Книга: Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов

Приложение 3

Приложение 3

Типовое техническое задание на разработку модели бизнес-архитектуры

1. Введение

Реализация проекта по оптимизации бизнес-процессов позволит полностью проанализировать все ключевые бизнес-процессы организации, выявить процессы, негативно влияющие на функционирование организации, и обеспечить их соответствующую модернизацию. Переработанные в результате выполнения проекта бизнес-процессы обеспечат сохранение и повышение качественных и количественных показателей функционирования организации с учетом растущей конкуренции и развивающихся технологий.

2. Название и назначение

2.1. Название

Полное название проекта: «Оптимизация и разработка бизнес-процессов организации».

2.2. Назначение

Назначением настоящей работы являются формализация и описание процедур, действий, документооборота и информационного взаимодействия, происходящего в организации при выполнении ее бизнес-задач. Результаты данной работы будут являться основой для стандартизации выполнения процедур и действий сотрудниками организации в процессе ее функционирования.

3. Цель и задачи

Целью настоящего технического задания является обеспечение условий для развития бизнеса организации, а также минимизации временных и материальных затрат, связанных с ее функционированием.

Для достижения поставленной цели должны быть решены следующие задачи.

1. Построение полнофункциональных моделей процедур функционирования организации с использованием инструментальных средств описания моделей бизнес-процессов как есть и как должно быть в случае их оптимизации.

2. Внедрение основанного на применении инструментальных средств описания моделей бизнес-процессов механизма разработки технологических схем, инструкций для сотрудников организации, а также описания проектов (экспериментов), направленных на оптимизацию выполнения процедур функционирования организации.

3. Обеспечение условий для разработки методологического и информационного обеспечения бизнес-процессов организации, в том числе в целях создания и внедрения информационной составляющей в бизнес-процессы.

4. Ожидаемый эффект

В результате выполнения работ ожидается обеспечить:

? систематизацию знаний об организации выполнения бизнес-процессов;

? систематизацию знаний о принципах автоматизации бизнес-процессов, с учетом в том числе мировой практики;

? системный и аргументированный подход к формализации бизнес-процессов организации;

? механизм оптимизации и разработки бизнес-технологий;

? условия для оптимизации бизнес-процессов организации, а также их автоматизации;

? механизм разработки технологических схем, инструкций для сотрудников организации, а также описания проектов (экспериментов), направленных на оптимизацию выполнения процедур функционирования организации;

? условия для оптимального распределения имеющихся ресурсов организации на наиболее важных и приоритетных направлениях бизнеса.

5. Требования к разработке

5.1. Общие требования

В настоящей работе должны быть учтены опыт разработки моделей бизнес-процессов в государственных органах и иных организациях, а также передовой опыт зарубежных стран в данной области.

5.2. Функциональные требования

Работа по реализации задания должна затронуть функции, связанные с деятельностью организации.

При моделировании процессов должны быть описаны функции и действия сотрудников, осуществляемые в процессе функционирования организации, взаимодействие структурных подразделений, документооборот, информационный оборот, а также контрольные и учетные меры. Модели выполнения операций должны быть описаны на уровне детализации действий сотрудников организации.

Модель процессов организации как есть (as is) должна отражать применяемые процедуры, операции, функции и действия сотрудников организации в соответствии с действующими в организации нормативными правовыми документами.

Модель процессов организации как будет (as to be) должна отражать применение основных операций, функции и действия сотрудников организации в случае их максимального взаимного согласования между собой, а также их оптимизации по временным, материальным, контрольным показателям. Данная модель может предполагать внесение соответствующих изменений в нормативные правовые акты, действующие в организации. При этом не должны быть пересмотрены основные функции организации, а также основные принципы ее функционирования.

5.3. Общие требования к разработке модели и формализованному описанию процессов

Под моделью понимается представление существующих процессов организации с целью описания их ключевых характеристик. Объектом моделирования (предметной областью) являются организационная структура, цели и функции, материальные и информационные потоки, технология бизнес-процессов организации, данные и знания сотрудников организации, необходимые для их выполнения, а также существующие в организации интегрированная телекоммуникационная сеть и программное обеспечение.

Построение полнофункциональной модели описания процессов организации предназначено для:

а) отражения текущего состояния процессов организации (как есть) в целях:

– выявления и локализации существующих проблем;

– оценки организационных, функциональных, информационных и экономических параметров;

– автоматизации процессов;

– структурирования и формализации знаний организации;

– создания условий для оптимизации выполнения основных процедур;

б) моделирования изменений состояния процессов организации в целях:

– оценки организационных, функциональных, информационных и экономических параметров планируемых изменений;

– поддержки принятия решений руководством организации;

в) создания системы оценки процессов организации в целях:

– формирования методического и нормативного документационного обеспечения деятельности организации;

– контроля соответствия документации и реального состояния процессов организации.

Для однозначной интерпретации модели должны применяться единые принципы структурирования и хранения информации, а также размещения и именования моделируемых объектов.

Основными принципами моделирования должны являться следующие:

? процессы организации должны быть смоделированы в модели «как есть» и проанализированы;

? критические изменения в процессах или структуре организации должны быть предварительно промоделированы и оценены;

? версии моделей должны храниться в архиве моделей для анализа истории и выявления тенденций внутреннего развития организации;

? моделирование выполняется на основе процессного подхода;

? основными источниками информации для построения модели являются внутренние нормативные правовые документы организации;

? построение критических по значимости моделей оформляется в форме отдельного проекта.

При этом под процессом должен пониматься набор связанных по входу функций, производящих законченный продукт (результат).

Приоритеты моделирования расставляются в соответствии с типами процессов:

? основные процессы;

? вспомогательные (автоматизация, контроль, правовое обеспечение и т. д.) процессы, обеспечивающие нормальное выполнение основных процедур и изменять в зависимости от изменения состава и технологии основных процессов;

? обеспечивающие процессы, процессы внешнего взаимодействия и процессы развития (см. главу 2).

В модели должны быть выделены пять представлений:

? представление организационной структуры исполнителей процессов;

? представление действий, участвующих в процессах;

? представление функций процессов;

? представление информационного взаимодействия;

? представление информационных данных процессов.

Каждое представление должно содержать диаграммы для моделирования деятельности организации (модель деятельности) и диаграммы для моделирования автоматизации деятельности (модель автоматизации деятельности).

Под комплексной моделью должна пониматься совокупность согласованных диаграмм, отражающих ключевые характеристики процессов организации. Все диаграммы хранятся в единой базе, обеспечивая целостность модели. По базе модели возможно построение производных моделей и различных настраиваемых отчетов, в том числе и в формате официальных документов.

Авторские соглашения должны определять:

? правила именования объектов модели;

? представления и диаграммы комплексной модели;

? структуру представления процессов;

? использование атрибутов диаграммы;

? использование атрибутов функций;

? использование атрибутов событий;

? использование атрибутов документов;

? использование атрибутов организационных единиц.

Под метамоделью структуры должна пониматься карта комплексной модели, обеспечивающая независимость от структуры физических папок базы модели. Метамодель должна определять необходимое число уровней вертикальной детализации комплексной модели в соответствии со структурой организации: уровень целей и задач, уровень технологических процессов, уровень бизнес-процедур, уровень технологических операций. На уровне должностей должны выделяться подуровни должностных (что?) и рабочих (как?) инструкций с указанием элементарных операций.

Формализованное описание процессов организации должно отражать:

? условия, порождающие выполнение процесса в целом и отдельных его шагов (подпроцессов);

? результаты выполнения процесса и критерии оценки качества процесса;

? структуру процесса (от четырех до восьми подпроцессов на один процесс верхнего уровня);

? состав участников процесса (привязка шагов процесса к звеньям организационной структуры / должностным лицам);

? используемые ресурсы;

? информационные и материальные потоки;

? используемые хранилища данных, в том числе нормативно-справочной информации (содержательное наименование, без детализации структуры);

? точки контроля и принятия решений.

Модель и ее оценки должны являться формализованной основой для принятия своевременных и адекватных решений на любом уровне ответственности. Должны оцениватьтся как модель текущей деятельности, так и планируемые изменения. Изменения могут быть вызваны как внутренними причинами, так и внешними.

При оформлении документ модели должен состоять из диаграмм, расположенных в одной папке дерева комплексной модели, отчетов по модели и листа утверждения.

В ходе разработки модели важным моментом является определение в работе организации недостатков, которые могут привести к коррупционным явлениям. Исполнитель должен указать возможные пути уменьшения или устранения влияния выявленных недостатков, а также наиболее приемлемые индикаторы состояния системы, позволяющие определить в дальнейшем, является ли процесс достаточным и эффективным.

5.4. Требования к информационному обеспечению процессов

Описание информационных объектов формализованной модели процессов организации должно содержать, как минимум, следующие элементы:

? наименование объекта;

? назначение;

? направление деятельности, в рамках которого происходит использование;

? атрибутный состав объекта;

? исполнителя каждого атрибута;

? на основании какой информации заполняется каждый атрибут.

5.5. Требования к организационному обеспечению

В рамках создания формализованного описания процессов необходимо подготовить материалы для разработки создания автоматизированной системы – организационного обеспечения этих процессов. Такие материалы должны включать:

? перечень подразделений, участвующих в процессах;

? таблицу распределения функций подразделений в рамках этих процессов;

? таблицу входящих и исходящих информационных объектов (документов) по подразделениям.

5.6. Требования к нормативно-законодательному обеспечению

В рамках оптимизации процессов может быть выявлена необходимость внесения изменений и дополнений во внутренние нормативные правовые документы организации. Отчет об аналитическом обследовании должен включать предложения по внесению таких изменений.

5.7. Требования к интеграции

Результаты настоящей работы станут основой для организации иных работ, связанных с совершенствованием бизнес-процессов организации. Для интеграции проводимых работ необходимо обеспечить тесное взаимодействие заказчика и исполнителя. Для этого будет создана координационная группа, возглавляемая представителем заказчика. Исполнитель по настоящему заданию обязан принимать участие в работе координационной группы, в том числе:

? участвовать в планировании совместных/взаимосвязанных работ;

? своевременно предоставлять промежуточные материалы и информировать о ходе выполнения работ.

5.8. Требования по обеспечению непрерывности рабочих процессов

При разработке процедур необходимо составить перечень внештатных ситуаций, которые могут привести к невозможности выполнения этих процедур по стандартному сценарию. Для этих ситуаций должны быть разработаны резервные сценарии, обеспечивающие непрерывность выполнения функций, связанных с функционированием организации.

6. Требования к составу работ

Состав работ в рамках настоящего задания включает следующие работы.

1. Анализ внутренних нормативных правовых документов организации.

2. Разработка моделей процессов организации в разрезе «как есть».

3. Разработка моделей процессов организации в разрезе «как будет».

4. Консультационные услуги при внедрении инструментальных средств для описания моделей процессов организации.

5. Разработка предложений по новым внутренним нормативным правовым документам организации.

6. Разработка методики (инструкций) по новому порядку осуществления процедур организации.

7. Разработка программы и проведение обучения сотрудников организации новым процедурам.

8. Обучение сотрудников в рамках внедрения инструментальных средств для описания моделей процессов организации.

7. Требования к отчетным материалам

В результате проведенной работы должны быть подготовлены следующие отчетные материалы:

? формализованные модели, отражающие функциональный, информационный, организационный и нормативно-законодательный аспекты процессов организации;

? предложения по сокращению количества документов организации и предотвращению дублирования содержащейся в них информации;

? материалы и программа, обеспечивающие механизм разработки модели выполнения процедур, основанный на применении инструментальных средств описываемых моделей;

? предложения, в том числе проекты внутренних нормативных правовых документов и иных документов для обеспечения модернизированных процессов, совершенствования и оптимизации, в том числе за счет автоматизации процессов, перехода на электронный документооборот в практической деятельности организации;

? после завершения выполнения каждой из работ, поименованной в параграфе 6 этого раздела, консультант должен подготовить соответствующий промежуточный отчет и акт приема-передачи работ, одобренный заказчиком. Указанные документы будут использоваться в процессе осуществления платежей;

? подготовка презентационных материалов по моделям процессов организации в разрезе «как есть» и «как должно быть».

Все программное обеспечение, оборудование и обучающие программы, используемые исполнителем для подготовки бизнес-моделей, передаются заказчику по окончании работ.

Оглавление книги