Книга: Теория организации

6.1. Содержание и элементы процесса организации

6.1. Содержание и элементы процесса организации

Как процесс организация есть проявление общественной деятельности, основанной на общественном разделении труда. Функциональное назначение организации как процесса – создание новых и качественное совершенствование ранее образованных и функционирующих систем любого типа.

Организовать – значит:

1) создать систему вновь;

2) улучшить состояние функционирующей системы (ее организационную форму) в соответствии с внутренними и внешними условиями;

3) создать условия для эффективного функционирования системы.

Таким образом, процесс организации есть установление упорядоченности, согласованности частей в соответствии с объективными законами и принципами организации. Организация как форма общественной деятельности всегда конкретна, как и другие виды труда. Конкретность организации обусловлена ее объектом [61].

Организация реализуется в процессе управления как одна из его основных функций. Назначение этой функции – исполнение принципа самоорганизации системы и целенаправленного воздействия специального органа аппарата управления или непосредственно руководителя на производственно-хозяйственную систему. В силу этого самоорганизация также выступает в качестве организационного процесса. В таком виде организация сливается со всеми функциями управления, пронизывает их и весь процесс управления. Вместе с тем процесс организации выступает и как объект управления. Следовательно, можно сказать, что управление организуется, а организация управляется.

Организация как процесс имеет три аспекта:

1) структурирование (процессов или элементов);

2) установление связи между структурными элементами и закрепление их в организационно-нормативных актах;

3) создание условий для эффективного функционирования системы.

Эти аспекты в управленческой деятельности проявляются как постоянно решаемые организационные задачи.

Процесс организации – установление пространственно-временной структуры компонентов различной природы (рабочей силы, средств производства, материалов, информации) и их взаимодействия с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах ресурсов.

Процесс организации обладает следующими общими признаками:

1) организация всегда определяется кадрами и менеджером независимо от того, насколько существенно техническое оснащение сферы обработки информации:

2) организация (как правило) представляет собой часть целенаправленного процесса разделения труда;

3) каждая производственно-хозяйственная система существует только в единстве организации процессов продуктивной работы и управленческих процессов, поскольку на практике в организационной деятельности они не могут быть отделены друг от друга.

Являясь важной управленческой функцией, организация реализуется в единстве двух процессов – формирования структуры и организации процессов (производственно-хозяйственного и управленческого).

Формирование структуры – это создание, сохранение или развитие целесообразных организационных форм, вертикальное и горизонтальное разделение элементов производства и органов управления. Вертикальное разделение определяется числом уровней управления, а также подчиненностью и директивным отношением. Уровень управления – совокупность звеньев управления, одинаково удаленных от верхнего звена организационной структуры. Горизонтальное разделение осуществляется по отраслевым признакам.

Организация процесса – это создание условий для эффективной реализации целей, бесперебойного и непрерывного функционирования системы. Это значит:

• согласование в работе всех звеньев системы путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними;

• формирование внутренней культуры производственно-хозяйственной системы, чувствительной к изменениям, новациям;

• создание условий, стимулирующих работников к результатам деятельности;

• распределение прав, ответственности и полномочий;

• подготовка и расстановка персонала по операциям, комплексам работ, функциям;

• распределение в соответствии с выполняемым объемом работ различного вида ресурсов.

Эффективность организационных действий достигается, если обеспечиваются:

• учет объективных законов организации, закономерностей, отношений, определяющих условия функционирования производственно-хозяйственных систем;

• закрепление в организационных документах структуры, дающей возможность оптимального достижения поставленных целей организации, и распределение функций между подразделениями, рационализирующими их работу;

• непротиворечивость организационных документов по подсистемам и соответствующих документов по системе в целом;

• однозначность восприятия организационных документов.

Одной из необходимых составляющих организации является организация исполнительной деятельности. Она включает:

• доведение управленческих решений до исполнителей;

• разъяснение целей, задач и значения планируемых мероприятий;

• декомпозицию команд, расчленение функций на подфункции;

• подбор, расстановку и обучение кадров, организацию рабочих мест;

• обеспечение рабочих мест и трудовых процессов необходимыми материалами, оборудованием и другими ресурсами;

• использование системы мер экономического и морального стимулирования, а при необходимости и административного принуждения;

• проверку исполнения.

Организация как процесс состоит из ряда стадий (подпроцессов), которые реализуются в организационной деятельности. На вопрос: «На какие элементы распределяется процесс организации?» Г. Эмерсон ответил так: «Для успешного выполнения какой-либо работы нужно иметь:

1) определенный план или идеал;

2) организацию такого характера, которая способна достигнуть и выполнить требования идеала;

3) наличие людей, материалов, машин и механизмов, которые дают возможность организации достигнуть и выполнить задания;

4) компетентных руководителей, которые заставят организацию при наличии указанных людей и средств достигнуть поставленного идеала» [64].

П. Керженцев в книге «Принципы организации» выделил и сформулировал семь элементов процесса организации [18]:

1) цель (в чем состоит цель или задание работы?);

2) тип организации (какая форма организации является наиболее подходящей для выполнения намеченной работы?);

3) методы (какими организационными методами можно добиться намеченной цели?);

4) люди (при помощи каких лиц и при использовании какой людской силы будет производиться работа?);

5) материальные средства (какие материалы нужны для выполнения работы? какие орудия нужно применять для обработки материала по намеченным методам?);

6) время (в течение какого времени работа может и должна быть выполнена? сколько времени потребуется на выполнение каждой отдельной операции? в какой последовательности должны быть проведены все операции, на которые можно расчленить данную работу?);

7) контроль (каким образом вести учет работы и организовать, действенный контроль над ее выполнением?).

Оглавление книги