Книга: Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013
Цепочка согласований
Цепочка согласований
Достаточно часто выполнение задачи подразумевает ее согласование несколькими сотрудниками компании. Например:
– «Подготовить договор с клиентом Альфа» означает, что его не только подготовил менеджер по продажам, но еще и согласовали юрист, финансист или бухгалтер, а главное, производственник, которому этот договор выполнять;
– «Разработать комплект рекламных материалов по новому продукту» означает, что его не только нужно разработать менеджеру по рекламе, но еще и согласовать PR-директору, руководителю производственного подразделения, генеральному директору.
Обычно в крупных компаниях эта задача решается через крайне тяжеловесные механизмы: визирование документов в бумажном виде или в системе электронного документооборота. Согласование зачастую требует недель, а иногда и месяцев, что чрезвычайно задерживает рабочие процессы, делает компанию медленной[4]. Причем несогласие любого из участников согласования, как правило, отправляет документ на новое прохождение всех кругов ада с самого начала.
Оперативные вопросы, как правило, проходят мимо официального документооборота, согласуются неформально, с помощью e-mail или телефонных звонков. Аналогично происходит в небольших компаниях, где системы электронного документооборота в принципе нет. В результате возникает масса проблемных и конфликтных ситуаций: забыли с кем-то согласовать, согласовали по телефону (и неправильно поняли друг друга) и т. п.
В «Организаторе задач Outlook» постановщик задачи может сразу определить, чье согласование для него является показателем корректного выполнения задачи. На специальной вкладке «Согласование» (см. рис.) он выбирает участников согласования и затем видит на этой же вкладке их одобрение или неодобрение, с комментариями.
Согласование происходит параллельно, то есть следующему «согласанту» не нужно дожидаться мнения предыдущего. Если по итогам согласования произошли существенные изменения в исходном документе, организатор согласования может отправить его на повторное согласование.
Оглавление книги
