Книга: Тайм-менеджмент. Полный курс

Инструменты контекстного планирования

Инструменты контекстного планирования

К основным инструментам, с помощью которых мы можем создать свою систему контекстного планирования, относятся:

• ежедневник;

• стикеры, закладки для гибких задач;

• доска для контекстного планирования;

• MS Outlook.

Ежедневник. Система контекстного планирования может быть налажена в обычном ежедневнике. Для этого следует выявить основные контексты, как в первом шаге контекстного планирования. В ежедневнике создаются соответствующие им категории или разделы, в которые записываются необходимые дела и задачи. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в нужный раздел ежедневника или органайзера и просмотреть список дел.

Какой ежедневник выбрать? Интересный пример организации системы планирования с его помощью приводит одна из участниц ТМ-сообщества Галина Острикова в своей статье «Ежедневник – жизнь как на ладони».

Ежедневник – жизнь как на ладони[31]

Говорят, что жизнь человека можно прочитать по его ладони. А можно ли что-то узнать о его жизни из ежедневника? Не знаю, как у других, а по моему ежедневнику – точно можно! Потому что сегодня я веду его так, что из него можно узнать обо всех событиях моей жизни.

Насколько я себя помню, я всегда вела ежедневник. Но ничего полезного, кроме того, что я должна сделать и к какому сроку, в нем не было. Плюс ко всему меня постоянно не устраивала его форма. Скованная в определенные рамки годового исчисления, эта форма и мою жизнь пыталась засунуть в некий стандарт. И однажды мне повезло.

Я увидела, как работает с ежедневником моя коллега. Она пользовалась недатированным ежедневником и, будучи человеком очень организованным, записывала туда все свои дела, не ограничиваясь одной страницей, а по мере их исполнения вычеркивала.

Так я пришла к недатированному ежедневнику. Что мне это дало? Теперь у меня один ежедневник на квартал. И это отражает мое настроение в определенный период года, соответствует квартальному планированию.

Каждый ежедневник я выбираю в твердом переплете, на половину стандартного листа. И обычно с красивой картинкой.

Сверху – обязательно цитата, которая «ведет» меня по жизни в данный период времени. Это то, что я открыла для себя, что меня мотивирует и раскрывает какие-то секреты.

В моем ежедневнике, не скованном никакими датами, я могу сейчас писать, кроме своих планов, все, что хочу и о чем хочу, и быть уверенной в том, что записи не потеряются.

Следующий этап в планировании времени и осознании своих ролей связан с книгами Стивена Кови. Поэтому теперь в моем ежедневнике обязательно есть таблица недельного плана с разделением по ролям: мама, жена, бизнес-леди, домохозяйка, автор, финансовый консультант и т. п.

Таблицу эту я черчу от руки, заполняю в соответствии с квартальными целями, выделяю край ярким маркером, который всегда под рукой в процессе составления таблицы. И тогда для нее мне не надо делать закладку, потому что на фоне белых страниц проведенная цветная полоса хорошо видна.

Что касается ежедневного планирования, то после всех комментариев текущего дня, анализа событий и просто каких-то интересных идей, которые у меня выделяются специальными значками, я пишу план на следующий день.

Несколько слов о ведении комментариев. Стараюсь вверху страницы обозначить тему, например, если я нашла какую-то идею по воспитанию детей, сверху пишу «воспитание». Где-то прочитала, что можно пронумеровать ежедневник, и когда он закончится, на первой странице сделать что-то типа оглавления: воспитание – страница такая-то, финансы – страница такая-то…

В конце каждого ежедневника у меня есть страницы «кайросов» – страницы по темам, которые либо находятся в стадии разработки и изучения, либо которые надо учесть, когда буду что-то делать, либо список книг, которые я прочитала или хочу прочитать. Теперь, зная больше о «кайросах» и о том, как ими пользоваться, я могу более эффективно использовать этот инструмент.

Что касается стратегического планирования, то у меня вместо стратегической картонки – сложенные пополам распечатанные листы с записью целей, и я их ношу в ежедневнике, чтобы в любой момент иметь возможность продумать какие-то долгосрочные планы.

И есть еще один интересный момент, который я начала использовать в последнее время, после того как познакомилась с работами Тони Бьюзена. Это цветные карты ума. И теперь мой ежедневник наполнен картинками, схемами, цветными стрелками, которые стимулируют мое творческое мышление и активизируют память.

Но самое главное, я считаю, чтобы инструмент, которым вы пользуетесь, в данном случае ежедневник, помогал вам планировать жизнь и получать от этой жизни удовольствие. Про себя могу точно сказать – мой ежедневник сейчас такой же красивый, насыщенный и интересный, как и моя жизнь, и по нему, как по ладони, можно в деталях воспроизвести каждый день, который я проживаю.

Еще один пример организации контекстного планирования с помощью ежедневника в сочетании с карточками контекстов приводит Лембиту Кыйв.

Ежедневник[32]

Стандартный бумажный ежедневник удобнее использовать в модернизированном варианте. Для этого разворот ежедневника я делю по вертикали синей чертой. На временную сетку оставляю примерно 40 % площади листа (рис. 3.3). Оставшуюся половину делю в соотношении 40:60 и отчеркиваю горизонтальной красной чертой.


1 – область ключевых задач, включает в себя задающие распорядок дня задачи, а также дела, лежащие в рамках текущего ключевого проекта (данный прием заставляет находить и вписывать целеориентированные задачи, а если задача записана, то она с большей вероятностью будет выполнена); 2 – предназначена для встреч и задач со строгими временными рамками; 3 – для важных, но не ключевых задач

Во избежание бесполезного переписывания удобно давать ссылку на карточку контекста.

Закладкой в ежедневнике служит картонка с важными для меня вопросами, которые не поддаются лобовой атаке и требуют периодического к ним возвращения.

Стикеры, закладки. Другой способ управления «кайросовыми» задачами – использование стикеров. Гибкие задачи выписываются на стикеры, которые приклеиваются либо на соответствующую страницу ежедневника, либо на специальную закладку для «кайросовых» задач (рис. 3.4).


Такая система позволяет определять приоритетность той или иной задачи c использованием стикеров разных цветов. При этом вы избегаете необходимости постоянного переписывания задач, переходящих изо дня в день в связи с отсутствием «кайроса», и вычеркиваний выполненных задач. Если задача переносится на другой день, достаточно переклеить стикер на нужную страницу или просто переложить закладку.

Доски для контекстного планирования. Это наиболее наглядный инструмент планирования, особенно удобен для командной работы. Материалом для него может служить белая магнитная доска, лист ватмана и др. Важно помнить, что доска планирования отлично подходит и для организации личного планирования. Увешанный стикерами участок стены рядом с вашим рабочим столом, пробковая доска над местом в офисе, дверца холодильника – тоже доски планирования. При этом правила их организации для командной или индивидуальной работы будут одни и те же. Использование такого инструмента позволяет связать несколько контекстов. Чаще всего встречается структурирование задач по таким контекстам, как «люди» и «задачи/проекты».

Своим опытом использования в работе доски контекстного планирования делится одна из участниц ТМ-сообщества Гульмира Тулешова.

Доска планирования

Я работаю в Национальном банке Казахстана, руковожу Управлением мотивации в департаменте по работе с персоналом. Мне как линейному руководителю для полноценной работы подразделения важно видеть процессы решения наших задач каждым сотрудником и их взаимодействие. Поэтому мы решили сделать доску планирования на основе метода структурирования внимания, изученного во время ТМ-курса.

Взяли лист очень плотной бумаги и расчертили на графы (рис. 3.5), оформили доску планирования достаточно красочно и повесили на самое видное место в кабинете. Теперь каждый сотрудник подразделения с помощью этой доски ежедневно планирует свою работу на предстоящий месяц, приклеивая заполненные стикеры в нужные графы.


В конверт результатов мы с чувством исполненного долга складываем наши стикеры задач с указанием сроков – намеченных и фактического выполнения.

Еще один раздел доски планирования – поглотители времени. Если к нам пришли с желанием от чего-то отделаться и попросту перевалить это «что-то» на нас, мы их сразу регистрируем как поглотителей и объясняем им почему. Наша идея нравится всем, и многие руководители просят поделиться результатами применения доски планирования в динамике, чтобы попробовать и у себя в подразделении.

Не обошлось без курьезов: одна наша коллега поначалу очень испугалась и сказала: «О Боже, за что мне это?» Но уже на второй день она вырвалась вперед и отметила, что материализация планов действительно здорово помогает. Сами сотрудники, применяя доску планирования, отмечают, что эффект от ее использования значителен. В первую очередь появляются навыки структурирования своей работы, возможности отделить главное от второстепенного и не пугаться нарастающего кома работы, все успевать. И что самое интересное, появляются чувство времени, желание не тратить его впустую.

Преимуществом доски планирования являются ее простота и ясность, обозримость и возможность видеть свою работу во взаимосвязи со всей командой. А руководителю она служит незаменимым помощником для ненавязчивого контроля и владения ситуацией в любое время[33].

Outlook. Контекстное планирование в Outlook удобно налаживать с помощью категорий задач. Создавая задачу, ей можно присвоить одну или несколько категорий. Преимущество контекстного планирования в Outlook в том, что одну и ту же задачу можно видеть в разных категориях.

Например, задачу «Обсудить с преподавателем вопросы по дипломному проекту» можно отнести к категориям «Преподаватель», «Диплом», «Институт». Таким образом, мы сможем видеть эту задачу и перед разговором с преподавателем, открыв категорию «Преподаватель», и при планировании работ по проекту, открыв категорию «Диплом», и приехав в здание института и открыв категорию «Институт». В этой особенности заключается главное преимущество электронного планирования перед бумажным. Более подробно техника контекстного планирования с помощью Outlook будет рассмотрена в главе 8 данного издания.

Оглавление книги


Генерация: 0.422. Запросов К БД/Cache: 3 / 0
поделиться
Вверх Вниз