Книга: Как управлять людьми. Способы воздействия на окружающих

1.10. Электронные таблицы и расчеты: предположения, а не математика

1.10. Электронные таблицы и расчеты: предположения, а не математика

В старые ужасные времена, прежде чем составлять расчетные документы, младшие менеджеры могли произвести впечатление на начальство с помощью отчетов по результатам деятельности, где все колонки и строчки сходились add up и не было никаких погрешностей округления. Старшие менеджеры выпендривались, быстро подсчитывая в уме и стараясь показать, что не все колонки и строчки сходятся. А потом все вместе 40 минут искали, где же закралась ошибка. Все наивно полагали, что хорошие математические способности говорят о хороших умственных способностях, а ошибки в расчетах указывают на низкий интеллект.

В эпоху электронных таблиц больше не приходится думать об ошибках, если, конечно, не используются сложные уравнения. Электронные таблицы призваны помочь менеджерам сосредоточиться на мыслях, а не на математике. На практике электронные таблицы живут своей жизнью. Человек, составляющий электронную таблицу, использует две основные тактики.

1. Начните с правового нижнего угла. Вы знаете, что ответ равен x% или y млн долларов. Поэтому корректируйте данные так, чтобы получить в итоге x или y. Затем прибавьте маржу безопасности и убедитесь в том, что результаты не выглядят подозрительно округленными.

2. Подавите сопротивление (менеджеров, персонала) с помощью данных. Примерно 200 строк и 40 колонок данных на шести страницах остудят пыл большинства людей, особенно тогда, когда на самом деле они хотят только увидеть, что цифра в правом нижнем углу таблицы привлекательна: x или y с небольшой маржой безопасности.

Стандартная защита против этих методов тоже соответствует традициям старых ужасных времен – искать неверное число. Самый простой способ сделать это – проанализировать детали. Нужно найти мелочь. Большие цифры очень громоздкие и сложные, но все знают, что абсурдно предлагать в среднем 15 долларов за чашку кофе. Так что если подобные вещи появятся в расчетах, все начнут играть в игру «найди ошибку», которая растягивается минут на 40.

Правила выживания в процессе обсуждения электронных таблиц очень простые и совершенно разные в зависимости от того, составляете вы отчет или читаете его.

Составитель отчета должен:

• начать с желаемого ответа в правой нижней строчке;

• разработать сценарии и предложения, которые ведут к этому результату;

• незначительные, но легко проверяемые предположения, которые вы включите в отчет, должны быть осторожными, чтобы вы не показались опрометчивым и могли предоставить доказательства вашей осторожности;

• заметайте следы: учитывайте небольшую маржу безопасности и избегайте округленных чисел;

• добейтесь того, чтобы ключевые сотрудники подтвердили главные предположения вашего отчета, чтобы топ-менеджеры не смогли к этому подкопаться. Получение подтверждения – самая мучительная, но полезная часть процесса: оно предусматривает проверку ваших предположений совместно со специалистами отдела продаж, маркетинга, HR, финансов и других. Благодаря этому вы получите информацию, проверите правильность своих рассуждений и завоюете доверие для дальнейшего сотрудничества.

Для того, кто читает отчет, правила абсолютно другие:

• не обращайте внимания на ответ, считайте, что он «сфабрикован»;

• прежде чем взглянуть на отчет, обдумайте пять основных предпосылок, которые приведут к желаемому результату, и отметьте, каким может быть обоснование каждой из них;

• прежде чем читать отчет, спросите у его составителя, какие предположения он выбрал в качестве пяти основных движущих сил; на этом этапе допустимо оживленное обсуждение;

• задавайте вопрос «Что если…». Что если каждая из предпосылок будет отличаться от ваших ожиданий? Каковы риски? Как можно снизить эти риски?

• И только после этого можно читать отчет.

Оглавление книги