Простейший стандарт

Хрустальная ваза в зале для совещаний одного банка. Она воплощает нигде не записанное, но всем известное правило: опоздавший на совещание должен положить в нее 500 рублей, в фонд корпоративных культурных мероприятий.

Более сложный стандарт

На семинаре по тайм-менеджменту сотрудники некоммерческой организации, занимающейся реализацией международных образовательных программ и проектов, стандартизировали эффективный способ командной работы с госорганами. Было решено повесить на видном месте лист ватмана, на который каждый сотрудник, собирающийся в какой-либо комитет или министерство, чтобы обсудить серьезный вопрос, прикреплял стикер с соответствующим «извещением» для остальных. Его коллеги могли добавлять стикеры с мелкими попутными задачами: «Осведомись, пожалуйста, у Иванова из соседнего отдела о том-то», «Забери у Петрова для меня такие-то документы» и т. п. Таким образом удалось существенно сократить расходы времени на поездки и эффективно ввести в командную работу новое правило, не создавая при этом никакого формального регламента.

Одно из направлений работы в проекте внедрения тайм-менеджмента – формализация процесса согласования договоров. Для управления процессом была разработана форма задачи, определяющая основные параметры отслеживаемого договора (рис. 7.1, 7.2). Форма создана без программирования, на базе «штатных» возможностей MS Outlook, и содержит две вкладки: «Контроль» (для руководителя, ставящего задачу) и «Исполнение» (для сотрудника, ответственного за подписание договора).

Руководитель задает на вкладке «Контроль» основные параметры договора, после чего отправляет задачу исполнителю с помощью функции «Назначить». Сотрудник, получивший задачу, на вкладке «Исполнение» видит весь порядок своих действий и отмечает их осуществление.

Все изменения, вносимые исполнителем в задачу, отображаются в «материнской» задаче у руководителя. Кроме того, у него настроено специальное табличное пользовательское представление, дающее обзор всех договоров.

В этом представлении руководитель может изменять их приоритетность в зависимости от текущей ситуации, контролировать сроки согласования, видеть статус договора – его согласованность с различными департаментами. Средства автоматического форматирования позволили настроить простую сигнальную систему, выделяющую договоры разными цветами и шрифтами в зависимости от близости планового срока их согласования к сегодняшнему дню. Эта простая обзорная матрица сделала процесс согласования договоров более «прозрачным» и управляемым, позволила более жестко ставить и отслеживать целевые ориентиры по срокам прохождения каждого договора.