Книга: Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов

Проектирование моделей «как должно быть» и GAP-анализ

Проектирование моделей «как должно быть» и GAP-анализ

Общая методология построения бизнес-моделей требует рассмотрения трех промежутков времени:

? текущего (модели «как есть»);

? ближайшего будущего на среднесрочную перспективу (модели «как должно быть» – вариант 1);

? отдаленного будущего на долгосрочную перспективу (модели «как должно быть» – вариант 2).

Под среднесрочной перспективой компания Gartner рекомендует рассматривать временной горизонт от 9 до 18 месяцев, а под долгосрочной перспективой – в 30 месяцев. Такие сроки обусловлены влиянием глобального ускорения бизнес-процессов и постоянного развития информационных технологий.

Gartner рекомендует 15 % усилий и внимания уделять существующей сегодня в организации бизнес-архитектуре, 70 % – бизнес-архитектуре, которую предполагается реализовать в ближайшем будущем, и еще 15 % усилий – бизнес-архитектуре, как она видится в отдаленной перспективе.

Работы по моделированию текущих процессов, связанные с анализом и документированием текущей бизнес-архитектуры, имеют важное значение с точки зрения каталогизации существующих связей, но их ценность не очень велика с точки зрения обеспечения гибкости и динамичности организации. Наиболее ценно построение бизнес-архитектуры «завтрашнего дня», так как принятие правильных решений на уровне непосредственных ближайших шагов гораздо важнее, чем определение конечной цели.

Если говорить про распределение усилий на различных фазах построения бизнес-архитектуры, то 40 % всей усилий должны занимать управление и надзор над процессом создания, порядка 30 % усилий – собственно разработка моделей, решений и их документирование. И примерно по 15 % усилий рекомендуется сосредоточить на обеспечении восприятия предложенных решений со стороны руководства и бизнес-подразделений и на проведении оценки и сравнительного анализа с лучшими мировыми практиками или доступными аналогами.

Как правило, построение модели бизнес-архитектуры преследует задачу оптимизации текущей деятельности организации. Для этого осуществляются поиск и отображение будущего оптимального состояния, которое определяется моделью «как должно быть».

Для формирования модели «бизнес-архитектуры» для состояния «как должно быть» может быть использована следующая типовая последовательность шагов.

1. Проведение мониторинга существующих тенденций в области деятельности организации и тенденций в области развития технологий, обеспечивающих поддержку ее деятельности.

2. Анализ движущих сил, которые влияют на организационно-технологическую структуру организации с точки зрения основных функций и бизнеса организации.

3. На основе этого анализа формулируются в самом общем виде требования к организационной, функциональной и технологической компонентам.

Данные шаги сопровождаются формированием (в случае отсутствия) методологической основы проектирования, а именно: принимаются общие для организации стандарты и понятия о том, что такое бизнес-архитектура предприятия, включая определение принципов, общих методов описания архитектуры и ее разделы, стандарты, конкретные продукты и технологии.

Результаты вышеперечисленных этапов являются основой для выполнения Gap-анализа, то есть выявления расхождений и различий между существующей и оптимизированной бизнес-архитектурой предприятия.

Gap-анализ является существенным элементом процесса создания бизнес-архитектуры предприятия. Он охватывает как бизнес-архитектуры предприятия в целом, так и ее отдельные домены. Этот анализ является критически важным с точки зрения определения ключевых шагов и необходимых изменений в направлении целевой архитектуры.

На этапе Gap-анализа осуществляются:

? идентификация и категорирование несоответствий между текущим и целевым состояниями;

? сбор и совместное обобщение требований к организационной, функциональной, информационной и технологическим компонентам модели бизнес-архитектуры;

? планирование мероприятий по переходу из текущего (состояние «как есть») в целевое (состояние «как должно быть»).

Выявляемые в рамках Gap-анализа несоответствия могут быть связаны с вопросами культуры организации, структурными проблемами, функциональными или же процедурными вопросами [14].

Под структурными несоответствиями понимаются несоответствия между существующим и целевым состояниями, связанные с вопросами организационно-технологической инфраструктуры. Предметом анализа при выявлении такого рода несоответствий являются реализуемые принципы построения архитектуры и архитектура отдельных компонует бизнес-модели.

Функциональные несоответствия в бизнес-архитектуре связаны с потребностями по поддержке новых бизнес-процессов, которые необходимы для реализации новых бизнес-стратегий. Мероприятия по устранению данных несоответствий направлены на соответствующие изменения в соответствующих компонентах бизнес-архитектуры (бизнес-логике, организационной структуре, технологической структуре и т. д.).

Культурные несоответствия связаны с текущим уровнем навыков и компетенцией организационной структуры и требуемыми навыками, компетенциями организационной структуры, которые необходимы для целевого состояния.

В обобщенном виде процесс Gap-анализа предусматривает выполнение следующих шагов [4].

1. Идентификация различий между существующей и целевой бизнес-архитектурами.

2. Формирование перечня идентифицированных несоответствий с разбивкой по категориям (в том числе компонентам бизнес-архитектуры) и определение состава требуемых изменений.

3. Идентификация уже имеющихся возможностей организационно-технологической архитектуры, которые могут быть использованы для решения идентифицированных проблемных мест, и обновление списка несоответствий с учетом этого фактора.

4. Группировка идентифицированных несоответствий по типу их влияния на деятельность предприятия (уровень предприятия в целом, уровень нескольких подразделений и функций, уровень отдельного подразделения и функции, особые случаи).

Для категоризации несоответствий можно, в частности, использовать матрицу, показанную в табл. 4.

Могут существовать различные ситуации, связанные с количеством выявленных несоответствий между текущим и целевым состояниями. Одной из причин незначительного количества найденных несоответствий может быть недостаточный уровень детализации состояний. Обратная ситуация с «неожиданно» большим количеством различий может быть обусловлена избыточным уровнем детализации целевого состояния на отдаленную перспективу и «пропуском» промежуточных целевых состояний, через которые должен осуществляться переход.

Наиболее «естественной» выглядит такая ситуация, когда происходит постепенное наращивание общего количества выявленных несоответствий по мере повышения уровня детализации описаний состояний бизнес-архитектуры и поэтапного движения по временной шкале сравниваемых состояний.

Результаты Gap-анализа ложатся в основу Плана миграции (модернизация) организационно-технологической архитектуры предприятия по всем ключевым компонентам:

? информационным потокам;

? функциям;

? организационной структуре;

? ИТ и производственным технологиям и т. д.

На этом этапе осуществляются детализация постановок задач по проектам и мероприятиям, связанным с достижением целевого состояния бизнес-архитектуры предприятия, определение стратегии модернизации, в том числе в части выделения критичных (приоритетных) бизнес-процессов и технологий.

Оглавление книги