Книга: PRАКТИКА для пиарщика и руководителя

Приложение:

Приложение:

Регламент передачи информации

Вы – пресс-секретарь лакокрасочного предприятия «Лаккурила», одного из лидеров рынка:

Регламент взаимодействия подразделений ОАО «Лаккурила» в ходе информационного сопровождения при возникновении чрезвычайных ситуаций

Настоящий Регламент определяет:

1. Систему обмена информацией между сотрудниками ОАО «Лаккурила»: Генеральным директором (далее ГД), Директором по безопасности (далее ДБ), Директором по экономике (далее ДЭ), Главным инженером (далее ГИ), дежурной службой (ДС) пресс-секретарем (далее ПС), начальниками производственных подразделений, отделом страхования (далее ОС) при возникновении чрезвычайных ситуаций на производстве.

2. Порядок предоставления средствам массовой информации (далее – СМИ) официальных комментариев по фактам чрезвычайных ситуаций (ЧС) на территории ОАО «Лаккурила».

Комментарий: Как вы видите, в информационном обмене задействованы оперативные службы и топ-менеджмент по направлениям.

Система обмена информацией между ГД, ГИ, ДКЗ, ДЭФ, ЦДС, ДС, ПС при возникновении ЧС в ОАО «Лаккурила».

3. Предоставление информации о ЧС на территории ОАО «Лаккурила».

3.1. В случае поступления в Дежурную службу (далее – ДС) ОАО «Лаккурила» сообщения о признаках ЧС на территории ОАО «Лаккурила», уполномоченный сотрудник ДС обязан сообщить об этом начальнику ДС и ПС.

Порядок оповещения: по телефону.

Срок: не более 10 минут с момента поступления информации.

Ответственный: Дежурный ДС ОАО «Лаккурила».

3.2. В случае поступления ПС сообщения о признаках ЧС от сотрудников СМИ либо из иных источников, ПС, принявший информацию, обязан сообщить об этом в ДС ОАО «Лаккурила».

Порядок оповещения: по телефону.

Срок: не более 5 минут с момента поступления информации.

Ответственный: ПС.

3.3. В случае поступления в ДС ОАО «Лаккурила» сообщения о признаках ЧС», уполномоченный сотрудник ДС обязан сообщить об этом ПС.

Комментарий: Здесь мы закольцовываем информацию. Т. е. не только вам сообщают информацию о ЧС, но в случае, если вы узнали о нем раньше, то также предоставляете по цепочке.

Предоставление информации о подтвержденном ЧС на территории ОАО «Лаккурила».

4.1. В случае если в ДС поступила подтвержденная информация о ЧС на территории ОАО «Лаккурила», способная к дальнейшему неблагоприятному развитию, либо в случае наличия пострадавших, причинения ущерба третьим лицам, дежурный ДС предоставляет ПС и ОС сводную информацию о характеристиках повреждений и развитии ситуации:

• Место ЧС на территории объекта;

• наличие/отсутствие пострадавших;

• наличие/отсутствие фактов нанесения ущерба имуществу ОАО «Лаккурила», либо имуществу третьих лиц;

• наличие/отсутствие ограничений дорожного движения;

• предварительная причина ЧС, в случае, если причиной ЧС являлись действия третьих лиц;

• присутствие на месте дефекта сотрудников МЧС;

• предполагаемое время начала работ по локализации ЧС.

Порядок оповещения: по телефону.

Срок: предварительная информация – по телефону в течение не более 10 минут с момента подтверждения факта ЧС на территории ОАО «Лаккурила», далее по мере поступления информации до момента полного ее предоставления. Ответственный: дежурный ДС ОАО «Лаккурила».

4.2. В случае наличия возможных репутационных рисков или возможного последующего негативного развития ситуации, информация, предоставляемая ПС в СМИ, согласовывается с ГД или ГИ ОАО «Лаккурила».

Предоставление информации о ходе работ по локализации и/или восстановительных работ.

5.1. В ходе проведения работ по локализации и/или восстановительных работ уполномоченный сотрудник ДС ОАО «Лаккурила» предоставляет ПС по мере поступления информацию об объемах, а также времени начала и завершения основных этапов проведения работ. В случае если работы проводятся силами сторонних организаций, то оповещение по аналогичной схеме производит ответственный за работу с этими организациями.

5.2. Предоставляется следующая информация:

• время локализации ЧС;

• время начала восстановительных работ;

• время завершения восстановительных работ;

Порядок оповещения: по телефону.

Срок: по мере поступления в период не более 10 минут с момента получения информации.

Ответственный: начальник ДС ОАО «Лаккурила».

Предоставление информации в случае, если в результате ЧС был нанесен ущерб имуществу третьих лиц.

Порядок предоставления информации уполномоченными сотрудниками ОАО «Лаккурила» определяется внутренними документами при наступлении событий, имеющих признаки страховых.

6.1. В случае если в результате ЧС на территории ОАО «Лаккурила» был нанесен ущерб имуществу третьих лиц, дежурный ДС ОАО «Лаккурила» обязан сообщить ПС сведения о количестве, расположении и типе поврежденного имущества, а также степени повреждения по результатам визуальной оценки.

Порядок оповещения: по телефону.

Срок: по телефону – в период не более 10 минут с момента поступления информации о наличии фактов нанесения ущерба имуществу третьих лиц.

Ответственный: Дежурный ДС ОАО «Лаккурила».

6.2. ДЭФ предоставляет ПС информацию о процессе выплаты компенсаций Страховщиком по поврежденному имуществу по договоренности.

Порядок оповещения: по телефону.

Ответственный: ДЭФ.

Предоставление информации в случае, если в результате ЧС пострадали люди.

Порядок предоставления информации уполномоченными сотрудниками ОАО «Лаккурила» определяется внутренними документами, при наступлении событий, имеющих признаки страховых.

7.1.В случае если в результате ЧС на территории ОАО «Лаккурила» пострадали люди, дежурный ДС обязан сообщить ПС и ОС сведения о:

• количестве пострадавших;

• контактные данные пострадавших или родственников;

• возрасте и поле пострадавших;

• обстоятельствах происшествия;

• степени тяжести повреждений;

• необходимости госпитализации пострадавших;

• лечебных учреждениях, в которые госпитализированы пострадавшие.

Порядок оповещения: по телефону.

Срок: по телефону – в период не более 5 минут с момента поступления информации о предполагаемом наличии пострадавших, далее по мере поступления информации до момента полного ее предоставления.

Ответственный: Дежурный ДС «Лаккурила».

7.2. В случае госпитализации пострадавших, информация об их состоянии предоставляется ПС от ДЭФ, либо от уполномоченного им сотрудником Компании регулярно.

Порядок оповещения: по телефону.

Срок: в течение первых трех суток: в режиме, определенном договоренностями между ДЭФ и ПС.

Ответственный: ДЭФ «Лаккурила».

7.3. В период пребывания пострадавших в лечебном учреждении ДЭФ либо уполномоченный им сотрудник Компании предоставляет ПС информацию об оказываемой ОАО «Лаккурила» и Страховщиком помощи в лечении пострадавших по договоренности.

Порядок оповещения: по телефону.

Ответственный: ДЭФ «Лаккурила».

Предоставление информации о причинах ЧС.

8.1. Информация о причинах ЧС предоставляется уполномоченным сотрудником ДС ОАО «Лаккурила» по устному запросу ПС в течение 1 рабочего дня после подписания официальных документов, содержащих окончательные выводы. Использование ее ПС согласовывается с ГД или ГИ ОАО «Лаккурила».

Ответственный: ГИ ОАО «Лаккурила».

Порядок предоставления СМИ официальных комментариев по фактам ЧС на территории ОАО «Лаккурила».

9.1.При возникновении на территории ОАО «Лаккурила» ЧС, не повлекшего за собой случаев причинения ущерба жизни и здоровью граждан, а также имуществу третьих лиц, официальные комментарии СМИ предоставляются ПС на основании информации, полученной от ДС ОАО «Лаккурила».

9.2.При возникновении ЧС на территории ОАО «Лаккурила», повлекшего за собой причинение ущерба имуществу третьих лиц, официальные комментарии СМИ предоставляются ПС в зависимости от размера ущерба на основании информации, полученной от уполномоченных сотрудников ОАО «Лаккурила», по согласованию с ГД ОАО «Лаккурила»;

9.3.При возникновении ЧС на территории ОАО «Лаккурила», повлекшего за собой причинение ущерба жизни и здоровью граждан, официальные комментарии СМИ предоставляются ПС на основании информации, полученной от уполномоченных сотрудников ОАО «Лаккурила», по согласованию с ГД;

9.4. При поступлении запросов СМИ на участие специалиста ОАО «Лаккурила» в прямых теле – и радиоэфирах в период возникновения/ликвидации ЧС участвовать в прямых теле– и радиоэфирах могут:

• ГД;

• ПС;

• ГИ по решению ГД;

• заместитель ГИ по решению ГД;

• Акционеры.

9.5. Исключительные полномочия по предоставлению СМИ оперативных комментариев о ходе работ по ликвидации последствий предоставляются должностным лицам, упомянутым в настоящем Регламенте. Оперативному персоналу ОАО «Лаккурила», в случае обращения сотрудников СМИ на месте проведения работ, рекомендуется в корректной форме направить обратившихся к ним представителей СМИ к ПС.

Вот, собственно и готов регламент передачи информации.

Оглавление книги