Книга: Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013

Жесткий контроль

Жесткий контроль

Outlook предполагает достаточно демократичную систему управления компанией и высокую ответственность исполнителей. После того как вы делегировали в Outlook задачу исполнителю, он становится ее «владельцем», и его изменения, вносимые в задачу, приоритетны по отношению к вашим. При этом изменения никак не документируются. Возникает масса возможностей для злоупотреблений. Исполнитель может менять срок исполнения задачи, ее формулировку и т. п. Не говоря уже о таких мелких неудобствах, как присвоение исполнителем задаче своих категорий, которые начинают отображаться и у руководителя, превращая его папку задач в свалку.

В «Организаторе задач Outlook» исполнитель не может самостоятельно изменять задачу. Все общение между исполнителем и постановщиком происходит через специальную функцию «Добавить комментарий». Вся эта переписка сохраняется внутри задачи в поле «Комментарии» в обратном хронологическом порядке, с точным указанием, кто и в какое время добавил комментарий (см. рисунок ниже).

Процесс работы с задачей организован более тонко, чем в стандартном Outlook, где можно только принять задачу и отправить отчет об исполнении. В «Организаторе задач Outlook» предусмотрены возможности «поставить задачу», «принять к исполнению», «начать выполнение», «принять на доработку», «закончить выполнение», «отменить без исполнения», «снять с исполнения», «утвердить выполнение», «утвердить невыполнение», «отправить на доработку». Таким образом, реализован процессный подход к работе над задачей, учитывающий разные жизненные сценарии, а не только идеалистически предполагаемый Outlook «задача поставлена – задача выполнена».

Для более эффективного управления в ситуациях, когда в работу над задачей вовлечено несколько человек, предусмотрены соисполнители по задаче. Ответственным за выполнение задачи продолжает оставаться исполнитель в соответствии с классическим принципом: за исполнение любого задания должен отвечать целиком и полностью только один человек. Но соисполнители видят задачу в своих списках задач и могут получать от исполнителя или постановщика уведомления по ее изменениям.

Немаловажно, что такую задачу могут видеть и руководители соисполнителей. Это очень актуально в компаниях с матричной структурой, в которых руководитель одного подразделения может привлечь к работе над задачей сотрудников другого подразделения, но руководитель этого другого подразделения хотел бы знать, как именно ресурс его сотрудников задействован другими руководителями.

Наконец, полезной возможностью контроля является назначение промежуточных контрольных точек. Например, срок исполнения задачи – 1 августа, а контрольная точка – 15 июля. По контрольным точкам задачи можно сортировать, фильтровать и т. п. Это позволяет не спохватываться в день, когда задача уже должна быть выполнена, а заблаговременно проверить, все ли в порядке, нужно ли какое-то дополнительное вмешательство со стороны руководителя.

Оглавление книги