Книга: Эффективные письменные деловые коммуникации

Глава 12 Приводите фактические данные в хронологическом порядке

Глава 12

Приводите фактические данные в хронологическом порядке

События в рассказе по определению должны излагаться в хронологической последовательности. Сначала происходит одно, потом второе, затем третье. Этот принцип хорош не только для книг и фильмов, но и для деловой переписки. В этом случае она с большей вероятностью будет понятной и эффективной, и вы не потеряете интерес читателя. Поэтому включайте в свои документы «только факты, мэм», как говаривал Джо Фрайди в старом телесериале Dragnet («Сети зла»). Важны лишь факты, причем в правильной последовательности.

Теоретически это кажется очевидным, но на практике пишущие часто испытывают затруднения при изложении событий. Они часто начинают с середины, не сориентировав своих читателей, и неизбежным результатом этого становится замешательство получателя сообщения. Вам наверняка знакомо это явление. Это постоянно происходит в беседах с друзьями и родственниками: «Погоди минутку. Давай-ка вернемся назад. Когда это было? Где ты был? И почему ты разговаривал с тем парнем? И откуда он вообще взялся?»

Предположим, вы отправляете электронное письмо, чтобы сообщить о статусе выполняемого в настоящее время проекта, и с момента последней коммуникации по этому поводу уже прошло некоторое время. Получатель письма не до такой степени, как вы, осведомлен о ходе проекта, и, возможно, у него много других дел. Поэтому напомните ему, как обстояли дела, когда вы в последний раз общались на эту тему, и опишите, что с тех пор произошло.



Вариант слева выглядит как поток сознания. Автор письма не утруждается напоминанием об истории вопроса, не рассматривает свое сообщение с точки зрения читателя и не излагает ключевые моменты в хронологическом порядке. Рассказ, приведенный справа, больше привлекает внимание читающего, нежели разрозненные факты, хаотично перемежающиеся субъективными мнениями.

Излагайте по порядку события и время их совершения

Когда в компании возникает серьезный конфликт, юристы обычно просят своих клиентов изложить «все, что имеет отношение к делу, в хронологическом порядке», подробно описав наиболее важные события, приведшие к конфликту. Такое изложение в письменном виде помогает всем участникам лучше понять, что произошло. Попробуйте применять тот же подход при составлении своих писем и документов, разворачивая перед читателем цепочку событий, – не важно, отправляете вы своему адресату обновленную информацию о состоянии проекта или готовите характеристику сотрудника для аттестации. Прежде чем начать свое «повествование», подготовьте хронологический список событий, имеющих отношение к теме. Допустим, вы прибегли к этому методу, прежде чем написать электронное письмо Саре, приведенное в правой колонке.

Хронология событий

На прошлой неделе

Сара попросила меня выяснить, заинтересуют ли компанию Magnabilify наши услуги по настройке программ безопасности.

Сегодня

Я поговорил с Джимом Мартинесом.

В следующий вторник

Мы с Джимом договорились о встрече в его офисе для обсуждения этого вопроса.

Через две недели

Если наше предложение заинтересует Magnabilify, мы заключим соглашение о неразглашении информации, разработаем образец программы и организуем демонстрацию ее работы.

Как только вы составили такую хронологическую последовательность, задача по написанию письма значительно облегчилась – осталось лишь объединить события и договориться пообщаться с Сарой до запланированной встречи во вторник.

РЕЗЮМЕ

• Пишите лишь о фактах, имеющих отношение к теме.

• Излагайте эти факты в хронологическом порядке, чтобы читателю было легче следить за вашей мыслью.

• Структурируйте свой рассказ, составив хронологический список событий до того, как приступите к написанию письма. Затем объедините их в своем черновике. Однако избегайте механического перечисления ненужных дат.

Оглавление книги


Генерация: 0.497. Запросов К БД/Cache: 3 / 1
поделиться
Вверх Вниз