Книга: Корпоративное управление и стратегический менеджмент: информационный аспект

Применение BPM-систем в некоммерческих организациях (на примере сферы образования)

Применение BPM-систем в некоммерческих организациях (на примере сферы образования)

Исторически концепция управления эффективностью бизнеса (BPM) и системы управления этого класса появились как реакция на актуальные проблемы коммерческих компаний. Однако с течением времени они стали все шире применяться и в некоммерческой сфере – от отдельных некоммерческих организаций до государственного и муниципального управления. В этом нет ничего удивительного, поскольку и задачи взаимоотношений с заинтересованными лицами, и задачи стратегического менеджмента для некоммерческих организаций не менее актуальны. Поэтому слово «бизнес» в аббревиатуре BPM не должно вводить в заблуждение: его можно считать частью исторически сложившегося термина, но никак не свидетельством того, что BPM-системы могут применяться исключительно для задач бизнеса. По сути, здесь мы наблюдаем ситуацию, аналогичную системам управления ресурсами предприятия (ERP): несмотря на присутствие слова «предприятие», системы этого класса уже доказали свою применимость в некоммерческих структурах.

Рис. 3.2. Технологическая архитектура BPM-системы

Рассмотрим вопросы применения BPM-систем в социальной сфере на примере органов управления сферой образования и крупных университетов.

Сфера образования представляет собой сложную организационно-экономическую систему, стратегическое управление которой является крайне важной и достаточно сложной задачей. Для успешного развития в долгосрочной перспективе крупные образовательные учреждения (университеты) и сфера образования в целом должны иметь четко сформулированную стратегию и обоснованные целевые показатели, а их системы планирования, управленческого учета и контроля должны быть направлены на достижение стратегических целей.

В настоящее время особое значение приобретают вопросы стратегического управления крупными университетами, что объясняется следующими факторами:

• повышение роли науки и образования в обеспечении национальной конкурентоспособности в долгосрочной перспективе;

• динамичность современной академической среды, появление новых научных и образовательных направлений;

• повышение сложности университетского управления, необходимость налаживания межфакультетских и межвузовских связей;

• появление новых интегрированных образовательных учреждений, включая общенациональные (федеральные) университеты, которые представляют собой крупные научно-образовательные комплексы;

• географическая распределенность многих университетов.

Также следует отметить, что в настоящее время наблюдается тенденция к повышению самостоятельности вузов и их преобразованию в форму автономных образовательных учреждений. Такие вузы отличаются не только большей финансовой самостоятельностью, но и большей ответственностью за результаты своей коммерческой деятельности. Для этого уже есть серьезные предпосылки: во многих вузах внебюджетные (самостоятельно заработанные) средства составляют существенную часть финансирования.

Все это ставит вузы перед необходимостью повышения качества и эффективности управления, перехода к стратегическому регулярному менеджменту.

Однако стратегическое управление в вузах нашей страны в силу исторических причин до сих пор не получило столь же серьезного развития, как в западных университетах. Так, Е. А. Князев отмечает следующие особенности стратегического управления в российских вузах [Князев, 2005]:

• стратегическое управление часто воспринимается как вынужденная обязанность, редко – как глубоко и полностью осмысленный выбор;

• миссия университета не отражает его уникальность, является всеохватывающей и универсальной, часто сводится к стереотипам, лозунгам и штампам;

• стратегия вуза несфокусирована, размыта, вместо выбора «своего» направления развития отражает желание быть «всем и для всех»;

• информационно-аналитическое обеспечение стратегического менеджмента носит фрагментарный, «любительский» характер, часто отсутствует вообще;

• специальные инструменты и техники стратегического управления, как правило, не применяются.

Впрочем, последние две особенности нельзя считать присущими только университетскому управлению, поскольку с аналогичными проблемами сталкиваются и коммерческие компании. В корпоративном секторе, как и в университетах, имеет место проблема «стратегического разрыва» – дезинтеграции системы стратегий и планов, направленных на их реализацию. Поэтому существенную помощь вузам может оказать опыт корпоративного управления, который может быть адаптирован с учетом специфики университетов.

Все это предопределяет возможность эффективного применения BPM-систем в сфере образования – для информационной поддержки как стратегического менеджмента, так и заинтересованных лиц.

Комплекс мероприятий, направленных на построение BPM-систем в сфере образования, должен включать разработку концепции и детальной методологии управления (с учетом лучшей зарубежной практики и отечественных наработок), проектирование и создание информационных систем управления (на основе программного обеспечения, апробированного в сфере образования), а также непосредственное внедрение таких систем управления.

Примером применения BPM-решений для стратегического управления сферой образования на уровне министерства может служить опыт Министерства образования Чили (Chilean Ministry of Education), где внедрена и успешно используется управленческая методология Balanced Scorecard, а для информационной поддержки стратегического управления применяется информационная система Oracle Hyperion Performance Scorecard. Это позволило создать развернутую систему целевых индикаторов, включающую показатели как национального, так и регионального уровней, а также организовать ежеквартальный сбор фактических данных для оценки успешности развития образовательной отрасли. В результате повысилась прозрачность процессов управления, была создана обоснованная система делегирования полномочий и ответственности, а также организована поддержка корректировочных управленческих решений.

Применение BPM-систем также позволяет существенно усовершенствовать стратегическое управление университетами, что подтверждается международной практикой. Приведем несколько примеров использования в университетском управлении линейки решений Oracle Hyperion.

Стэнфордский университет (Stanford University) является пользователем решений Hyperion с 1995 г. Одна из задач – бюджетное планирование, которое реализуется на основе программного обеспечения Oracle Hyperion Planning. Бюджетные данные поступают в систему из более чем 35 отдельных структурных единиц университета, при этом бюджетная модель содержит более 40 тыс. центров затрат и около 10 тыс. бюджетных показателей. Помимо приложения для бюджетирования университет использует ряд систем бизнес-интеллекта, а также решение для синхронизации метаданных.

Гарвардский университет (Harvard University) использует системы бизнес-интеллекта Oracle Hyperion в качестве надстройки над хранилищем данных. Это позволяет консолидировать данные, поступающие из многочисленных трансакционных приложений – систем учета, управления закупками и персоналом, расчета заработной платы, управления грантами и др. В результате в университете создана единая информационная среда, позволяющая обеспечить необходимую отчетность и доступ к информации.

Университет штата Вермонт (University of Vermont) успешно применяет финансовые приложения. Система Oracle Hyperion Strategic Finance обеспечивает прогноз показателей балансового отчета и отчета о прибылях и убытках на 10 лет, а также планирование привлечения инвестиций. Система Oracle Hyperion Financial Management используется для формирования и анализа финансовой отчетности университета, а также для синхронизации данных финансовой системы и ERP-системы PeopleSoft. В университете также используются система Oracle Hyperion Performance Scorecard (для управления по ключевым показателям) и OLAP-система Oracle Hyperion Essbase (для многомерного анализа информации о студентах).

Университет здравоохранения и науки штата Орегон (Oregon Health & Science University) использует Oracle Hyperion Planning для планирования и бюджетирования. В результате внедрения продолжительность формирования бюджета снизилась с 5,5 месяцев до шести недель, а ежегодная экономия университета оценивается в 1,5 млн долл.

Список примеров успешного использования систем управления эффективностью в университетах можно продолжить. Единственное, что вызывает сожаление, – отсутствие в этом списке российских вузов. Часто в качестве причины называют недостаточное финансирование проектов развития российских университетов. Впрочем, за последние годы ситуация меняется к лучшему: ведущим вузам уделяется должное внимание в рамках Приоритетного национального проекта «Образование», Федеральной целевой программы развития образования (ФЦПРО), других государственных инициатив в сфере образования. Поэтому в настоящее время имеются все предпосылки для того, чтобы российские университеты эффективно применяли и современные методы стратегического управления, и соответствующие информационные системы.

Таким образом, концепция управления эффективностью бизнеса может применяться для предприятий и организаций самых разных отраслей, включая организации социальной сферы. Эта концепция имеет непосредственное отношению к стратегическому менеджменту, поскольку предусматривает целый ряд важных управленческих функций, включая формализацию стратегии и определение ключевых показателей, планирование, мониторинг и анализ, а также обеспечение необходимой обратной связи и корректирующие воздействия. С другой стороны, концепция BPM тесно связана с задачами корпоративного управления, позволяя обеспечить информационную прозрачность организации для заинтересованных лиц, в частности, путем формирования и представления корпоративной отчетности. Поэтому можно сделать вывод, что концепция управления эффективностью бизнеса и информационные системы этого класса занимают центральное место в системе информационной поддержки корпоративного управления и стратегического менеджмента (СИП КУСМ).

С другой стороны, было бы неверным утверждать, что BPM-система полностью покрывает все области СИП КУСМ. Дело в том, что круг вопросов информационной поддержки корпоративного управления и стратегического менеджмента весьма широк, даже без учета специфических задач, отражающих отраслевые или индивидуальные особенности. Поэтому помимо BPM-решений в СИП КУСМ находят применение и другие аналитические системы, основанные как на количественной информации, так и на экспертных оценках. Именно интеграция различных решений, как входящих в состав BPM-комплекса, так и выходящих за его пределы, позволяет построить эффективную систему информационной поддержки корпоративного управления и стратегического менеджмента.

Оглавление книги