

Глава 44. Эффективная электронная рассылка

Поговорим об электронной почте: это самая популярная в наши дни форма делового общения. И это самый большой кошмар моей жизни. Эта глава объясняет, как сделать электронную переписку эффективным методом работы.

• Не забывайте заполнять поле темы письма. Тема письма – это окно в суть вашего сообщения. Прежде всего ваше письмо должно пройти через сито спам-фильтров, поэтому уберите из своих предложений все, что может намекать о сексе или выгодных предложениях, связанных с экономией денег. Далее, тема должна быть хоть немного персонализирована. К примеру, на меня всегда оказывают влияние слова «я люблю ваш блог», «мне нравится ваша книга» и «для старика вы отлично катаетесь на коньках». В-третьих, тема сообщения должна заинтересовать меня, чтобы я его прочитал (но при этом не должна обещать лишнего).

• Ограничьте количество получателей. Как правило, чем большему количеству людей вы отправляете письмо, тем меньше шансов, что каждый получатель на него ответит, не говоря уже о том, что сделает то, о чем вы просите. Чем-то это похоже на так называемый «синдром Дженовезе» (называемый также «эффектом постороннего»): в 1964 году пресса писала о том, что во время убийства девушки по имени Китти Дженовезе его свидетелями было не менее 38 человек, однако никто так и не вызвал полицию. Если вы обращаетесь к большой группе людей, воспользуйтесь функцией «скрытая копия»: это не только позволит каждому получателю почувствовать себя значительной персоной, но и не замусорит почтовые ящики получателей ненужными им адресами электронной почты. Кроме того, вы не разгласите адреса людей, желающих сохранить конфиденциальность.

• Не пишите письмо ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ. Возможно, это уже знают все, но на всякий случай повторю прописную истину: текст, набранный прописными буквами в электронном письме, воспринимается как вопль. К тому же его сложно читать, поэтому сделайте своим читателям одолжение и пишите нормальными, привычными всем строчными буквами.

• Постарайтесь быть краткими. Идеальный объем электронного письма – пять предложений. Идеальный объем содержания – одна идея. Если вы обращаетесь к незнакомому человеку, прежде всего объясните в паре предложений, кто вы, а затем переходите к основному вопросу. Моя теория состоит в том, что люди, рассказывающие в письмах незнакомым людям историю своей жизни, полагают, что их просьба не имеет под собой твердой основы, поэтому пытаются разжалобить или расположить к себе адресата с помощью второстепенных деталей. Кроме того, вы никогда не знаете заранее, кто окажется его последним читателем – ваш духовный наставник или, скажем, следователь.

• Воздержитесь от отправки текста письма в приложении. Доводилось ли вам получать электронные сообщения с текстом типа «Прошу прочитать прилагаемое письмо»? Вы открываете письмо и видите три абзаца текста, которые можно было бы легко скопировать в тело самого письма. Хуже того, находятся умники, которые верят, что их идеи (например, переворачивающая мир с ног на голову и защищенная всеми мыслимыми патентами идея продажи корма для собак через сеть) настолько грандиозны, что вы захотите получить от него презентацию объемом в 10 мегабайт. Учитывая, что огромное количество людей в наши дни использует для просмотра почты смартфоны, отправка файлов без особой необходимости – верный признак тупости.

• Не задавайте глупых вопросов, на которые нет ответа. Многие почему-то любят задавать вопросы, на которые не может быть ответа. К примеру: «Что вы думаете о судебных исках R.I.A.A.?»; «Что за человек Стив Джобс?»; «Хорошее ли сейчас время для открытия компании?» Мой любимый вопрос начинается со слов: «Я пока об этом не думал, но что бы вы сказали о…?» Иными словами, отправитель не думает сам и хочет переложить это бремя (да и ответственность) на получателя. Ну что ж, мечтать не вредно.

Если лучшим респондентом может быть ваш психиатр, мамочка или жена, задавайте вопросы им и не беспокойте никого другого. Получая такие сообщения, я прихожу в замешательство. Может быть, просто оставить его без ответа? Но в этом случае автор письма посчитает меня высокомерным. Или ограничиться формальной отпиской с объяснением, что на этот вопрос нет ответа? Или написать прочувствованное письмо и попросить автора рассказать больше, чтобы погрузиться в самую глубину его интеллекта и потратить на общение с ним еще две недели? Обычно я выбираю некий промежуточный вариант.

• Просите разрешения. Если вам приходится задавать вопрос, на который нет ответа, или вы должны отправить кому-то файл, попросите на это разрешения. Первое письмо должно содержать вопрос типа: «Могу ли я рассказать вам о своей прежней работе – это поможет объяснить, почему я обращаюсь к вам» или «Могу ли я прислать вам презентацию, объясняющую, чем занимается наша компания?»

• Используйте цитаты из переписки. Даже если вы лихорадочно обмениваетесь электронными письмами на протяжении нескольких часов, не забудьте цитировать текст, на который отвечаете. Представьте себе, что человек, с которым вы общаетесь, состоит в одновременной переписке еще с 50 респондентами. Поэтому, ответив просто «Да, я согласен», вы заставите человека копаться в корзине, чтобы понять, с чем именно вы согласились. С другой стороны, не стоит копировать все входящее сообщение и отвечать на поставленные в нем вопросы под каждым присланным абзацем.

• Используйте обычный текст. Лично я ненавижу формат HTML. Я честно пытался с ним работать, однако игра не стоит свеч. Все эти разноцветные сообщения со множеством шрифтов вызывают у меня отторжение. Будьте кратки: скажите то, что должны, коротко и максимально вежливо. Если вы не можете сказать это, не подсвечивая текст другим цветом или шрифтом, то, возможно, вам нечего сказать по существу.

• Контролируйте содержимое URL. Мне то и дело шлют ссылки на страницы сайтов, которые состоят из десятков букв и цифр во всех мыслимых и немыслимых комбинациях. Если вы пересылаете URL и его часть оказывается на следующей строке, то, нажав на него, получатель не сможет перейти на нужную страницу. Поэтому сделайте небольшое усилие и воспользуйтесь простым онлайновым инструментом типа SnipURL для сокращения размера ссылки.

• Остыньте. Я сам неоднократно нарушал это правило и каждый раз потом сильно об этом сожалел. Когда кто-то пишет вам оскорбительное письмо, у вас сразу же появляется желание нанести ответный удар. Но, поступая так, вы ухудшите дело. Постарайтесь выждать перед ответом хотя бы сутки. А еще лучше никогда не писать в электронном письме то, что вы не сказали бы лицом к лицу. Порой стоит воздержаться от ответа и предоставить отправителю самому размышлять, попало ли его письмо в папку со спамом или же было недостаточно важным и заслуживающим ответа. Если же вы все-таки хотите разразиться проклятиями в ответ, вспомните цитату из Евангелия от Матфея (7:3): «И что ты смотришь на сучок в глазе брата твоего, а бревна в твоем глазе не чувствуешь?»

• Добавьте хорошо составленную подпись. Подпись представляет собой текстовый элемент, автоматически добавляемый почтовой программой ко всем вашим исходящим сообщениям. Подпись должна содержать ваше имя, должность, название организации, адрес электронной почты, адрес сайта и ваш номер телефона. Это особенно важно, если вы о чем-то просите. Для чего заставлять людей искать ваши данные, когда они могут просто поднять трубку и набрать ваш номер, находящийся у них прямо перед глазами? Кроме того, когда я организую встречи, то часто копирую контактные данные участников из их сообщений и отправляю их всем приглашенным.

• Никогда не занимайтесь пересылкой «смешных картинок». Велики шансы, что получатель вашего сообщения уже их видел, поэтому ваше письмо лишь нагонит на него скуку. Несмотря на это, парочка занимательных писем в моем ящике еще ждет своего срока.

Пожалуй, это все важные правила в отношении электронной корреспонденции. Приведенные рекомендации должны повысить эффективность вашей деловой переписки. Более того, при правильной организации дела это поможет стать более эффективными людям, с которыми вы переписываетесь.

Оглавление книги