Книга: Теория организации

8.4. Частные и специфические законы организации

8.4. Частные и специфические законы организации

Частные законы организации – это законы, действующие в отдельной сфере или отрасли. К частным законам управления производством относят: непрерывность и ритмичность в движении производственных фондов, закон состязательности кадров управления и др. [6].

Непрерывность, ритмичность в движении производственных фондов – это непрерывность и ритмичность и процесса производства, и материально-технического снабжения, и реализации изготовленной продукции, обновление основных производственных фондов фирмы. Соблюдение этих условий позволяет достичь оптимальной скорости оборота производственных фондов, является основой их рационального использования, источником повышения эффективности производства. Ритмичность работы предприятия должна находиться под контролем хозяйственных руководителей.

Причин неритмичности работы много: неоптимальное внутрифирменное планирование, недостатки ремонтного и энергетического обслуживания, несвоевременная и некачественная подготовка производства, слабая координация деятельности поставщиков и т. п. Неритмичная работа фирмы отрицательно сказывается на работе предприятий-смежников. В силу социально-экономического разделения труда предприятия органически взаимосвязаны. Нарушение ритма на одном хозяйствующем объекте вызывает трудности в работе других объектов и даже целой отрасли экономики. Поэтому обеспечение ритмичности работы фирмы – важная функция хозяйственного руководителя (менеджера).

Закон состязательности кадров управления – каждая социально-экономическая система должна иметь четкий механизм оценки и отбора управленческих кадров в соответствии с их реальными способностями.

Действие такого механизма неразрывно связано с конкурсным выбором и выдвижением самой хозяйственной системой наиболее профессионально подготовленных сотрудников на замещение руководящих должностей.

В организационном обеспечении профессионального роста персонала управления необходимо учитывать подходы, существенно влияющие на стимулирование его профессионализма. На повышении профессионализма работников управления положительно сказывается использование двух основных подходов:

1) динамичной карьеры, связанной с вертикальным должностным продвижением, со сменой должностей;

2) статичной карьеры в рамках одного аппарата, одного уровня управления, одной должности – осуществляется путем профессионального роста со сменой функций, более глубокого и качественного овладения профессией, умениями и навыками, повышения профессиональной компетентности.

Возможно соединение этих подходов в развитии профессионализма персонала управления. При этом важно учитывать индивидуальные мотивы различных работников аппарата управления: реализация творческого потенциала, овладение профессиональной компетентностью, завоевание авторитета среди коллег, упрочение своего положения в статусной организационной структуре управления и т. п.

В разработке стратегии роста профессионализма и выдвижения сотрудников с учетом действия закона состязательности кадров управления необходимо определить критерий профессионально-квалификационного уровня на всех этапах движения карьеры для того, чтобы профессиональные требования побуждали человека к овладению своей профессией, укрепляли его перспективу.

Новые информационные технологии, сетевые коммуникации и автоматизация управленческого труда способствуют усилению позитивного действия объективных законов организации и совершенствованию принципов управления.

Специфические законы базируются на эффективном использовании составляющих их законов в области функционирования организаций и людей. В рамках компании имеются две группы законов организации: для руководителя и индивидуума (рис. 8.3) [42]. Отношения между компанией, подчиненными и руководителями в большей степени стандартизированы в виде кодексов, правил и норм.

Рис. 8.3. Объекты законов социальной организации

Специфические законы отражают:

• неразрывную связь всех звеньев организации;

• пропорциональность производства и управления;

• переход от администрирования к стратегическому планированию;

• упреждающее управление;

• воздействие технологических новаций на развитие социально-экономических организационных систем;

• требования экономии времени и интеллектуального ресурса персонала.

Специфические законы действуют в конкретных ситуациях и определенных видах деятельности. К специфическим законам организации можно отнести: закон пропорциональности и композиции, закон информированности и упорядоченности, закон единства анализа и синтеза, закон дифференциации и универсализации функций, закон своеобразия, закон социальной гармонии, закон оптимальной загрузки, закон эффективного восприятия и запоминания информации и др.

Информационная среда является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и т. п. Она подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т. д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния).

Закон информированности-упорядоченности любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной, достоверной, ценной и насыщенной информацией [42].

Математическая интерпретация закона имеет следующий вид:

где V_i, D_i, C_i, H_i – уровни характеристик информации: объем, ценность, достоверность, насыщенность соответственно в i-й области (финансы, экономика, персонал и т. д.).

Основные характеристики управленческой информации были рассмотрены в главе 6. Каждая из приведенных формул обозначает стремление получить информацию с максимальными средними значениями соответствующих характеристик. Так, первая формула показывает необходимость для руководителей собирать максимальное количество информации в каждом направлении деятельности, вторая – наиболее достоверную информацию; третья – наиболее ценную и четвертая – наиболее насыщенную.

Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации. Несмотря на разветвленную сеть и быстродействие современных информационных систем, процесс поиска нужной информации требует значительных усилий. Кроме того, в условиях рынка и острой конкурентной борьбы часть информации о деятельности организаций переводится в разряд строго конфиденциальной, становясь при этом недоступной не только для членов других организаций, но и для большинства членов своей фирмы.

Достоверность информации – необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений. В ряде случаев в информационные базы данных вводится заведомо ложная информация, чтобы дезинформировать конкурентов или подорвать к ним доверие со стороны клиентов.

Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени ее важности для решения задач управления организацией. Сложной и ответственной задачей в формировании внутренней информационной системы является сбор и систематизация информации, полученной из различных подразделений компании. Рекомендуется разработать единую систему информационных запросов, которая обеспечила бы своевременную и оперативную передачу информации, накопившейся в подразделениях, в центральную базу данных. Основным потребителем информации является система управления организацией. Однако владение большими объемами информации еще не означает, что она будет эффективно использована в деятельности организации.

В наши дни человеку доступны огромные объемы информации, но далеко не все, что он может узнать, доходит до его сознания, а тем более используется в жизни. Из огромного количества информации мы стараемся выбрать те сведения, которые нам нужны или могут понадобиться в дальнейшем. Такой же подход справедлив и для организации. Из общего потока система управления воспринимает и отбирает только ту информацию, которая соответствует поставленным целям и может быть использована в процедурах управления. Поэтому вся доступная информация должна быть упорядочена по целевому признаку.

Согласно закону информированности-упорядоченности, «чем большей информацией о внутренней и внешней среде располагает организация, тем большую вероятность устойчивого функционирования она имеет». Закон требует от руководителей создания эффективной системы коммуникационных связей, внедрения передовых информационных технологий. Руководитель от 50 до 90 % (по мнению многих исследователей) своего времени тратит на коммуникации. Обмен информацией пронизывает все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующими каналами. С помощью коммуникаций осуществляются координация, упорядочение и регулирование деятельности людей.

Закон информированности-упорядоченности имеет следующие следствия [43]:

1) достижение максимальных значений всех характеристик информации приводит к дезинформации (любая организация всегда стремится приобрести как можно больше достоверной и ценной информации, что приводит к большим затратам финансовых ресурсов, информационной избыточности, к перенасыщению информации цифрами, таблицами и графиками и т. д.; в результате создаются проблемы обработки, хранения и оценки полученной информации);

2) информированность работника после достижения ею верхнего критического уровня переходит в компетентность работника (каждый работник повышает свою квалификацию, при этом информация не сразу переходит на уровень теоретических или практических знаний; часть ее теряется, часть постепенно накапливается, объединяется с другой, создавая некоторый цельный набор в какой-либо области; достигнув необходимого объема и пропорций, эта информация становится полезной для решения конкретных задач, а ее носитель приобретает новый уровень компетентности).

Благоприятный результат возможен в том случае, если руководитель и подчиненные знают о законе информированности-упорядоченности. Для этого руководители должны:

• формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации;

• находить или создавать свои источники с требуемыми характеристиками информации;

• повышать квалификацию своих сотрудников;

• внедрять передовые информационные технологии.

Любой вид деятельности человека связан с использованием каких-либо ресурсов: компьютера, автомашины, одежды и т. д. Каждый набор ресурсов должен быть достаточно полным для успешного проведения той или иной работы. Увеличение количества одних ресурсов не может полностью компенсировать недостаток других. Любой человек стремится для осуществления своей деятельности иметь необходимые ресурсы (их композицию) в такой пропорции, которая обеспечила бы ему удобство и оперативность в работе. Следовательно, композиция и пропорциональность – это естественный процесс в жизни человека.

Между понятиями «композиция и пропорциональность» и «гармония» можно поставить знак тождества. Как естественный эволюционный процесс гармонизация происходит на всех уровнях мироздания. Основная задача разумного человека состоит в том, чтобы не тормозить этот процесс. Основная задача профессионального менеджера – помогать этому процессу. Гармония имеет системное начало, она объективна и не зависит от воли и желания человека.

Закон пропорциональности и композиции требует сохранения пропорциональности между организацией как целостным системным образованием и ее элементами при любых возможных изменениях, что позволяет максимально реализовать потенциал, которым они обладают. Воплощение этого закона требует оптимального состояния и композиции общих, частных и индивидуальных целей.

Закон пропорциональности и композиции каждая система стремится приобрести, создать или сохранить в своей структуре все необходимые ресурсы, которые находятся в заданной пропорции [42].

Математическая интерпретация закона может быть представлена следующим соотношением:

где R – набор ресурсов;

N – пропорциональность (композиция);

K_i – коэффициент пропорциональности;

R_i – конкретный ресурс.

Профессиональная реализация закона композиции и пропорциональности основана на выполнении ряда принципов:

1) принцип координирования – подразумевает, что каждая компания должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в набор и пропорции ресурсов;

2) принцип стабилизации – изменение содержания набора ресурсов и их пропорций не должно выходить на пределы нормативного уровня;

3) принцип планирования – в каждой компании должен быть обоснованный план деятельности и развития;

4) принцип ограничения – набор ресурсов и их пропорции должны быть ограничены рациональными рамками для их эффективного использования;

5) принцип полноты – каждая компания должна выполнять весь набор функций на своем участке деятельности вне зависимости от количества постоянных работников;

6) принцип согласования – планируемые к использованию ресурсы должны подходить друг к другу по всем основным характеристикам.

Г. Эмерсон, разработчик принципов производительности, подчеркивал важность закона пропорциональности и композиции для достижения успеха в управленческой деятельности: «Если бы могли объединить все цели и идеалы, вдохновляющие организацию сверху донизу, собрать их таким образом, чтобы все действовали в одном и том же направлении, то результаты получились бы колоссальные. Но поскольку на деле все они тянут в разные стороны, равнодействующая часто оказывается очень слабой, а иногда и просто отрицательной» [64]. Из этого высказывания можно сделать вывод о необходимости в социальных системах осуществлять оптимальное сочетание и композицию общих, частных и индивидуальных целей.

Профессиональная реализация закона композиции и пропорциональности основана на выполнении ряда принципов: планирования, координирования, ограничения, стабилизации, согласования, полноты.

Любая организация – это общество, у которого есть своя экономика, которое стремится к достижению конкретных целей и обладает собственными ценностями и финансами. У каждой организации есть своя история и культура.

Закон дифференциации и универсализации функций – в организационных системах действуют противоположно направленные процессы: разделение, специализация функций, реализуемых ее элементами, с одной стороны, и их интеграция, универсализация – с другой [42].

В итоге увеличиваются потенциальные возможности составляющих систему элементов и улучшаются результаты их взаимодействия в виде прироста потенциала организации в целом.

Закон своеобразия – для каждой организации существует наилучшая и только ей присущая организационная структура производства и управления.

Любая организация имеет свои особенности использования технологического оборудования, профессионализма и личностных качеств персонала, порядков и традиций отношений между работниками по вертикали и горизонтали. Эти особенности в совокупности определяют компанию как маленькое общество со своим населением и территорией, экономикой и целями, материальными ценностями и финансами, коммуникациями и иерархией. Каждая фирма имеет свою историю, культуру, технологическую философию и персоналию. Для осуществления их гармонического взаимодействия и служит единственная, наиболее подходящая им организационная структура управления. Оригинальность конкретной организационной структуры управления достигается на базе использования существующих типовых структур – линейных, функциональных, штабных и др., путем включения в них или исключения из них каких-либо подразделений или связей [42].

Закон социальной гармонии – для каждой организации развитие социальной сферы увеличивает производительность труда работников как за счет повышения эмоционального уровня работника (улучшается качество продукции), так и за счет активизации его трудовой деятельности (повышается производительность труда).

В социальную сферу деятельности компании входит выполнение функции социального развития коллектива. Она включает:

• достижение социальной справедливости;

• создание приемлемого социально-психологического климата в каждой группе работников;

• улучшение условий труда и отдыха работников и членов их семей;

• заботу о здоровье и достойное пенсионное обеспечение.

В отличие от функций технологических функция социального развития коллектива играет большую объединяющую роль. Обычно управленческие и технологические функции компании ограничиваются рамками отдела, цеха и других формальных структур, а функция социального развития охватывает весь коллектив. Это позволяет улучшить общение работников разных подразделений, что часто приводит к появлению новых технологических идей, полезных для организации.

Закон оптимальной загрузки – для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой, при котором в полной мере раскрываются его способности и возможности [42].

В организациях трудятся люди с разным образованием, опытом, здоровьем и темпераментом. Кто-то работает достаточно быстро, кто-то – более медленно. Область эффективной деятельности для каждого человека можно найти двумя способами: во-первых, методом упреждения (предупреждения), а во-вторых – методом определения квалификации по результатам работы.

Закон эффективного восприятия и запоминания информации – процессы восприятия и запоминания информации человеком реализуются наиболее эффективно, если они приближены к процессу его мышления [42].

Особенности мышления человека проявляются в двух типах: образности или алгоритмичности. Образное мышление – это представление каких-либо событий в виде изобразительных, ярких, а возможно, и одушевленных эквивалентов. Алгоритмическое мышление основано на логике представления и развития реальных событий. Каждый человек обладает преимущественно тем или другим типом мышления. Во всех случаях используется система индивидуальной «прочной памяти». Поэтому руководитель должен индивидуально подходить к каждому работнику и советовать ему использовать соответствующую методику для запоминания информации и разработки решений.

Закон эффективного осмысления – эффективное осмысление нового возможно при наличии у человека большого объема знаний или информации по данной тематике.

Закон установки – любой человек воспринимает наиболее полно ту информацию, на которую он настроился и к которой он приготовился.

Закон устойчивости информации – первая информация о каком-либо событии, поступившая человеку, является наиболее устойчивой, чем повторная информация об этом же событии.

Закон доходчивости информации – доходчивость сообщений для человека будет выше при одновременном использовании нескольких форм их подачи.

Специфические законы способствуют установлению устойчивых количественных и качественных соотношений между управляющей и управляемой частями системы. Они являются составной частью теории организации и определяют правила организации управленческого труда.

Оглавление книги