Книга: Эффективные письменные деловые коммуникации

Глава 9 Научитесь точно обобщать сказанное

Глава 9

Научитесь точно обобщать сказанное

Хорошее резюме должно быть емким и конкретным и располагаться в начале документа, чтобы читателям не пришлось долго искать. В этой части необходимо представить суть вопроса. Резюме закладывает основу последующего текста, в нем должна присутствовать ключевая информация. Обратите внимание на разницу между двумя вариантами вводной части письма с рекомендацией об отклонении коммерческого предложения.

1. Новые тарифные планы отличаются значительно меньшим охватом Европы и Азии, поэтому наши международные торговые представители могут упустить важные возможности.

2. Наш текущий мобильный оператор постоянно проявлял готовность идти нам навстречу и адаптировал свои услуги в соответствии с нашими потребностями.

3. Экономия в 21 тысячу долларов кажется не столь привлекательной, если принять во внимание потенциальные издержки (даже один сорванный звонок может привести к гораздо более значительным финансовым потерям).

Чем второй вариант лучше первого? Он доступен для понимания любого, кто его читает, в любое время. Первый же вариант, наоборот, предполагает знакомство читающего с предметом: он понятен лишь для хорошо осведомленных людей и лишь в течение ограниченного промежутка времени. По этой причине он не вызывает доверия, в отличие от второго примера, содержащего конкретные детали.

Вы испытываете сложности при попытке определить, сколько подробностей включать в свое резюме, чтобы оно было понятным и полезным? Составьте описательный план документа – кратко изложите каждый абзац или раздел одним предложением, в котором содержатся ответы на вопросы: кто? что? когда? где? почему? и как? – и попытайтесь, опираясь на этот план, написать резюме всего текста. Ориентируйтесь прежде всего на потребности адресатов. Какие вопросы у них возникнут, когда они откроют ваш документ? Представьте краткие, но конкретные ответы на эти вопросы. Это позволит читающим убедиться, что информация, содержащаяся в документе, для них интересна.

Будьте кратки – но не слишком

При составлении резюме люди часто полагают, что чем оно короче – тем лучше. Однако краткость без содержания бесполезна. Никогда не говорите больше, чем требует ситуация, но при этом никогда не говорите меньше, чем нужно. Взгляните на свое резюме с точки зрения читателя: включите туда столько информации, сколько необходимо, чтобы ввести людей в курс дела. Рассматривайте резюме как краткое содержание своего документа. Хотя второй пример и длиннее, он передает всю суть сообщения. И там нет ни одного лишнего слова, о чем мы подробнее поговорим в следующей главе.

• Помещайте резюме, содержащее наиболее важную информацию, в начало документа.

• Обобщайте содержание каждого раздела в одном предложении, которое отвечает на шесть ключевых вопросов (кто? что? когда? где? почему? как?), и используйте полученные предложения для составления резюме всего текста.

• Включайте в резюме лишь ту информацию, которая необходима получателю сообщения для понимания сути дела, – не больше и не меньше.

Оглавление книги