Книга: Управление проектами для "чайников"
Внесение изменений в план
Внесение изменений в план
Как бы тщательно ни был разработан план, все предусмотреть невозможно. Иногда клиенты меняют свои требования, некоторые работы оказываются труднее, чем предполагалось, появляются новые технологии. В таких случаях возникает необходимость в изменении плана проекта.
Даже если причина из приятных, менять планы непросто. К тому же вам опять придется выслушивать разные мнения.
Автоматизированные информационные системы управления позволяют моделировать такие изменения. Эти системы применяются для управления большими проектами, к которым ваш может и не относиться. В любом случае, алгоритм приблизительно такой, как показано на рис. 10.10.
• Поступившее предложение по изменению плана проекта должно быть четко сформулировано, желательно письменно (даже если это не обязательно).
• Оцените влияние предложенных изменений на все аспекты вашего проекта, а также последствия отклонения предложения.
• Решите, стоит ли принимать предложение. Все, кого это касается, должны быть оповещены. Они тоже должны участвовать в принятии решения.
• Если предложение принято, сообщите об этом его инициатору. Объясните, на чем основано такое решение.
• Перед началом внесения изменений составьте список мероприятий, направленных на реализацию предложенных изменений. С формальной точки зрения это обязательный документ.
• Внесите соответствующие изменения в график работ, описание поставленных целей и намеченных результатов, перечень требуемых ресурсов.
• Сообщите всем участникам проекта и соответствующим лицам аудитории о внесенных в план изменениях и ожидаемых результатах.
Рис. 10.10. Алгоритм процесса изменения плана проекта
Чтобы изменение курса прошло гладко, руководствуйтесь следующим.
• Не планируйте так, чтобы потом приходилось вносить такие изменения. Результатом планирования должен стать точный и всесторонне обоснованный документ, обеспечивающий разумное использование сил и средств.
• Помните, изменения всегда сопровождаются дополнительными расходами. Если возникла необходимость внести изменения в план, проведите оценку связанных с этим дополнительных расходов, примите меры по их уменьшению.
• Учтите влияние изменений на все стороны вашего проекта. Постарайтесь быть дальновидными. Не исключено, что влияние изменений будет ощущаться до самого завершения проекта.
Причины могут быть следующие.
• Недостаточно четкое и подробное описание работ, целей и масштаба проекта.
• Несанкционированное внесение "незначительных" изменений в проект.
• Передача исполнителям права принимать решения о выполнении определенных работ.
• Неудобно отказать клиенту.
• Избыток вашей самоуверенности.
Для восстановления порядка поступайте так.
• Дайте четкие определения и подробные описания целей проекта.
• Всегда оценивайте влияние возможных изменений на график работ, расход ресурсов и запланированный результат.
• Если сомневаетесь в возможности выполнить заказ, скажите об этом заказчику.
Открытые, основанные на доверии отношения с заказчиком помогут вам согласовать вынужденные изменения в проекте.
- Планирование
- Расширенные возможности указания пользовательских планов
- Уровень 2 Планировка и зонирование торгового зала
- 1.2. Предмет коммуникации как основа планирования кампаний по продвижению
- Возможности, планируемые к реализации в следующих версиях
- 13. Планировщик
- Глава 5. Разработка и анализ бизнес-планов в системе Project Expert
- 4.4.3.3. План-фактный анализ продаж
- Стратегия планирования в действии
- 8.8.11. Мероприятие 12: Раскрытие информации о механизмах агрессивного налогового планирования
- Разработка медиаплана
- Почему Планировщик Windows не выполняет назначенные задания?