Книга: Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату

В предыдущих главах мы рассмотрели три основные проблемы, связанные с целеполаганием при создании документа.

Проблема 1 – бесцельность: у документа нет цели, сформулированной в терминах реакции адресата.

Последствия: хороший документ создать невозможно.

Проблема 2 – неадекватность:

2.1. Автор документа излишне амбициозен – предлагает первому лицу неоправданно «сильную» реакцию.

Последствия: автор не получает желаемой реакции (просит слишком много).

2.2. Автор документа предлагает слишком «слабую» реакцию.

Последствия: реакция адресата недостаточна, чтобы решить проблему/задачу.

Проблема 3 – несвоевременность: цель не соответствует этапу решения той проблемы или задачи, о которой пишет автор документа. Так бывает, когда автор торопит события (например, предлагает план действий, хотя еще не проведен анализ ситуации). Другая крайность – автор затягивает процесс решения (например, предлагает «проанализировать ситуацию», когда подход уже ясен и план утвержден).

Последствия: в обоих случаях автор не получает желаемой реакции.

Существует еще одна важная и не менее частая проблема, решению которой посвящена эта глава.

Проблема 4 – бесполезность: автор документа ставит цели и создает документы, бесполезные для первого лица.

Последствия: первое лицо не дает никакой реакции или дает нежелательную реакцию (как правило, впадает в раздражение).

Возьмем задачу, которая часто возникает у компаний, имеющих хотя бы одного клиента: сокращение дебиторской задолженности (долга клиентов перед компанией за выполненную работу или поставленные товары). Вот как будет меняться представление о полезности сообщения в глазах первого лица в зависимости от этапа работы над этой задачей.

Проблема бесполезности сообщения особенно ярко проявляется в ответах на запросы первых лиц. Рассмотрим еще два примера – полезный отчет и бесполезный отчет.

Оглавление книги