Книга: Розничные сети. Секреты эффективности и типичные ошибки при работе с ними

Приложение 24 Образец Положения о департаменте маркетинга

Приложение 24

Образец Положения о департаменте маркетинга

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор

_______________ Иванов И. И.

« _____ 200 _______________ г.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Департамент маркетинга является самостоятельным структурным подразделением предприятия, которое входит в службу заместителя генерального директора по коммерческим вопросам.

1.2. Решение о создании и ликвидации департамента маркетинга принимается приказом генерального директора.

1.3. Департамент маркетинга подчиняется непосредственно заместителю генерального директора по коммерческим вопросам.

1.4. Департамент маркетинга возглавляет директор, назначаемый на должность генеральным директором.

1.5. В своей деятельности департамент маркетинга руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, в том числе в сфере предпринимательской деятельности и договорного права, оптовой и розничной торговли, рекламы, форм и правил расчетов с покупателями, настоящим Положением, приказами генерального директора, распоряжениями заместителя генерального директора по коммерческим вопросам и иными локальными нормативными актами.

1.6. Департамент маркетинга осуществляет свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями, иными физическими и юридическими лицами.

1.7. Директору департамента маркетинга непосредственно подчиняются начальник отдела маркетинга, руководитель групп мерчендайзинга и промоутеров, руководитель рекламно-выставочной и издательской службы, руководитель службы размещения товарных знаков и контрактного производства.

1.8. Настоящее Положение может быть изменено или дополнено приказом генерального директора.

2. ЦЕЛИ, ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ДЕПАРТАМЕНТА МАРКЕТИНГА.

2.1. Целями департамента маркетинга являются:

• организация работы маркетинговой службы фирмы;

• разработка рекомендаций по формированию маркетинговой политики на основе проводимых исследований внутренней и внешней среды и координация деятельности структурных подразделений по обеспечению ее реализации;

• формирование маркетингового бюджета;

• продвижение товаров и услуг;

• поиск, выбор и вывод на рынок с новыми товарами новых производителей;

• поиск, выбор и выход на рынок с новыми услугами.

2.2. Основными задачами департамента маркетинга являются:

• изучение рынков сбыта, оценка их конъюнктуры, общих и специфических тенденций и возможностей;

• мониторинг конкурентной среды и позиций на рынке;

• изучение факторов, определяющих интерес либо отсутствие заинтересованности потребителей к продукции;

• выработка рекомендаций по совершенствованию создания и обеспечения максимально возможного жизненного цикла продукции (а также ее продвижения на рынке);

• организация работы подчиненных ему структурных подразделений;

• совершенствование, разработка и внедрение новых систем стимулирования сбыта, повышающих конкурентоспособность фирмы;

• разработка маркетинговой политики компании и эффективное использование маркетингового бюджета;

• изучение рынка для формирования предложений по стратегическому развитию фирмы;

• разработка стратегии проведения рекламных мероприятий;

• подготовка предложения по формирования торговой марки и бренда компании;

• осуществлять процедуры планирования и отчетности департаментов сбыта и маркетинга;

• анализ и контроль выполнения различными структурными подразделениями поставленных задач и плановых показателей;

• контроль над выполнением регламентов, нормативных актов, внутренних положений и процессов движения товара, информации, документов;

• обеспечение нормативно-договорной разрешительной документацией деятельности департамента маркетинга фирмы.

2.3. Для эффективного достижения целей и решения своих задач департамент маркетинга осуществляет следующие функции:

• разработка плана маркетинга и его реализация, осуществление контроля реализации стратегии и тактики маркетинга и полученных результатов;

• организация и проведение мероприятий по изучению и анализу общего состояния рынка и его участников, состояния спроса и предложений;

• сегментирование рынка, определение потребительских потребностей, оценка емкости и потенциала целевого рынка, а также прогнозирование тенденций его развития;

• изучение, анализ и прогнозирование деловой активности конкурентов, их долей и позиций на рынке;

• изучение и анализ внутренних и внешних показателей собственной конкурентоспособности и эффективности хозяйственной деятельности (доля рынка и позиционирование на целевых рынках по качеству, ассортименту и цене, качество и количество совершаемых сделок);

• выработка рекомендаций по ассортиментной и ценовой политике;

• разработка долгосрочных и текущих планов в целом и по направлениям деятельности (товарных групп), координация деятельности структурных подразделений по их реализации;

• разработка коммерческих проектов и участие в их реализации;

• участие в организации и проведении мероприятий и акций, направленных на продвижение продукции, стимулирование сбыта и формирование устойчивого потребительского интереса (спроса) к продукции, формирование рекламного бюджета;

• ведение информационной базы данных, полученных и обработанных в ходе проведения маркетинговых исследований и по результатам деятельности департамента маркетинга;

• участие в разработке организационно-распорядительных документов, форм и бланков по вопросам, входящим в компетенцию департамента маркетинга;

• организация работы по взаимодействию с юридическими и физическими лицами по вопросам, входящим в компетенцию департамента маркетинга;

• консультирование и информационное обеспечение руководителей и работников по вопросам п. 2.3 настоящего Положения.

3. СТРУКТУРА И СОСТАВ ДЕПАРТАМЕНТА МАРКЕТИНГА.

3.1. Структура и численный состав департамента маркетинга утверждаются и изменяются генеральным директором по представлению директора департамента маркетинга с учетом объема и степени сложности задач, решаемых департаментом маркетинга.

3.2. В состав департамента маркетинга входит ряд подразделений.

• Группа маркетинга.

• Рекламно-выставочная и издательская служба.

• Служба мерчендайзинга и дегустаций.

• Служба размещения товарных знаков и контрактного производства.

3.3. В состав департамента маркетинга могут входить отделы, группы и службы, специализирующиеся по направлениям деятельности.

3.4. Группу маркетинга возглавляет руководитель группы, службы – рекламно-выставочную и издательскую, мерчендайзинга и дегустаций, размещения товарных знаков и контрактного производства – возглавляют руководители служб, подчиняющиеся непосредственно директору департамента маркетинга.

3.5. Должностные обязанности и квалификационные требования к работникам департамента маркетинга определяются их должностными инструкциями.

3.6. Порядок замещения директора департамента маркетинга в его отсутствии, а также лицо, временно исполняющее его обязанности, определяется директором департамента маркетинга.

3.7. Штатная численность департамента маркетинга.

Группа маркетинга.

1. Руководитель группы маркетинга – 1 чел.

2. Менеджер по изучению рынка сбыта и спроса – 1 чел.

3. Менеджер по стимулированию сбыта – 1 чел.

4. Менеджер по планированию и аналитике – 1 чел. Рекламно-выставочная и издательская служба.

1. Руководитель рекламно-выставочной и издательской службы – 1 чел.

2. Менеджер по рекламе и PR – 1 чел.

3. Менеджер по дизайну – 1 чел. Служба мерчендайзинга и дегустаций.

1. Руководитель службы мерчендайзинга и дегустаций – 1 чел.

2. Менеджер групп мерчендайзеров – 2 чел.

3. Менеджер групп промоутеров – 1 чел.

4. Мерчендайзер – 15 чел.

5. Промоутер – 6 чел.

Служба размещения товарных знаков и контрактного производства.

1. Руководитель службы размещения товарных знаков и контрактного производства – 1 чел.

2. Менеджер по размещению товарных знаков и контрактного производства – 1 чел.

4. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ ДЕПАРТАМЕНТА МАРКЕТИНГА. 4.1. Департамент маркетинга имеет следующие права:

• запрашивать и получать у руководителей и работников структурных подразделений информацию и документы о продукции, ее потребительских свойствах и предъявляемых к ней технических и технологических стандартах и требованиях, плановых тиражах, объемах и сроках выпуска, объемах реализованной продукции, иные сведения и документы, необходимые для выполнения своих функций;

• давать руководителям и работникам структурных подразделений рекомендации по совершенствованию производственно-сбытовой деятельности и продвижению их продукции на рынке; разработке и реализации коммерческих проектов и повышению их эффективности;

• давать поручения и разъяснения руководителям и работникам структурных подразделений по вопросам, входящим в компетенцию департамента маркетинга;

• определять приоритетные направления реализации стратегии и тактики маркетинга;

• принимать работников, иных физических и юридических лиц по вопросам, входящим в компетенцию департамента маркетинга, и вести с ними деловую переписку;

• требовать устранения нарушений, выявленных в процессе своей деятельности;

• представлять директору департамента маркетинга информационные справки, пояснительные и аналитические записки о своей деятельности и достигнутых результатах.

4.2. Департамент маркетинга обязан:

• соблюдать при осуществлении своей деятельности требования действующего законодательства РФ и локальных актов;

• руководствоваться в своей деятельности утвержденным планом маркетинга;

• рационально использовать предоставленные и имеющиеся ресурсы и полномочия;

• формировать и поддерживать в рабочем состоянии представляющие коммерческий интерес для компании деловые контакты и связи по производству, реализации и продвижению продукции;

• предоставлять сведения и материалы, необходимые для стратегического планирования деятельности и его рыночной ориентации, а также установленную отчетность о своей деятельности и достигнутых результатах;

• информировать руководство (департаменты маркетинга и продаж) о наступлении или угрозе наступления обстоятельств, влекущих негативные последствия;

• участвовать в разработке мер по совершенствованию существующих бизнес-процессов;

• обеспечивать сохранность вверенных документов и ценностей и их возврат, если иное не предусмотрено действующим законодательством РФ, локальными нормативными актами либо Сторонами.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ДЕПАРТАМЕНТА МАРКЕТИНГА. 5.1. Департамент маркетинга (в лице своих работников и в пределах их компетенции) несет ответственность за:

• надлежащее и своевременное выполнение департаментом маркетинга своих функциональных обязанностей, состояние и ведение документооборота, учета и отчетности;

• соблюдение законности и требований, установленных действующим законодательством РФ в сфере, а также локальными актами, регламентирующими деятельность департамента маркетинга;

• заключение договоров услуг, маркетинговых и рекламных договоров, других договоров услуг с клиентами;

• контроль выполнения условий договоров с клиентами;

• превышение дебиторской задолженностью установленных нормативов;

• необоснованное невыполнение плана маркетинговых мероприятий;

• нарушение внутреннего распорядка работы фирмы;

• несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины работниками подчиненных служб;

• необеспечение контроля организации внутрифирменных процессов в соответствии с данным Положением, с Положениями о структурных подразделениях, входящих в департамент маркетинга, должностными инструкциями руководителей данных подразделений, регламентами проведения работ;

• необеспечение контроля движения информации, документов и материальных ценностей;

• отсутствие контроля выполнения приказов и распоряжений генерального директора, распоряжений коммерческого директора и других нормативных актов;

• несоблюдение бюджета затрат по структурным подразделениям, входящим в департамент маркетинга;

• несвоевременное и недостоверное предоставление информации и документов по вопросам, входящим в компетенцию департамента маркетинга;

• разглашение сведений о принятых планах, заключаемых сделках, утрате, порче документов и имущества, иной вред, причиненный в процессе своей деятельности фирме и ее работникам.

6. ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ КОММУНИКАЦИИ ДЕПАРТАМЕНТА МАРКЕТИНГА (СХЕМА ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ).

6.1. Распоряжения директора департамента маркетинга могут быть доведены до работников департамента маркетинга, находящихся в его непосредственном подчинении, как в устной, так и в письменной форме. Распоряжения должны быть ясными, исключающими двойственность их толкования, соответствовать компетенции (должностным обязанностям и полномочиям) линейного руководителя и содержать информацию о сроках их исполнения.

6.2. Информация, предоставляемая нижестоящими должностными лицами об исполненных распоряжениях, может быть представлена как в письменной (в виде установленной формы отчета), так и в устной форме. Информация о неисполненных распоряжениях либо трудностях, возникших в ходе исполнения полученных распоряжений и препятствующих их исполнению, может быть предоставлена только в письменной форме с указанием причин их неисполнения.

6.3. Для качественного и оперативного выполнения своих задач департамент маркетинга может осуществлять взаимодействие с другими структурными подразделениями на уровне непосредственных исполнителей в пределах их компетенции, а в случае возникновения разногласий, несоблюдения либо нарушения установленных сроков исполнения – на уровне руководителей соответствующих структурных подразделений.

6.4. Обращение к работникам других структурных подразделений может быть как в письменной, так и в устной форме. Повторное обращение по одному и тому же вопросу в случае его неисполнения, а также взаимодействие по всем возникающим разногласиям допускаются только в письменной форме.

6.5. При обращении в устной либо письменной форме к работникам других структурных подразделений работники департамента маркетинга должны поддерживать существующую иерархию должностей (обращение к вышестоящим должностным лицам департамента маркетинга и департамента продаж и других структурных подразделений осуществляется посредством составления служебной записки на имя своего непосредственного руководителя).

6.6. При обращении в устной либо письменной форме к сотрудникам департамента маркетинга сотрудников других структурных подразделений представители департамента маркетинга обязаны отреагировать в пределах своей компетенции в течение 3 (Трех) рабочих дней со дня обращения в форме, аналогичной форме обращения, либо в письменной форме.

6.7. При территориальной удаленности (филиалы, служебные командировки и пр.) допускается осуществление документооборота, планирования, учета и текущей отчетности, а также ведение деловой переписки посредством почты, в том числе электронной, и факсимильного аппарата. Срок хранения деловой переписки составляет 1 (Один) год, если иные сроки не установлены действующим законодательством РФ.

6.8. Основные взаимосвязи департамента маркетинга и других отделов могут быть представлены следующим образом.

6.8.1. Отдел бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения:

• передает департаменту маркетинга бухгалтерские данные о движении, реализации, запасах продукции; информацию об итогах инвентаризации материально-технических ресурсов; нормативы на представительские, командировочные и рекламные расходы;

• получает от департамента маркетинга отчеты о затратах, произведенных на маркетинговые исследования; расчеты затрат на послепродажное обслуживание продукции; сведения о ценах на материально-технические средства у поставщиков, тарифах на услуги по перевозке, проведению рекламных мероприятий.

6.8.2. Контрольно-кассовая служба:

• передает информацию о наличных средствах, поступивших в кассу на маркетинговые нужды; информацию о выдаче наличных средств из кассы на маркетинговые нужды;

• получает информацию о контрагентах, внесших наличные средства в кассу на маркетинговые нужды; о выдаче наличных средств из кассы другим подразделениям фирмы.

6.8.3. Финансово-экономическая группа:

• передает согласованные сметы расходов на формирование спроса и стимулирование сбыта с приложением финансовых обоснований; анализ затрат, произведенных за месяц (квартал, год); сведения о кредиторской и дебиторской задолженности; планы продаж на месяц, квартал и год, информацию об ожидаемой маржинальной доходности по фирме; о поступлениях денежных или материальных средств от поставщиков продукции по договорам поставки, дистрибьюторским соглашениям, договорам оказания услуг и маркетинговым договорам; схемы оптимизации бизнес-процессов фирмы, касающихся деятельности департамента маркетинга;

• получает обобщенные данные о спросе на реализуемую продукцию; все необходимые данные о финансовых расходах на маркетинговые и промомероприятия, издательскую и рекламную деятельность; полный пакет сопроводительных документов на доходно-расходную часть бюджета (гарантийные письма, копии договоров, счета, копии расходных и приходных накладных, платежных поручений и т. д.) и порядок, формы и сроки их возмещения; маркетинговые планы поступления и расходования денежных средств; сметы расходов на формирование спроса и стимулирование сбыта, проведение рекламных кампаний, участие в выставках, ярмарках, выставках-продажах; сведения о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемов оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции; сведения об условиях работы с клиентами и поставщиками, касающимися деятельности департамента маркетинга (данные по ретро-бонусам, бонусам, необходимым видам перечислений и т. д.).

6.8.4. Департамент материально-технического и документационно-разрешительного обеспечения и безопасности:

• передает оперативные, месячные, квартальные и годовые планы-графики транспортных перевозок продукции, а также материально-технических ресурсов от поставщиков; оперативную информацию о движении транспортных средств по маршруту; расчеты транспортных затрат на доставку;

• получает предложения по изменению текущего маршрута следования транспортного средства; предложения по изменению текущего графика выгрузки продукции у клиента; сведения о пожеланиях покупателей и поставщиков относительно изменений графиков поставки и отгрузки; заявки на выделение транспортных средств для перевозки продукции, рекламных материалов, оборудования для участия в выставках, ярмарках; данные о разработке новых видов погрузочно-разгрузочных средств, внедрение которых позволит сократить простои под загрузкой и выгрузкой транспортных средств.

6.8.5. Департамент по организации и обслуживанию клиентов:

• передает информацию о маршрутах движения транспортных средств фирмы; данные о товарах с истекающим сроком годности; информацию о получении товара в виде бонусных поставок, рекламной продукции, товаров для презентаций, выставочных стендов и т. д.;

• получает предложения по изменению маршрутов доставки продукции; информацию о предполагаемом поступлении образцов продукции для презентаций, выставок и т. д.; информацию о предполагаемом поступлении образцов рекламной продукции; информацию и документацию на отгрузку рекламной и презентационной продукции; сведения о пожеланиях покупателей и поставщиков относительно изменений графиков поставки и отгрузки; данные о разработке новых видов погрузочно-разгрузочных средств, внедрение которых позволит сократить простои под загрузкой и выгрузкой транспортных средств; предложения по изменению графиков погрузки и выгрузки товара.

6.8.6. Группа ИТ-обеспечения:

• передает инструкции и консультации о порядке работы с программным обеспечением, Интернетом, электронной почтой; исправленные пакеты документов; необходимое программное обеспечение и оборудование, в том числе средства телефонизации и оргтехнику для обеспечения бесперебойной работы департамента маркетинга; расходные материалы к оргтехнике, установленной в департаменте маркетинга; информацию об ожидаемых перерывах в работе информационных систем и программного обеспечения; а также осуществляет установку на каждом рабочем месте необходимого пакета прикладных программ, антивирусной защиты, обеспечивает доступ в локальную сеть фирмы и программу 1С; настройку программ и приложений, необходимых для выполнения своих задач каждым сотрудником департамента маркетинга на своем рабочем месте;

• получает на исправление необходимые пакеты документов; информацию о сбоях в программе 1С, выходе из строя оборудования, прикладных программ и приложений к программам, отказе телефонных линий, электронной почты и Интернета.

6.8.7. Отдел закупок:

• передает информацию о поступлении нового товара; сведения о бонусных поставках; сведения о заключенных договорах поставки продукции; заявки на проведение маркетингового анализа оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию; документы, необходимые для оформления участия в выставках, ярмарках; информацию об изменении прайс-листа поставщика; информацию о сверхнормативных поставках;

• получает обобщенную информацию о поставщиках и продукции, требующейся фирме; информацию о дате начала промомероприятия и точное количество товара, необходимого для проведения акции; сведения о ценах на требуемую продукцию у различных поставщиков или производителей; информацию о состоянии товарного рынка; сведения о появлении новых видов продукции, сырья, полуфабрикатов и их качественных характеристиках; информацию о спросе на все виды продукции или его изменении, возможном колебании и его причинах; сведения о крупных поставщиках (предполагаемых и действительных объемах оборотов, устойчивости на товарном рынке и пр.); сведения о планируемых выставках, ярмарках, презентациях.

6.8.8. Департамент продаж:

• передает сведения о поступивших рекламациях на продукцию и маркетинговые услуги; сведения о заключенных договорах поставки; планы реализации продукции на месяц, квартал, год; отчеты о выполнении планов реализации продукции; заявки на проведение маркетингового анализа оптовых и розничных цен на реализуемую продукцию; документы, необходимые для оформления участия в выставках, ярмарках; отзывы покупателей на поставляемую продукцию; сведения о деятельности конкурентов на рынке продукции и маркетинговых услуг;

• получает сведения об изменениях ценовой политики предприятия; сведения о проведении различных промомероприятий, мотивационных, бонусных и других маркетинговых программах; информацию по ассортименту предлагаемой продукции и маркетинговых услуг; сведения о предстоящем вводе и выводе продукции, а также расширении ассортиментной линейки товаров и услуг, предоставляемых фирмой; обобщенную информацию о спросе на продукцию, в том числе по отдельным позициям номенклатуры, и о факторах, определяющих его; сведения о конкурентной среде по вопросам ценовой политики, объемов оборота, конкурентоспособности, скорости реализации продукции; информацию о состоянии товарного рынка; сведения о крупных покупателях продукции (предполагаемых и действительных объемах оборотов, финансовой способности, устойчивости на товарном рынке и пр.); сведения о планируемых выставках, ярмарках; информацию о наличии товарных остатков и товародвижении продукции, присутствующей в товарных матрицах сетей и ключевых клиентов.

6.8.9. Служба управления кадрами:

• передает штатные расписания и положения о структурных подразделениях предприятия для увязки с маркетинговыми планами (положения о персонале, о структуре управления, об оплате труда и премировании, об обучении и образовании, о распорядке трудового дня и т. д.); планы подготовки и повышения квалификации работников; отчеты о выполнении заявок на подбор кадров, справки с места работы, сведения о состоянии рынка труда;

• получает заявки на подбор необходимых сотрудников на существующие вакансии; необходимые сведения и документы по сотрудникам департамента маркетинга; график отпусков всех сотрудников департамента маркетинга в установленное время; заявку на перечень мероприятий, проведение которых необходимо для повышения квалификации работников департамента по отдельным направлениям; заявления, справки, больничные листы и другие документы, регламентирующие работу и изменение распорядка трудового дня в компании; предложения по изменению организационно-управленческой структуры предприятия для закрепления в штатных расписаниях и положениях о структурных подразделениях предприятия; информацию о количественной и качественной потребности предприятия в персонале; табели учета рабочего времени сотрудников подразделений, входящих в департамент маркетинга.

6.8.10. Юридическая служба:

• передает результаты правовой экспертизы на соответствие действующему законодательству представленных для визирования договоров, приказов, распоряжений, инструкций; согласованные претензии и иски к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств; согласованные претензии и иски к контрагентам по поводу нарушения ими договорных обязательств; разъяснения действующего законодательства и порядка его применения; анализ изменений и дополнений законодательства; информацию о необходимости участия в заседаниях судов различных инстанций; необходимую информацию о подготовке, проверке и согласовании различных юридических документов, формах гражданско-правовой ответственности; необходимые юридические пакеты документов; сведения о регистрации заключенных договоров; тексты и разъяснения различных приказов, распоряжений и других нормативных актов, регламентирующих работу фирмы;

• получает необходимые проекты договоров, пакеты документов и обоснованные условия работы с клиентом для заключения новых и перезаключения старых договоров; заявки на поиск необходимых нормативно-правовых документов; сведения о ликвидации юридических лиц, являющихся клиентами компании, конфликтных ситуациях с клиентами, которые не удается решить в рабочем порядке и по которым требуется принять юридически обоснованное решение; копии деловой переписки, необходимой для решения вопросов заключения договоров, предъявления претензий и судебных исков, а также отмены уже принятых решений; на подготовку, проверку и согласование протоколы разногласий (согласований), учредительные документы клиентов, все возможные сведения о клиентах, которые могут оказать всестороннюю помощь в проверке юридической чистоты сделки. 6.8.11. Логистическая служба передает необходимую служебную корреспонденцию; отчетность и аналитические записки, необходимые для выполнения задач департаментом маркетинга.

Оглавление книги