Книга: Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

«Умные» напоминания и уведомления

«Умные» напоминания и уведомления

Одной из проблем Outlook является неудобный механизм напоминаний. Напоминалки появляются в самые неподходящие моменты. При этом, как только их становится больше пяти-семи штук, их полезность резко снижается, поскольку вы просто начинаете их игнорировать.

В «Организаторе задач Outlook» предусмотрена небольшая отдельная программа, которая устанавливается на Exchange-сервере и рассылает исполнителям напоминания по заранее заданному алгоритму, который можно настраивать. Например, ежедневно утром приходит e-mail с информацией о срочных поручениях; еженедельно – e-mail с информацией обо всех поручениях.

Аналогичные сводные отчеты, естественно, может получать и руководитель по тем задачам, которые он поручил.

Кроме «умных» напоминаний, «Организатор задач Outlook» позволяет делать «умные» уведомления. «Умные» – значит приходящие строго определенному кругу сотрудников компании и при этом фиксируемые внутри задачи (то есть никто потом не сможет сказать «а мне не сообщали»). Для уведомления исполнитель задачи или ее постановщик просто выбирает в окне задачи тех сотрудников, кому он хотел бы послать уведомление, и вводит текст уведомления.

Есть еще и автоматические уведомления:

– при постановке задачи на контроль (при нажатии кнопки «Поставить») исполнителю автоматически приходит уведомление о постановке задачи. Когда исполнитель открывает порученную задачу, соисполнителям автоматически отправляются уведомления;

– когда исполнитель завершает работу над задачей и нажимает кнопку «Закончить выполнение», постановщику отправляется уведомление о том, что исполнитель закончил работу над задачей и требуется приемка результата. При открытии письма с уведомлением сразу открывается карточка задачи;

– при отмене задачи исполнителю и соисполнителям приходит автоматическое уведомление о снятии задачи с контроля;

– когда постановщик не принимает задачу исполнителя и отправляет ее на доработку нажатием кнопки «Отправить на доработку», исполнителю отправляется уведомление о том, что требуется доработка задачи.

Таким образом, «Организатор задач Outlook» поддерживает эффективное общение между постановщиком, исполнителем и соисполнителями на ключевых этапах работы над задачей.

Оглавление книги